Собрания и планёрки — это неотъемлемая часть рабочего процесса любой компании, независимо от ее размера и сферы деятельности.
Мы, вроде, давно уже в бизнесе, и портал Битрикс24 для нас основной рабочий инструмент, но вот, вновь, столкнулись с тем, что в процессе проведения планерок многие вопросы просто теряются в потоке текущих обсуждений и так и переходят из одной планерки в другую, не получая логического завершения.
Побороть эту ситуацию смогли с помощью инструмента «Собрания и планерки», который есть на борту Битрикс24, но мы его, почему-то, раньше не использовали, и более того - избегали, наверное, просто «не умели его готовить».
С помощью функции «Собрания и планерки» можно быстро подготовиться к собранию, не упустить ни одного вопроса, зафиксировать важные моменты и тут же назначить ответственных за выполнение той или иной зафиксированной задачи, обозначив срок ее исполнения.
Как показывает наша практика, постановка задач и назначение ответственных по итогам планерки, значительно увеличивает эффективность бизнес-процессов и позволяет в срок решать те задачи, которые были зафиксированы.
Вы, как руководитель компании (подразделения), всегда имеете доступ ко всем задачам, следовательно, уже косвенно мотивируете ваших сотрудников на их выполнение.
Кстати, линейный персонал (чаще всего именно так и есть) даже не присутствует на самой планерке, а получает в работу задачи, поставленные по итогам планерки модератором. Роль модератора, обычно, выполняет: секретарь, офис-менеджер или назначенный ответственный.
Имейте ввиду, что если не ставить задачи, а просто фиксировать протокол, то никто ничего не будет делать до следующего дня планерки. Проверено опытом! Ну вот так человек устроен, что если нет задачи и мотивации, то он посмотрит протокол только перед следующей планеркой.
Функция «Собрания и планерки» проста и логична в использовании, она позволяет быстро, а главное систематично, фиксировать все важные вопросы формируя их в протокол.
Одно из преимуществ данного инструмента в том, что протоколы собрания хранятся внутри Битркис24 и доступны всем участникам мероприятия, что позволяет при необходимости быстро ввести в курс той или иной задачи нового сотрудника, который сможет вникнуть в суть вопроса с самого начала изучив историю протокола, даже если сотрудник работает удаленно, что для нашей компании весьма актуально, так как сотрудники CSN работают из разных регионов России и мира.
В функционале «Собрания и планерки» мы нашли для себя множество полезных возможностей, чтобы сделать нашу планерку максимально результативной. Не считая, уже перечисленного выше, есть возможность добавлять комментарии к текущим вопросам, обсуждать их с коллегами, добавлять подзадачи и дополнительные вопросы, если это необходимо.
Вы спросите зачем вам это? Зачастую, во время самой планерки какие-то нюансы ускользают от рассмотрения и решение вопроса затягивается на долгие обсуждения не на одну планерку. Вот тут нам и помогут комментарии и прочие инструменты, где мы можем дополнить существующий вопрос в протоколе, сразу назначив ответственного и сроки его выполнения и уже иметь готовый результат не через N-е время, а по факту к следующей планерке.
К слову, формируя следующую планерку в календаре участников, автоматически создается событие на установленную вами дату и время с функцией напоминания о собрании, что в свою очередь освобождает вас от еще одного рутинного занятия, такого как постоянное формирование события планерки в календаре. И что немаловажно все не закрытые вопросы с прошлой планерки переносятся в повестку новой, сохраняя все задачи и комментарии, что позволяет вам видеть на каком этапе по тому или иному вопросу, вы остановились.
Функция «Собрания и планёрки» доступна, начиная с тарифа «Профессиональный».
Исходя из собственного опыта, смело заявляем, что инструмент «Собрания и планёрки» помог нам:
- не забывать все то, что обсудили на планерке;
- оперативно ставить задачи по пунктам планерки;
- контролировать выполнение задач;
- освободил от рутинных моментов по подготовке и проведению планерки;
- в целом, увеличил эффективность нашей работы.
Интересен наш опыт? Хотите научиться качественно проводить планерки, так же как мы? Пишите, звоните, все расскажем, научим, настроим.