Военное архивное дело начала XX в. непосредственно связано с крупнейшими военными конфликтами, в которых участвовала Россия – Русско-японская война и Первая Мировая война. По истории русско-японской войны в фонд Военно-учетного архива (далее - ВУА) поступило около 50 тыс. новых дел. В период Первой мировой войны при штабах фронтов создавались полевые отделения ВУА, а при штабах армий – особые делопроизводства, задачей которых являлся сбор наиболее ценных материалов. Архив ВУА за это время пополнился большим количеством важнейших документов, в т.ч. материалами штаба верховного главнокомандующего - императора Николая II. Также впервые, кроме создаваемых во время боевых действий непосредственно военных документов, за время войны было организовано делопроизводство в созданных учреждениях, которые не имели аналогов ранее. К таким учреждениям можно отнести военно-промышленные комитеты, союзы земств и городов, в задачи которых входила перестройка промышленности на военное время и распределение военных заказов между предприятиями. Документы данных организаций также передавались в архивные фонды. К концу Первой мировой войны архив ВУА составлял около 500 тыс. дел, а Лефортовский архив – свыше 3 млн. дел.
Второй важнейшей особенностью периода начала XX в. стала гибель архивных материалов и документов в связи с боевыми действиями, а также утрата квалифицированных архивных работников в связи с мобилизацией. Впервые в истории архивные документы оказались так близки к линии фронта. Документы уничтожались непосредственно во время боев, а также во время эвакуации, в связи с отсутствием подобного опыта.
В 1925 г. фонды ВУА, Лефортовского и Московского военно-окружного архивов, а также документы Первой мировой войны составили основу Центрального государственного военно-исторического архива (ЦГВИА), в дальнейшем преобразованного в Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА).
Архивное дело в СССР в 20-30 г.г. XX в. характеризуется новым подходом к организации архивного хранения. В связи с развитием промышленности и созданием новых заводов, в том числе автомобильных, танковых и прочих машиностроительных, каждый завод создавал свое собственное архивное хранилище, в котором организовывал хранение документации, необходимой для производства. Создание новых фондов привело к значительному увеличению архивных документов и к особому вниманию к работе с конструкторской и технологической документацией в связи с ее возросшей ролью в производственных процессах. Минусами подобной практики архивного хранения являлись рассредоточение фондов по территории СССР, в том числе недалеко от границ (что в случае какого-либо вооруженного конфликта могло привести к их уничтожению, опасения подтвердятся в самом ближайшем будущем), а также отсутствие центрального органа, контролирующего данные архивы, что негативно скажется позднее в период Великой Отечественной войны.
Развитие архивного дела в России в довоенный период можно охарактеризовать как концентрацию военных служебных и исторических документов. На базе созданных учреждений были сформированы архивные фонды, представляющие собой историческое наследие, а их деятельность регламентировалась специально разработанными служебными документами. Важным моментом развития архивного дела в данном направлении стало создание ЦГВИА. Также в 1920 годы XXвека стали формироваться новые типы архивов – технические, поводом к созданию и развитию которых являлось создание новых видов вооружения в годы Первой Мировой войны. В отличие от вышеуказанных архивов, они были рассредоточены по предприятиям промышленности, а находящаяся на хранении документация была рабочей, постоянно изменяющейся и обеспечивала производственные процессы.
Начавшаяся 22 июня 1941 г. Великая Отечественная война нарушила мирное развитие архивного дела в СССР.
Нападение Германии на СССР заставило перестраиваться страну на военный лад. Задачей сотрудников архивов в западной части страны в начальный период войны была организация эвакуации и вывоза документов на восток в кратчайшие сроки, в том числе в период непосредственных боевых действий. К сожалению, в начальный этап войны в архивах наблюдался ненаучный подход к анализу материалов, без соблюдения архивного законодательства и инструкций по экспертизе ценности документов, что привело к уничтожению большого числа документов и материалов, а также к оставлению архивов на территории, подвергшейся оккупации. В частности, наибольшие утраты понесли архивы Наркомфина, Наркомзема и Наркомата пищевой промышленности. Уничтожение документов и их утрата нанесли ущерб политическим, военно-хозяйственным и историческим интересам государства.
В связи с утерей большого количества архивных документов задача по их сохранению и созданию служебных документов, регламентирующих процесс эвакуации и сохранения, была возложена на НКВД СССР.
В директивах об эвакуации указывалось, что материалы, не имеющие научно-исторического или практического применения в текущих условиях, необходимо было уничтожить исключительно после качественной проверки дабы избежать уничтожения материалов под воздействием паники, что наблюдалось в первые недели войны. Также необходимо было в кратчайшие сроки организовать развертывание и работу вывезенных фондов, а также организовать использование в работе доступных для практической деятельности материалов, что особенно было важно в условиях военного времени и при организации работы эвакуированных предприятий промышленности.
Значительную часть материалов в ходе эвакуации разместили в Саратове и Оренбурге, а также в Орске, Барнауле, Перми, Челябинске и других городах. Например, архивы ЦГВИА были эвакуированы в г. Саратов (из Московского фонда) и в г. Оренбург (из Ленинградского фонда). В дальнейшем часть материалов из г. Саратова была передана в г. Шадринск. Помимо материалов были эвакуированы также многие начальники архивов и ответственные за направления сотрудники, что позволило в кратчайшие сроки организовать работу с целью обеспечения армии, промышленности и сельского хозяйства. Помимо архивного хранения и использования материалов в практической деятельности архивы выявляли потерянные материалы с целью дальнейшего восстановления и пополнения архивного фонда. С практической точки зрения архивные дела систематизировались, а тематические обзоры собранных материалов направлялись в заинтересованные ведомства и предприятия с целью их практического использования и применения.
В связи с войной произошли организационные мероприятия, касающиеся перестройки структуры управления архивами. Так, Государственное архивное управление НКВД СССР (ГАУ НКВД СССР) было преобразовано в Управление государственными архивами НКВД СССР (далее – УГА СССР). Данные перемены были направлены на необходимость сосредоточения архивного управления на сохранности документов Главного архивного фонда, а именно ответственность за сохранность материалов ведомственных архивов возлагалась на самих руководителей учреждений. В самом УГА СССР были созданы сектор (впоследствии отдел) использования секретных материалов, отдел комплектования (сыгравший значительную роль в охране эвакуированных документов, а также в последовавшей после окончания войны реэвакуации документов), а также научно-издательский отдел, главной задачей которого была агитационно-пропагандистская работа путем создания и издания сборников об истории борьбы русского народа с захватчиками.
Также силами УГА СССР началось собирание документов по истории Великой Отечественной войны в связи с огромным историческим значением собираемых материалов и их использованием в последующем благодаря создаваемой во время войны источниковедческой базы. Опыт собирания и комплектования документов в мирное время был скорректирован с учетом войны, что привело к Указанию от 1942 г. о запрещении уничтожения дел созданных в армии, организациях и предприятиях в период войны. Помимо этого особое внимание уделялось документам касательно оккупации и действий Германии на территории СССР, что привело к созданию фондов документов о зверствах, насилии, грабеже, разрушении памятников культуры.
В связи с переломом в войне в 1943 г. по мере укрепления работы государственных архивов на востоке началась реэвакуация архивов. Реэвакуация происходила под строгим контролем и организационно-методическим руководством УГА СССР. С учетом освобождения территории СССР от врага архивами проводилась практическая деятельность по передаче имеющихся документов ответственным организациям с целью восстановления промышленных, коммунальных и транспортных объектов, о чем было принято решение на совещании заведующих архивами в июне 1943 г. Во многих учреждениях полученные из архивных фондов материалы позволили ускорить выполнение работ и сберечь государственные средства.
Несмотря на тяжелый период Великой Отечественной Войны благодаря своевременным мерам и вновь разработанным служебным документам удалось сохранить большую часть архивного фонда. Контроль НКВД СССР за процессом эвакуации архивных фондов в восточную часть страны и развертыванием архивов на базе новых учреждений позволил избежать ошибок, допущенных на первом этапе войны и приведших к утере документов. Сохранению архивных фондов и кадрового состава архивных работников даже на фоне тяжелых этапов войны было уделено большое значение, что позволило использовать данные документы для восстановления промышленности и производства.
Послевоенный период развития архивов учел опыт первой половины XX в. и характеризовался новым подходом к организации архивного хранения. Если ранее архивы подчинялись непосредственно Министерству обороны, то отныне архивы были подчинены по ведомственной принадлежности департаментам и управлениям Министерства обороны. Помимо этого самому процессу работы с документацией уделяется большее значение. Ее использование осуществляется в практической деятельности не только с целью производства, но и с целью разработки новой ремонтной, проектной и испытательной документации на основании конструкторской в создаваемых специализированных организациях и учреждениях Министерства обороны.
Также создаются специализированные научные центры Министерства обороны, в задачу которых входила разработка новой документации и ее концентрация в фондах, без передачи подлинников на предприятия. Примером такой организации является центральное конструкторско-технологическое бюро инженерных войск.
Особенностью архивного дела также является создание и сохранение в фондах военной документации, необходимой для обеспечения государств-союзников СССР. Большую часть этой документации составляет проектная документация ремонтных и производственных военных объектов, а также эксплуатационная документация, выполненные на соответствующем языке.