Это моя личная боль: по роду деятельности отправляю и получаю десятки писем в день, и иногда хочется плакать, что нет ещё у нас такого понятия, как этикет деловой переписки. Продираешься сквозь дебри Re: ге: ге: ге:, пытаешься выцепить нужную информацию, а потом всё сбивается и письмо теряется в потоке остальных писем формата «без темы».
Чтобы и вам, и заказчику было удобно ориентироваться в почте, рекомендую простую схему:
- Тема: Выжимка, о чём письмо
- Тело: Приветствие - Цель письма - Раскрытие темы - Заключение
Тема
Когда человек видит входящие, он сразу понимает, что ждёт внутри и надо ли вообще смотреть письмо. Хорошая тема заставит открыть письмо быстрее.
• «Ответ на вакансию» - нет
• «Ответ на вакансию Старший 20-аниматор» - да
Это подходит и для личных переписок: всегда понятно, что кому шлёте и что от кого получаете:
• «Фотки» - нет
• «Угарные фотки с др-пати Ольги 2019» - да
Тело
- Не забудьте поздороваться и забудьте о фразе «доброго времени суток».
Это звучит очень косноязычно. Поверьте, человек не обидится, если вечером прочитает от вас письмо с приветствием «Добрый день».
- Пишите с переносами: так текст не слипается в одно пугающее полотно, легко вычитать нужное. Переносы ставьте там, где заканчиваете мысль: сказали цель -перенос, показали средства - перенос.
- Выделяйте важное жирным: ссылки, оплату, реквизиты, даты.
- Следите за структурой: лучше набросать темы на черновике и перевести в чистовик, чем вместо письма заказчик получит сочинение из потока мыслей. Когда сначала вы говорите об оплате, потом рассказываете о себе, потом почему-то возвращаетесь к деньгам и переходите к тестовым.
- Вычитывайте перед отправкой! Комичные опечатки «я вам отсосала вчера» комичны только в моём руководстве, на деле же будет неловкость и стыд.
Подвал
Подвал - это такая подпись с вашими контактами в конце каждого письма. Не рекомендую там мудрить: достаточно имени-фамилии (или творческого псевдонима, смотря что используете в работе), профессии и ссылок на рабочие соцсети.
Всё опционально: пользуетесь в работе телеграмом - оставляйте ссылку на него. Пользуетесь фейсбуком - вперёд. Хотите только имя и ссылку на инстаграм -пожалуйста. Зависит от вашего профиля.
В следующий раз поговорим о том, какие бывают тестовые задания.
