Реформы государственного аппарата управления первой четверти XVIII в. привели к серьезным изменениям в области архивоведения. Эти изменения прошли в двух основных направлениях:
- устройство фондов упраздненных существовавших ранее учреждений, а также документации действовавших учреждений, потерявшей справочное значение;
- создание архивов при новых учреждениях и органах власти созданных.
С учетом ориентации России на Западную Европу, характерной для этого временного периода, было логично, что в процессе осуществления этих работ был учтен опыт Нидерландов, Швеции и Пруссии. В этих странах существовала сеть архивов для каждого ведомства, а также государственных исторических архивов, в которых хранились материалы ликвидированных учреждений и документы, потерявшие практическое для использования значение.
В результате государственных реформ возникла необходимость в устройстве фондов упраздненных учреждений. В поисках лучших организационных форм архивных учреждений документы фондов перемещаются, смешиваются, разъединяются, старые фонды объединяются с вновь создаваемыми. Ситуация осложнялась тем, что у нового правительства не было опыта в определении судьбы упраздняемых учреждений, что могло привести к потере хранящихся в них фондов.
Архива Разрядного приказа процессы перемещения фонда и объединения не коснулись, но несколько раз изменялась его ведомственная принадлежность. Разрядный приказ был упразднен указом от 22 февраля 1711 гг. и в этом же году делопроизводство и архив приказа были переданы Разрядному столу Сенатской канцелярии. С 1722 г., когда в Сенате была учреждена должность герольдмейстера, ведавшего службой всех военных, гражданских и придворных чинов, архив Разрядного приказа был передан в его подчинение. В таком статусе архив оставался вплоть до реформы Сената 1763 г., по результатам которой получил статус исторического. Получив названия Разрядно-Сенатский, он сохранил подчинение Сенату, а основу его фонда составили документы Сената, его московской конторы и упраздненных ранее Приказов, в том числе и Разрядного. К концу XIXв. объем архивохранилища составлял более 100 тыс. дел. В ходе дальнейших реформ фонды архива составили основу Московского архива Министерства юстиции, который в настоящее время является частью РГАДА (Российский государственный архив древних актов).
Наряду с мероприятиями по реорганизации ранее существовавших архивных учреждений, отвечающих помимо военного дела и за другие направления государственной службы, впервые в России в этот период создаются специализированные военные исторические архивы.
Первый военно-исторический архив и топографический архив в России был создан по указу императора Павла I в 1797 г. и получил название Собственное Его Императорского Величества депо карт.
Архив находился в городе Санкт-Петербурге, а основу его фонда составили картографические материалы, текстовые документы военно-исторического характера, а также сведения географического департамента Академии наук. В 1812 г. было утверждено положение о Военном министерстве, согласно которому при нем в его подчинении создавалось военно-топографическое депо, получившее наименование «Архив военно-топографического депо» (далее – архив ВТД). Согласно положению архив ВТД комплектовался картами, планами, чертежами, топографическими и статистическими описаниями, журналами и донесениями о военных действиях, а также наделялся функциями создания документов, объединяющих поступающие в фонд сведения. В 1863 г. архив ВТД был переименован в Военно-исторический архив, который в 1867 г. получил название Военно-учетного архива (ВУА).
Второй военно-исторический архив, получивший наименование Военно-исторического или Лефортовского, был учрежден 7 февраля 1819 г.
Целью его создания было сохранение документов Военной коллегии и военного министерства, потерявших практическое значение, а также штабных документов военачальников, воинских частей и подразделений. В результате последующих реформ в архив также передавались материалы структурных подразделений военного министерства, бывших военных поселений, военных округов и крепостей. Также при архиве было создано Центральное хранилище военно-исторических дел действующей руссской армии.
Таким образом, за период XVIII-XIX в.в., произошли существенные изменения в архивном деле:
- создаются новые архивные учреждения в целях концентрации служебных документов по принадлежности.
- архивы ликвидированных учреждений были либо реорганизованы, либо стали частью вновь созданных архивных учреждений.
Военные архивы в этот период становятся специализированными и обособленными, фонды финансовых и земельных документов передаются в другие архивы. Реформы архивного дела закрепляют подчиненность архивов за соответствующими министерствами, а не напрямую за руководителем страны, как это было во времена существования Разрядного приказ, что оказывает существенное влияние на сохранность фондов и оперативность работы с документами. Помимо военной документации в архивных фондах хранилась и географическая документация, что было актуально в связи с продолжающимися географическими открытиями и расширением и освоением новых территорий. Архивы получили право анализа поступающей в фонд документации и создания новых документов на основании этого анализа, в том числе справочных и табличных документов