Многие бухгалтеры считают, что это не занимает много времени, и достаточно просто перенести информацию вручную. Но когда мы вместе с ними стали разбирать процесс, то оказалось, что не все так просто...
Представим, что сотрудники приносят в бухгалтерию чеки, и вы самостоятельно формируете отчеты.
Прежде чем, внести данные в 1С, проверяете ли вы, что чеки, которые вам принесли сотрудники, действительно корректные? С переходом на онлайн-кассы стало четко определено какие чеки соответствуют законодательству. Принятие к учету чеков, не соответствующих новому регламенту, несет для компании определенные риски.
Pilx помогает избежать этих рисков, так как все отсканированные чеки мы получаем напрямую из ФНС, что подтверждает их корректность. А если чек не найден или некорректен, то Pilx проинформирует вас об этом.
Хватить хранить чеки в галерее телефона...
Далее, согласно указаниям ФНС, подтверждающий документ не должен быть поврежден и все реквизиты должны быть читаемы. Чеки имеют свойство быстро выцветать, и долго хранить их в оригинальном виде не получится. Многие бухгалтеры фотографируют или сканируют бумажные чеки для дальнейшего хранения, но такие копии уже не являются оригиналом документа. Pilx позволяет хранить электронные версии оригинала чека и их всегда можно скачать или распечатать при необходимости.
Сажем "нет" ручному вводу 🙅🏻♂
И на последнем этапе вам необходимо вручную внести данные в 1С из чека, такие как: дата, номер чека, контрагент, сумма, НДС, номенклатура. Если в чеке 5 позиций, то необходимо 5 раз вносить все эти данные отдельной строкой авансового отчета.
С помощью интеграции с 1С Pilx автоматически заполняет эти данные и бухгалтеру нет необходимости вводить вручную.
В итоге выполнение всех этих действий - проверка чека на корректность, архивирование чека, перенос данных в 1С - уже не выглядит пятиминутной задачей. И даже если таких чеков будет по 5 в неделю от нескольких сотрудников это уже несколько часов затраченного времени.
Pilx помогает существенно снизить трудозатраты, дает понимание какие чеки точно без опасений можно принимать к расходам и позволяет хранить документы без риска их утери или повреждений.
#it #чеки #проекты #сервис #автоматизация #отчетность #бухгалтерия #финансы