В ноябре прошлого года я начала проходить обучение – повышение квалификации по программе «Внутренний контроль учета и отчетности». Одним из бонусных материалов этого курса был урок по кадровому аудиту.
Мне он тогда показался не очень актуальным. Думала: «Ну что я могу не знать по кадровой документации. Все там понятно.»
Основное обучение я закончила в апреле и в мае приступила к просмотру бонусных уроков.
Урок оказался полезным. Про большинство форм кадровой документации я итак знала и всегда проверяла их наличие и оформление у своих клиентов.
Но оказалось, что есть обязательные приказы, на наличие которых я не обращала внимание.
Конечно, я сразу сделала формы этих приказов и отправила клиентам.
Вот они:
1) Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, выдачу, учет трудовых книжек.
2) Приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными
3) Приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
Не нужно думать, что этими ответственными лицами автоматически признаются генеральный директор или главный бухгалтер. Отсутствие какого-либо из приказов может повлечь наложение штрафа в размере 50000,00 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
Для себя я всегда составляю чек-лист с перечнем обязательных кадровых документов и отмечаю в нем наличие и правильность оформления документа. Вот пункты этого чек-листа:
1. Общие документы по организации
- Правила внутреннего распорядка
- Приказ об утверждении штатного расписания
- Штатное расписание
- Положение о защите персональных данных
- Положение об оплате труда и премировании
- Приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
- Приказ о назначении ответственного за ведение, учет, хранение, выдачу трудовых книжек
- Приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными
- Приказ о назначении ответственного за организацию воинского учета
- Приказ об утверждении формы расчетного листка
- Книга учета движения трудовых книжек
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек
- График отпусков на 202...г.
2. Документы по работникам
- Трудовой договор
- Должностная инструкция в случае, если на нее есть ссылка в трудовом договоре
- Приказ о приеме на работу
- Заявление о приеме на работу
- Личная карточка
- Согласие на обработку персональных данных
- Заявление о перечислении заработной платы на банковскую карту
- Трудовая книжка
- Приказы по трудовым отношениям (отпуска) при наличии
- Основания к приказам (заявления) при наличии
- Справки-расчеты к приказам
3. Документы по расчету и начислению заработной платы (ежемесячно)
- Табель учета рабочего времени
- Расчетная ведомость
- Расписки работников о получении на руки расчетного листка
Также обязательно нужно проверять, есть ли подпись работника, подтверждающая, что он ознакомился с:
1.Правилами внутреннего распорядка
2. Правилами хранения и использования персональных данных
3. Положением об оплате труда
4.Правилами и инструкциями по охране труда.
Можете что-то добавить к моему чек-листу? С интересом жду комментариев.