Приветствую всех интересующихся бухгалтерией, налогами, управленческим учетом! Возобновляю ведение канала после длительного перерыва.
Работа по восстановлению учета у нового клиента вынудила меня прервать ведение канала на несколько месяцев. Затем в марте и апреле я участвовала в аудиторских проверках. Одновременно проходила несколько курсов обучения, о которых расскажу в следующих статьях.
Обычно я всегда выходила на восстановление в составе группы бухгалтеров и аудиторов. При работе команды процесс восстановления учета занимает от одного до двух месяцев. В этот раз времени было достаточно (с ноября по март) и я решила, что мне по силам выполнить восстановление самостоятельно.
Почему фирмам требуется восстановление учета?
Конкретно в последнем случае вижу такие причины:
1. Низкая квалификация главного бухгалтера.
Бухгалтера приняли на работу по знакомству. Было доверие к ее работе, поэтому не проводились какие-либо контрольные мероприятия. За все время ее работы не было ни полноценной аудиторской проверки, ни экспресс-аудита.
Что говорит о низкой квалификации:
- большое количество ручных операций в базе. Ручными проводками оформлялись те операции, для которых предусмотрено отражение специальными документами.
- некорректные остатки на счетах бухгалтерского учета – «краснота», несоответствия сальдо расчетов с контрагентами актам сверки
- отсутствие порядка в первичных документах, отсутствие многих документов.
2. Отсутствие автоматизации рутинных операций.
Наблюдая за работой этой бухгалтерии, я увидела, что процесс согласования и проведения платежей заминает неоправданно много времени. Иногда бухгалтер полдня тратит на сбор счетов на оплату, согласование оплат с финансовым директором и генеральным директором, выяснение с какого расчетного счета и юр. лица проводить платеж, откуда брать недостающие деньги. Отдельная история – поиск счетов, которые поступили ранее, но не были согласованы и оплачены сразу. Такая система работы с платежами была и при старом бухгалтере.
Процесс оплаты счетов можно автоматизировать используя систему казначейства. О возможностях программ 1С для сбора и подтверждения заявок, составления платежного календаря, формирования отчета о движении денежных средств расскажу в ближайшее время.
Сейчас существуют программные средства, которые позволяют руководителю подтверждать заявки на оплату с помощью мессенджеров в телефоне.
3. Отсутствие грамотной системы работы с поставщиками.
Бухгалтер тратил время на поиск первичных документов, которые не поступили от поставщика, или поступили, но до бухгалтера не дошли. Многие суммы оплат поставщикам оставались незакрытыми. Фирма переплачивала налоги из-за неполного отражения входящего НДС и отсутствия документов для подтверждения расходов.
Здесь поможет максимальный переход на электронный документооборот и ответственность службы закупок за предоставление в бухгалтерию полного пакета входящих документов.
В итоге после увольнения старого бухгалтера, новый специалист схватился за голову и поставил вопрос о восстановлении учета.
Многие руководители считаю, что новый бухгалтер может сам исправить ошибки, допущенные в истекших периодах. Это очень опасное заблуждение. Новому главному бухгалтеру нужно время, чтобы войти в курс всех дел и заниматься текущей работой. Если она будет заниматься прошлыми периодами, то проблемы обязательно возникнут при сдаче следующей отчетности.
Поэтому всегда советую, если принимаете решение восстанавливать учет – привлекайте для этого дополнительных специалистов.
Оцените, что перевесит: потенциальные выгоды от приведения учета в порядок или затраты на восстановление. Мероприятия по восстановлению – одни из самых дорогостоящих на рынке бухгалтерских услуг.
В данном случае выгода восстановления учета для организации была очевидна – вычеты по входящему НДС, не учтенные ранее, плюс экономия на налогах за счет применения льгот, о которых не знала предыдущий бухгалтер.
Чтобы не попадать в неприятные ситуации, контролируйте работу бухгалтерии. Работы по экспресс-аудиту стоят дешевле полноценного аудита. При удаленном подключении к базе специалист может оценить корректность учета, сравнит показатели в сданной отчетности и в бухгалтерской программе, оценит соответствие учета учетной политике.
В отчете по результатам экспресс-аудита будут перечислены проведенные контрольные мероприятия и даны рекомендации. Вы поймете, в каком состоянии находится ваш учет.
Такие регулярные проверки сведут к минимуму вероятность того, что когда-нибудь вам придется тратить большие деньги на восстановление.
Кроме того, зная о том, что бухгалтерская база и сданная отчетность будут проверяться, ваш бухгалтер будет работать лучше.
Желаю вам никогда не сталкиваться с необходимостью восстановления учета!
По вопросам сотрудничества вы можете писать на электронную почту, указанную в профиле канала или в чат WhatsApp.
Услуги, которые я оказываю:
Аудит, экспресс-аудит, восстановление учета, составление учетной политики, ответы на требования ИФНС (в том числе мотивированный отказ на неправомерные требования), постановка и ведение управленческого учета и др.