До XV века местом хранения архивных документов в России была определена великокняжеская казна в городе Москва, в которой архивы и документы московских князей хранились наряду с книгами и вещественными ценностями. Однако, с конца 90-ых г.г. XV в. письменные материалы выносятся из казны на отдельное хранение, что было связано с возникновением так называемых "приказов", при которых были созданы архивы, называвшиеся казнами или казенками. Образование русского централизованного государства в XV в. потребовало создания центрального аппарата управления. Элементами этого управления и стали являться "приказы". Структурными подразделениями "приказов" являлись "столы", специализировавшиеся в своей деятельности по отраслевому или территориальному принципу. "Столы", в свою очередь, разделялись на "повытья".
По мере накопления в приказах документов наиболее старые из них стали храниться в отдельных помещениях. Стали издаваться указы о снятии в приказах копий с документов, которые были необходимы в делопроизводстве. Копии раздавались "столам" и "повытьям", а оригиналы документов хранились отдельно под названиями «подлинники» или «подлинные книги». Так в "приказах" стали возникать архивы. Сначала ими были неприспособленные казенки в домах "приказов", однако после строительства на территории Кремля в 1626 г. отдельного двухэтажного каменного здания они были перемещены туда. Казенки были оборудованы железными или деревянными, обшитыми жестью дверьми с железными запорами и засовами для дополнительной сохранности хранящихся в них документов. Документы размещались в архиве (казенке) "приказа" согласно его структуре. "Приказ" прекратил свое существование в 1711 г., позднее в 1715 г. правопреемник приказа Разрядный стол стал подчиняться Канцелярии Сенатского правления.
Наиболее значительные по своему объему архивы сложились в Поместном, Разрядном и Посольском приказах. За архивы «вооруженных сил» того времени отвечал Разрядный приказ. Разрядный приказ заведовал ратным войском, военными делами, а также занимался управлением восточными и южными границами государства. Часть историков относят создание Разрядного приказа к 1535 г., когда он был впервые упомянут, однако другие (в т.ч. К.А. Неволин) утверждают, что он существовал и ранее. В качестве аргумента приводится упоминание приказа в 1478 г., когда дьяк данного приказа был упомянут в качестве участника похода Ивана III на Новгород.
Как владельцы поместий, так и собственники земель обязаны были нести военную и иную государственную службу. Службой ведал Разрядный приказ, имеющий свой архив, однако большая часть этого архива за период XVI и начала XVII в.в. была уничтожена пожаром в Москве 1626 г.
В архиве Разрядного приказа хранились именные списки бояр, окольничих, дворян, начальных людей в воинских подразделениях, судей и личного состава приказов со сведениями об их служебной деятельности. Дела в приказе велись по следующим столам:
- Московский стол (ведал придворной и военной службой);
- Новгородский стол (осуществлял военно-административное управление вокруг Новгорода и Пскова);
- Денежный стол (отвечал за счетоводство и контроль);
- Приказной стол (заведовал казаками, станичниками, учитывал раненых и пленных, заведовал раздачей наград).
В Разрядном приказе хранились следующие документы:
- боярские книги (1627-1692)- содержат информацию о денежных и поместных окладах бояр, сведения об их службе и назначениях, а также о присвоении новых чинов;
- боярские списки (1668-1713)- имеет схожий информационный состав с боярскими книгами, но в краткой форме изложения;
- жилецкие списки (1663-1710)- подобны боярским спискам, но имеют информацию о жильцах, также имеется информация о денежных окладах и местах службы;
- десятни (1577-1682) – представляют собой войсковые списки представителей служилого сословия, по которым происходили назначение окладов и верстание на службу;
- смотренные списки (1641-1708) – представляли собой списки войска или отдельных его подразделений;
- родословные росписи – содержат всего 163 родословных, которые поступили в палату родословных дел в конце XVIIв.;
- книги разрядных столов – содержали списки граждан городов, которые участвовали в военных действиях, информацию о самих городах, укреплениях, обороноспособности городов и смене их воевод. Помимо этого по закрепленным городам составлялись сметные книги. Книги денежного стола содержали информацию об окладных и неокладных доходах, а также приходно-расходные книги городов. Также имелись книги, содержащие информацию об укреплениях, раненых военных, пленных и вернувшихся после плена.
- разрядные вязки – содержали сметные книги, приходно-расходные книги, росписные книги городов, оборочные книги и др.
В задачи приказа входило:
- составление списка служилых людей и разбор их владений и вооружений;
- назначение поместных и денежных окладов служилым людям;
- создание списков новых молодых воинов, готовых к службе;
- смотр служилого сословия на предмет готовности его представителей к службе;
- изменение жалования служилых людей;
- ведение украинских земель;
- суд на чиновниками (в первую очередь военными);
- повышение или понижение служилого человека в чине на основании его заслуг;
- приведение служилых людей к присяге;
- разбор запросов служилых людей об отпуске, увеличении оклада и отпуске.
В документах Разрядного приказа заключается ценный материал по истории русского дворянства, преимущественно военно-служилого класса, а также по истории обороны Русского государства. По мнению автора, Разрядный приказ являлся уникальной для своего времени организацией. Его деятельность была очень разносторонней и разнообразной и объединяла в себе все аспекты взаимодействия государства и служилых людей, включая «функции» современных военкоматов, банков и военной прокуратуры. Стоит также отметить, что хранящиеся дела касательно служилых людей и военной службы были неотделимы от прочих государственных дел, хранящихся в приказе, что свидетельствует о важности государственной службы в то время и необходимости ее учета и о степени взаимодействия государства и армии. Помимо этого, деятельность разрядного приказа характеризовалась активным документооборотом, сведения постоянно пополнялись и корректировались, исходя из реального положения дел. Принимая во внимание те факты, что деятельности приказа пришлась на время постоянных военных конфликтов, в том числе на территории России, а также учитывая, что все сведения заносились вручную и передача информации не была автоматизирована (информация за время ее доведения до приказа могла измениться), а объемы этой информации в реалиях XVI-XII в.в. было очень сложно обрабатывать, стоит отметить высокую роль Разрядного приказа в деятельности государства и в развитии архивного дела.