С какими ошибками чаще всего сталкиваются организации при хранении документов?
- Главная ошибка – не хранить документы, так как за нарушение предусмотрены административные штрафы от 10 000 до 300 000 рублей. Обращаем внимание, что правила одинаковы для госучреждений и коммерческих организаций!
- Хранение всех документов, не зависимо от срока хранения, что приводит к избытку лишней макулатуры и терабайтов ненужной информации.
- Не вести учет документов. В настоящее время, для удобства работы архивистов есть специальный софт, который упрощает систематизацию процессов и позволяет в автоматическом режиме поддерживать хранение документов в образцовом порядке.
- Небрежно оформлять дела. Сотрудник, который не знаком с правилами ведения архива, может тратить лишнее время и ресурсы компании на бесполезную работу. Например, сшивать временные тома как постоянные.
- Не вести архив электронных документов. Создание и ведение архива электронных документов — обязательное условия эффективной работы организации!
В 2022 году фирма «1С» выпустила конфигурацию 1С:Архив, которая позволяет решать большинство задач, связанных с долговременным хранением документов.
«1С:Архив» – это новое решение для создания единой информационной среды для управления данными электронных и бумажных документов, а также поддержка юридической значимости, если документ требует долгосрочного хранения.
Основные наиболее значимые возможности данного программного продукта:
- Обеспечение надежного долговременного хранения электронных и бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.
- Поддержка всего жизненного цикла документа от попадания в архив до уничтожения.
- Гарантия юридической значимости документов в течение всего срока хранения.
- Организация централизованного хранилища всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем.
- Расширение возможностей систем электронного документооборота.
- Снижение нагрузки на учетные системы и т.д.
Для ознакомления с новым программным продуктом, компания «РИЦ-1С» 12 июля 2023 года провела успешный вебинар «1С:Архив» - новое решение для хранения документов с неограниченным объемом!». На вебинаре наши специалисты рассказали не только про возможности «1С:Архив», но и показали работу в программе наглядно и ответили на вопросы участников.
Более подробную информацию по программному продукту можно уточнить у менеджеров нашей компании: market@ric-1c.ru, +7 (343) 351-76-76 или оставьте заявку через сайт.