Покорите новую эру эффективного и удобного делового взаимодействия с помощью машиночитаемых доверенностей (МЧД) - это инструмент, который изменит взгляд на организацию бизнес-процессов. Представьте себе момент, когда ваши сотрудники могут с легкостью сдавать отчетность, выставлять счета и оформлять закрывающие документы в несколько кликов. Звучит фантастически? Но это уже реальность, доступная каждой компании, соблюдающей новые требования закона.
Вместе мы разберемся, как сотрудникам и работодателям подготовиться к переходу на МЧД и ответим на самые распространенные вопросы, которые вызывают сомнения и неуверенность. Мы поможем вам сделать переход на МЧД легким и безболезненным, обеспечивая вас полной информацией и практическими советами.
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) - это документ, созданный с использованием определенного формата и структуры данных, которые позволяют компьютерным системам автоматически обрабатывать и интерпретировать его содержимое.
МЧД - доверенность представленная в электронном виде, которая подписанная квалифицированной электронной подписью. Она подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации. С ее помощью сотрудники могут осуществлять такие операции, как: представление отчетности, выставление счетов и оформление закрывающих документов, без необходимости вручную заполнять и обрабатывать бумажные документы, что значительно упрощает работу.
Какой формат данных используется?
МЧД используют структурированный формат данных, такой как XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG. Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.
Он определяет полномочия сотрудника и подписывает электронной подписью юридического лица. чтобы представить информацию о доверенности в определенной форме. Это позволяет компьютерным программам и системам легко считывать, обрабатывать и анализировать такие документы, извлекая нужную информацию и принимая соответствующие решения на основе этой информации.
Что содержит в себе доверенность?
- Наименование и номер документа, дату совершения доверенности и срок действия доверенности;
- Сведения о работодателе - доверителе;
- Сведения о сотруднике - поверенном;
- Перечень полномочий и операции, которые может выполнять поверенный сотрудник;
- Усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
- Возможность передоверия доверенности в соответствии с положениями статьи 187 Гражданского кодекса РФ (Собрание законодательства РФ, 1994, № 32, ст. 3301; 2013, № 19, ст. 2327).
Ознакомиться подробнее с требованиями в приказе Минцифр.
Какие изменения ожидаются?
К началу сентября 2023 года каждый сотрудник организации обязан получить машиночитаемую доверенность (МЧД). Это доверенность создается и подписывается работодателем с использованием его квалифицированной электронной подписи (КЭП). В МЧД указывается срок ее действия и полномочия сотрудника.
Одна МЧД может быть выдана для группы сотрудников. В рамках одной МЧД можно указать несколько полномочий, что позволяет сотруднику выполнять различные операции.
Обратите внимание, что при оформлении документов от имени организации, сотрудник прикладывает файл МЧД, но подписывает документы своей ЭП в качестве физического лица. Документы без МЧД могут подписывать только руководители.
Юридическим лицам необходимо будет обязательно передавать все выданные МЧД в единый реестр машиночитаемых доверенностей, который планируется запустить Федеральной налоговой службой России также с 1 сентября.
Что станет с электронной подписью?
После введения обязательной машиночитаемой доверенности, электронная подпись юридического лица, которую ранее использовали для подписания документов от имени организации, станет недействительной.
Вместо этого, сотрудник будет подписывать документы с использованием своей собственной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он получает свою ЭП самостоятельно в удостоверяющем центре на свое имя как физическое лицо. Ключ для ЭП защищен от передачи другим лицам, что повышает безопасность операций.
Что такое классификатор полномочий?
В эпоху все большей автоматизации и цифровизации, классификатор полномочий становится неотъемлемой частью эффективного управления и контроля в организациях и системах. Он обеспечивает ясность и структурированность в распределении ролей, ответственностей и доступа, способствуя безопасности и оптимизации рабочих процессов. Внедрение и правильное использование классификатора полномочий позволяет организациям максимально использовать потенциал своих сотрудников, снижать риски и улучшать производительность. Путем создания четких и сбалансированных полномочий, мы строим основу для успешного функционирования и развития современных организаций в динамичном и конкурентном мире.
Классификатор полномочий – это портал с перечнем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер – именно он дает право подписи.
Он нужен для того, чтобы установить четкую и структурированную систему классификации полномочий, которая помогает организации или системе эффективно управлять и контролировать доступ к различным ресурсам, функциям или операциям.
Вот несколько причин, по которым классификатор полномочий является важным:
1. Установление ролей и ответственностей
- Классификатор полномочий позволяет определить и описать, какие полномочия, функции и ответственности связаны с конкретными ролями или должностями в организации или системе. Это помогает разделить обязанности и установить ясные линии ответственности между различными сотрудниками или участниками процесса.
2. Управление доступом и безопасностью
- Позволяет контролировать доступ к различным ресурсам, информации или операциям в организации или системе. Он определяет, какие полномочия имеют различные пользователи или роли, и обеспечивает надлежащую аутентификацию и авторизацию для управления доступом и поддержания безопасности.
3. Регулирование рабочих процессов
- Может помочь в определении и управлении рабочими процессами, устанавливая правила и ограничения для выполнения определенных операций или задач. Он помогает обеспечить соблюдение процедур и стандартов, а также предотвращает несанкционированные или нежелательные действия.
4. Улучшение эффективности и производительности
- Правильно структурированный классификатор полномочий помогает сотрудникам или участникам системы понять свои роли и полномочия, что способствует более эффективному и продуктивному выполнению задач. Он также может упростить процессы принятия решений и делегирования полномочий.
В целом, классификатор полномочий играет важную роль в управлении доступом, безопасности и организации работы в организации.
Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 №856, а также на сайте “Единой системы нормативной справочной информации” ЕСНСИ размещён актуальный классификатор.
Переход на МЧД
В соответствии с законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ, предусмотренным в законодательстве, введение машиночитаемых доверенностей (МЧД) становится обязательным. Предприятиям необходимо пересмотреть свои внутренние процессы и адаптировать информационные системы для соответствия новым правилам.
В настоящее время, налогоплательщик уже может направлять отчетность и иные документы в налоговые органы с использованием машиночитаемой доверенности.
Так, при использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.
Заключение
В современном мире, где цифровая трансформация проникает в различные сферы деятельности, машиночитаемые доверенности (МЧД) играют ключевую роль в упрощении и автоматизации процессов. Они представляют собой мощный инструмент, который позволяет компаниям и организациям эффективно взаимодействовать с контрагентами, выполнять финансовые операции, сдавать отчетность и многое другое.
Внедрение МЧД приводит к повышению точности, скорости и безопасности операций, а также улучшает качество обслуживания. Они устраняют необходимость вручную заполнять и обрабатывать бумажные документы, что существенно сокращает затраты времени и ресурсов.
Однако необходимо помнить о важности безопасности данных и соблюдении соответствующих норм и правил при работе с МЧД. Защита информации и конфиденциальность должны быть приоритетом во всех процессах, связанных с машиночитаемыми доверенностями.