Друзья, Ваш помощник — это восьмирукий многоног. Мы нанимаем человека с определенными техническими навыками. Но для выполнения новой задачи в рамках нашего подхода нужно объяснить сотруднику, КАК её выполнять.
Как же это грамотно сделать?
- Для начала показываем ему, как выполняется задача по видео-звонку или записываем скринкаст.
- После чего он ее выполняет. ( ! Важно, чтобы ассистент выполнил задачу самостоятельно )
- Затем мы проверяем её выполнение, при необходимости — корректируем (говорим, что надо исправить, а не исправляем сами!)
- А после выполнения задачи ассистент создаёт рабочий регламент (т.е. пишет инструкцию по выполнению задачи на будущее)
Постепенно Ваша правая рука научится выполнять всю рутинную работу. А задачи станет ставить ему еще проще - в формате «надо сделать Х»
Но изюминка сего процесса вот в чем - на выходе вы получаете не только возможность делегировать задачу этому человеку, но и избавляете себя от необходимости обучения нового сотрудника в будущем.
«Каким образом?» - спросите вы.
Все очень просто – база знаний создается руками этого самого помощника. И в случае его ухода или повышения у вас останутся инструкции на все рабочие случаи. Круто? Круто!
Идем дальше.
Что может входить в регламент:
- Скрипты: все для рассылок, для доходимости, для напоминания
- Голосовое с примерами как переписываться с клиентами
- Таблица проекта
- Инструкция как привлекать заявки именно под вашу нишу
- Список всех задач, что 100% нужно делать
например,
- выкладывать ежедневно рилс
- записывать людей на диагностики из анкеты
- потенциальным клиентам и клиентам присылать ссылку на зум
- выкладывать за вас посты в телеграм из готовых шаблонов - Пароли и логины от всего, что нужно для работы
- Голосовое, что для вас важно от помощника. Какая именно помощь вам нужна
Важно! такие документы дописываем в процессе! Под косяки - формируем решение.
Но мало просто делегировать. Чтобы ваше взаимодействие было в действительности эффективным, важно выстроить в команде глубокую доверительную связь и контролировать процесс! Делаем это следующим образом:
- Создаем психологическую безопасность
- Проверяем,что все одинаково видят задачу
- Четко ставим задачу через результат и критерии успеха
- Проверяем, что задачи понятны
- Сотрудник спрашивает - руководитель отвечает
- Делаем чекины (контрольные точки, туда ли мы идем, этапы, роад мэп со строками)
- Смотрим результаты
- Даем фидбек (обратную связь: здесь я хотела бы так и вот так; мне было бы удобно, если бы это было вот так и так; в следующий раз, пожалуйста, делай вот так). Все правки помощник сам вносит в регламент!
Чтобы ассистенту работалось радостно и продуктивно на долгосрочной основе – дайте ему мотивацию: четко, по существу расскажите о перспективах его роста и развития от чего, при помощи чего и к чему он может прийти, работая с вами (либо зафиксировав информацию в текстовом сообщении, либо схематично при помощи Road Map).
Расставив все точки над «И», вы одновременно «убьете двух зайцев»:
А) увидите, есть ли огонек в глазах вашего помощника, горит ли он вашей идеей. Если нет – вам не по пути, поскольку, если вы хотите масштаба – вам нужен человек, который будет вкладываться в ваш путь. Обычно в долгосрок работают те, кто хочет расти вместе с вами
Б) устраните уже на первых порах «затык», который может помешать эффективности вашей правой руке.
Запомните, дать мотивацию – это ВАША обязанность. Не сделав этого, вы будете сталкиваться с медленным темпом по выполнению работы со стороны нанятого, и работа, скорее всего, будет выполняться не на все 100%. А все потому, что в голове помощника нет четкого понимания что и каким образом он может получить взамен, выполняя свою работу и в целом находясь в Вашем поле. А вы, в свою очередь, просто потеряете время, поскольку лишь через время поймете, что выбрали не того.
А какого человека стоит брать и где его искать, почему не стоит брать первого попавшегося – я рассказала в прямом эфире (запись есть в моем телеграм-канале)
Так какие же задачи делегировать, чтобы знатно пробить финансовый потолок и при этом быть в ресурсе?
Раскрываю карты! В такой перечень задач может входить:
- Ведение календаря руководителя
- Ведение приложений по планированию (Trello, Monday)
- Планирование дня руководителя
- Заполнение и оформление документов
- Создание регламентов и чек-листов
- Анализ конкурентов для создания продуктов
- Создание чатов для курсов
- Переписка со всеми потенциальными клиентами
- Добавление людей в чаты
- Выкладывание материалов (уроков на сайты, расписания в чаты участников и т.д.)
- Поиск и найм подрядчиков
- Рассылки (приглашений, бонусов и т.д.)
- Создание таблиц (регистраций, учёта и т.д.)
- Сборы метрик (заполнение отчетов)
- Поиск информации
- Формирование ссылок на встречи и помощь в проведении встреч
- Организация встреч с клиентами
- Проведение кастдева с учениками и с клиентами
- Помощь в настройке и модерация вебинаров и т.д
В общем говоря, делегировать нужно рутину, исход событий которой зависит не конкретно от Вас. Эти задачи не должны быть стратегическими.