Иногда вместо «живой» подписи можно использовать штамп, который воспроизводит подпись — факсимиле. Так можно упростить и ускорить подписание документов, но не всегда такая подпись признаётся как юридически значимая. Закон разрешает использовать её в ограниченных случаях. Рассказываем, когда документы можно подписывать факсимиле, а какие нет, и как правильно это делать.
Чем факсимиле отличается от личной подписи
В законодательстве нет точного определения, что такое факсимиле. В ст. 160 ГК РФ под факсимильным воспроизведением понимается процесс подписания документов с помощью средств механического или иного копирования.
Исходя из этого на практике под факсимиле подразумевается:
- штамп для печати, воспроизводящий рукописную личную подпись владельца;
- скан-копия личной подписи, которую вставляют в документ.
Факсимиле используют, чтобы быстро подписать бумаги, в том числе без участия владельца. Например, нужно отправить по электронной почте подписанный документ, а сканера нет под рукой. Или нужно «проштамповать» большое количество приглашений на корпоративное мероприятие.
Факсимиле воспроизводит личную подпись, но при этом отличается от неё:
- оно всегда одинаковое, тогда как при подписании могут использоваться ручки разного цвета, или сам владелец расписывается с разным наклоном, размахом или количеством деталей;
- факсимиле однородное по цвету, без нажимов и пропусков;
- скан-копия подписи не заходит за черту для неё, тогда как человек может расписываться, не соблюдая границы;
- факсимиле от штампа имеет утолщения по краям.
Но встречаются оттиски такого высокого качества, что распознать их можно только при экспертизе. Её могут заказать для суда, чтобы подтвердить подлинность документа, который должен быть подписан только «живой» подписью.
Где и как можно использовать факсимиле
В законах прописана только одна ситуация, когда можно использовать факсимиле. Согласно ст. 14.1 закона от 24.11.95 № 181-ФЗ инвалид по зрению может применять этот способ для подписания документов при передаче или получении наличных денежных средств в банках или в компаниях, у ИП. Например, если ему выдаётся зарплата через кассу. При этом у него должно быть нотариальное свидетельство об удостоверении тождественности собственноручной подписи владельца с факсимиле.
В других случаях факсимиле можно использовать:
- Для внутреннего документооборота.
- С контрагентами по соглашению сторон
Применение факсимиле для документооборота внутри организации можно закрепить в локальных документах. Для этого издают приказ, где прописывают:
- перечень документов, которые можно подписывать факсимиле;
- круг работников, которые могут его применять;
- порядок изготовления и хранения факсимиле.
Штампы можно использовать для подписания служебных записок, почётных грамот, заявок на канцтовары и оргтехнику в отдел снабжения. При этом важно ограничить доступ к факсимиле, чтобы их не использовали в незаконных целях.
Если по Трудовому кодексу документ нужно подписывать личной подписью, факсимиле использовать нельзя.
Это трудовые договоры, ученические договоры и договоры о материальной ответственности, допсоглашения к ним, кадровые приказы и любые документы, которые пойдут во «внешний мир». Например, справки о зарплате работника для банка или сведения о трудовой деятельности.
Применение факсимиле по соглашению сторон можно предусмотреть изначально при заключении договора с контрагентом или прописать потом в дополнительном соглашении.
Что нужно указать:
- виды документов, в которых факсимиле будет считаться аналогом собственноручной подписи — например, договоры поставки, счета на оплату по ним, допсоглашения к договорам, письма по вопросам исполнения договоров;
- круг уполномоченных лиц и образцы их подписи, образцы штампов;
- способ использования факсимиле — канцелярская печать или скан-копия;
- действия при утере или замене клише.
Само соглашение об использовании факсимиле лучше подписать собственноручно, а факсимиле применять после того, как соглашение вступит в силу. Иначе есть риск признания документа недействительным.
Даже по соглашению сторон подписывать факсимиле можно далеко не все документы — есть ограничения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Оттиск вместо «живой» подписи не применяется там, где не работает гражданское законодательство, а действуют другие нормы права. По ч. 3 ст. 2 ГК РФ это те сферы имущественных отношений, где есть административная или властная подчинённость одной стороны другой. Например, налоговые отношения или судебное делопроизводство.
Факсимиле нельзя использовать там, где требуется личная подпись уполномоченного лица, чтобы подтвердить его добровольное волеизъявление. Например:
- в исковых заявлениях в суд;
- первичных учётных документах;
- налоговых декларациях;
- доверенностях;
- декларациях о соответствии;
- заявлениях;
- платёжных поручениях;
- счетах-фактурах;
- документации для участия в закупка.
Налоговые органы ещё в 2004 году указали, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия — письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@.
Отдельно отметим, что нельзя ставить штампы на счетах-фактурах. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 указал, что ст. 169 НК РФ не содержит разрешения использовать факсимиле вместо собственноручных подписей руководителя и главного бухгалтера. Значит, счета-фактуры с клише не имеют юридической силы, и их нельзя учитывать для вычета.
Если подписывать факсимиле счета-фактуры или акты выполненных работ, то налоговая не примет их в подтверждение расходов. А это чревато доначислением налогов штрафами.
Виды факсимиле
Заказать клише можно в типографии или в агентствах, оказывающих услуги изготовления печатей.
Клиент сам выбирает, какую оснастку для факсимиле выбрать — автоматическую или ручную. Первая удобнее, но стоит дороже.
У клише с автоматической оснасткой есть встроенная штемпельная подушка, которой хватает примерно на 3000 оттисков. Его удобно использовать при большом количестве документов или, например, при подписании договоров на выездах.
Ручная печать менее удобна. Придётся постоянно использовать штемпельную подушку, чтобы получить чёткий оттиск.
Ещё имеет значение основа печати. Считается, что резиновые клише служат дольше полимерных.
Учитывайте все эти нюансы при заказе факсимиле.