Инвентаризация – это процесс проверки и учета имущества, проводимый в организации. Она может быть проведена в обязательном порядке или по решению руководителя. В данной статье мы рассмотрим как провести инвентаризацию, а также как учесть излишки и недостачи в каждой ситуации в соответствии с правилами Методических указаний по инвентаризации (утв. приказом Минфина).
Что такое инвентаризация
Инвентаризация – это проверка соответствия фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации данным бухучета (п. 1.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Добровольная или обязательная инвентаризация?
Проведение инвентаризации может быть обязательным или добровольным. В случае обязательной инвентаризации, организация обязана провести проверку и учет имущества в соответствии с установленными правилами и сроками. Это может быть обусловлено законодательством, внутренними правилами организации или требованиями контролирующих органов.
Вам будет полезно узнать
Когда обязательно проводить инвентаризациюУзнать подробности
Как провести инвентаризациюУзнать подробности
Частые ошибки при инвентаризацииУзнать подробности
Как упростить документооборот при инвентаризацииУзнать подробности
Обязательная инвентаризация
Инвентаризацию активов можно провести на любую дату, начиная с 1 октября отчетного года. Главное – завершить проверку до подготовки годовой отчетности. Инвентаризацию обязательств проведите по состоянию на 31 декабря отчетного года. Это следует из пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, приложения к письму Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01.
Перед тем, как составлять годовую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и обязательств, сверить остатки с данными бухучета.
Все юридические лица обязаны вести бухучет и составлять бухгалтерскую отчетность (ст. 2, 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но перед подготовкой отчетности нужно провести инвентаризацию имущества и обязательств. Исключение – те активы, что проверяли не ранее 1 октября отчетного года. Так предусмотрено пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Таким образом инвентаризацию проводят с 1 октября.
Добровольная инвентаризация
Помимо обязательной инвентаризации, организация может проводить ревизию в добровольном порядке. Такие инвентаризации еще называют инициативными. Они могут быть плановыми и внеплановыми, сплошными и выборочными.
Добровольные инвентаризации нужны для дополнительного промежуточного контроля. Содержание таких проверок определяют в зависимости от специфики работы компании.
Количество инициативных плановых инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств устанавливает руководитель (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации). Порядок добровольных проверок можно прописать в приказе, инструкции по инвентаризации или соответствующем положении учетной политики. Пример добровольной плановой инвентаризации – ежемесячная ревизия кассы.
Инвентаризация может быть проведена по решению руководителя организации. В этом случае, она является добровольной и может быть проведена в любое время по усмотрению руководства.
Инвентаризацию проводят в обязательном порядке или добровольно, по решению руководителя. Быстро сориентироваться, как провести инвентаризацию в каждой ситуации, какие документы составить и как отразить итоги в учете, помогут эксперты Системы Главбух.
Как создать и кто входит в инвентаризационную комиссию
Инвентаризацию, как правило, проводит специальная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации своим приказом. Или же состав комиссии можно утвердить в общем приказе на инвентаризацию.
Когда объем работ большой, для инвентаризации, кроме центральной комиссии, можно создать еще одну или несколько рабочих. Например, на крупных промышленных предприятиях большое количество специальной оснастки, инструментов и приспособлений. Пусть эти объекты инвентаризирует отдельная группа специалистов. В этом случае в специальном приказе за каждой комиссией закрепляют конкретный участок.
Если участок большой, то его также можно разделить между несколькими комиссиями. Например, у организации много операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», разбейте этот участок между рабочими комиссиями. За каждой закрепите список подотчетных сотрудников приказом. Так проще выявить, за кем из сотрудников есть просроченная дебиторская задолженность и причины, почему она возникла. Например, нет расходных квитанций и чеков или авансовый отчет сдали позже чем через три дня после срока, на который выдавали деньги.
Совет от Ольги Сергеевой, главного редактора Актион Бухгалтерии
Порядок проведения инвентаризации – как обязательной, так и добровольной – отразите в учетной политике. Такие правила следуют из пункта 4 ПБУ 1/2008. Утвердите учетную политику приказом. Укажите график инвентаризаций в отчетном году и перечень имущества и обязательств, которые проверяют при каждой инвентаризации. Подробнее, как провести инвентаризацию в каждой ситуации, какие документы составить и как отразить итоги в учете, смотрите в рекомендации Системы Главбух, которая входит в состав Актион Бухгалтерия.
Как провести инвентаризацию по всем правилам
Какие бланки документов использовать при проведении инвентаризации
Обязательных форм для инвентаризации нет. Исключение – отдельные виды имущества, за оборотом которого установлен государственный контроль, например оружие, наркотические и психотропные средства. Для обычного имущества можно использовать формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 18.08.1988 № 88. Их можно дополнить необходимыми данными. Или же компания может разработать свои формы, в том числе взяв за основу бланки Госкомстата. Какие документы составлять на каждом этапе – в таблице.
Узнайте подробности:
Смотрите, какие документы составляют на каждом этапе инвентаризации.
Подготовительный этап
Основной этап
Завершающий этап
Также смотрите, какие документы составляют по каждому объекту инвентаризации:
Как проводить инвентаризацию основных средств
Инвентаризацию основных средств организация может проводить один раз в три года. Порядок закреплен в пунктах 3.1–3.7 Методических указаний по инвентаризации, пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Данные о фактическом наличии и состоянии основных средств отразите в форме ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» и ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств», если применяете унифицированные бланки.
Перед инвентаризацией проверьте наличие и состояние:
Оформите или скорректируйте до инвентаризации документы, если их нет или они содержат неточности. При инвентаризации осмотрите объекты. Проверьте их соответствие данным бухучета по следующим параметрам:
Проверяйте основные средства:
Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируйте до момента их временного выбытия. Например, такая ситуация может возникнуть с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т. п.
Данные о фактическом наличии и состоянии основных средств отразите в форме ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» и ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств», если применяете унифицированные бланки. Это унифицированные бланки, но можете утвердить и собственные формы.
Составьте формы в двух экземплярах. На чужое имущество, которое получили на ответственное хранение или в аренду, оформите отдельные описи в трех экземплярах. Один из них передайте собственнику. Это правила пункта 2.11 Методических указаний по инвентаризации и Указаний по применению и заполнению форм (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1988 № 88).
Как проводить инвентаризацию нематериальных активов
Правила инвентаризации нематериальных активов устанавливает пункт 3.8 Методических указаний по инвентаризации. При инвентаризации НМА проверьте:
- наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
Фактическое наличие и данные о нематериальных активах отразите в форме ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальных активов», если применяете унифицированные бланки. Составьте форму в двух экземплярах.
Как проводить инвентаризацию финансовых вложений
Порядок инвентаризации устанавливают пункты 3.9–3.14 Методических указаний по инвентаризации.Проверьте:
- наличие и правильность оформления ценных бумаг или подтверждающих права на финансовые вложения документов;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- сохранность ценных бумаг, если они хранятся в документарной форме в организации;
- своевременность и полноту отражения в бухучете полученных доходов по ценным бумагам.
Ценные бумаги могут иметь физическую основу или выражаться в виде записей по счетам в депозитарии, реестре акционеров и т. п. При физическом хранении ценных бумаг в организации их инвентаризацию проводите одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе. Во всех остальных случаях сверьте остатки сумм, числящихся на счете 58 «Финансовые вложения», с данными выписок организаций, которые хранят или учитывают права на ценные бумаги. Такими организациями могут быть специализированные хранилища, например депозитарии, банки, реестры акционеров. Для этого закажите выписки или отчеты по своему счету.
Иные финансовые вложения, например взносы в уставные капиталы других организаций, займы, подтверждают соответствующие документы. Это могут быть учредительный договор, договор простого товарищества, договор займа. Кроме этого, реальность финансовых вложений подтверждают первичные и расчетные документы о передаче имущества – акты приемки-передачи, накладные, платежные поручения. Задолженности по займам и процентам можно подтвердить актами сверки с заемщиками.
Результаты инвентаризации отразите в форме ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», если применяете унифицированные бланки.
Составьте форму в двух экземплярах.
Как проводить инвентаризацию ТМЦ: запасов, готовой продукции, товаров
Производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы проверяйте и отражайте результаты проверки отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу. Отдельно проверяйте товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение. По ним также проверьте документы, на основании которых они находятся на складе.
Удобнее проводить инвентаризацию ценностей в порядке расположения в помещении. Комиссия в присутствии заведующего складом или кладовой и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей. Для этого их пересчитывают, перевешивают или перемеривают.
Данные проверки отражают в ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», если используют унифицированные формы. В опись заносят сведения по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других необходимых данных. Нельзя вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
На чужие товарно-материальные ценности составьте форму ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» (п. 3.15, 3.16, 3.17 Методических указаний по инвентаризации, Указания по применению и заполнению форм).
Подготовка к инвентаризации
При подготовке к проверке в приказе об инвентаризации устанавливают задание по ней, а именно: содержание проверки, объем, порядок и сроки. Приказ можно составить на унифицированном бланке ИНВ-22 или по форме, разработанной организацией. При большом объеме инвентаризации ее проводят по участкам. Для удобства можно приказы об инвентаризации составить отдельно по каждому участку. Инвентаризацию кассы также проводят при смене материально ответственного лица (кассира).
Приказ на инвентаризацию расчетов оформляют так же, как на инвентаризацию имущества. Приказ можно составить на унифицированном бланке ИНВ-22, а можно оформить документ по форме, разработанной организацией. Быстро подготовить приказ можно с помощью конструктора.
При подготовке к проверке в приказе об инвентаризации устанавливают задание по ней, а именно:
При большом объеме инвентаризации ее проводят по участкам. Для удобства можно приказы об инвентаризации составить отдельно по каждому участку. В этом случае в каждом из приказов указывают данные по конкретному участку и рабочие комиссии.
Приказ об инвентаризации подписывает руководитель организации и вручает председателю инвентаризационной комиссии. После чего приказ регистрируют в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний по инвентаризации.
Контролировать процесс инвентаризации проще, если вести журнал учета контроля за выполнением приказов, постановлений, распоряжений о проведении инвентаризации – унифицированная форма ИНВ-23. В хронологическом порядке в журнале учитывают все приказы об инвентаризации, указывают даты начала и окончания инвентаризации согласно приказу. Рядом в графах указывают фактические даты начала и окончания инвентаризации, а также ее результаты и данные об утверждении результатов руководителем.
Журнал необходим, если инвентаризационных участков много. Эта форма помогает систематизировать и собрать в одном месте всю информацию об инвентаризации. Поскольку форма необязательна, то компании с небольшими объемами инвентаризации могут не составлять журнал, а информацию о проведенной инвентаризации собрать в другом документе, например акте.
Проведение инвентаризации
Инвентаризацию проводят путем фактического осмотра, измерения, счета активов и на основании документов – выписок банка, отчетов реестров акционеров и депозитариев, сверок расчетов с контрагентами и т. п. Инвентаризационные описи и акты инвентаризации – документы, в которых отражают фактическое наличие имущества и обязательств. Акты и описи составляют не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированные формы различаются по видам активов и обязательств. Собственные формы целесообразно разрабатывать с учетом специфики активов, чтобы отразить все необходимые данные. В таблице смотрите перечень самых востребованных унифицированных форм актов и описей.
Номер формы
Название
Посмотреть образец заполнения
Инвентаризационная опись основных средств
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
Акт инвентаризации расходов будущих периодов
Акт инвентаризации наличных денежных средств
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Требования к заполнению описей и актов устанавливает пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации. Заполняйте документы чернилами или шариковой ручкой, если заполняете их от руки. Можно заполнять документы машинным способом. В описях и актах не должно быть помарок или подчисток. Если допустили ошибку, исправьте ее по правилам, которые приняты для исправлений первичного документа. Неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки должны заверить все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.
Наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения эти ценности показаны: штуках, килограммах, метрах и т. д.
В унифицированных формах пустых строк быть не должно. Все не заполненные в конце строки прочеркните. И наконец, на последней странице описи сделайте отметку о том, что цены проверены, а итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.
В обеденный перерыв, ночное время храните описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 2.12 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). В приказе об инвентаризации можно указать ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель)
Завершение инвентаризации
Данные инвентаризации могут расходиться с показателями бухгалтерского учета. В этом случае расхождения отразите в сличительной ведомости (ИНВ-18 или ИНВ-19). Ведомости заполняют отдельно на собственное имущество и имущество, которое не отражено на балансе (например переданное на ответственное хранение, комиссионные товары, арендованные и т. п.).
Ведомости можно заполнить вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний по инвентаризации и Указаниями по применению и заполнению форм.
Порядок учета недостачи зависит от ее причины. Недостача может возникнуть по причине естественной убыли, по вине материально ответственного лица, из-за форс-мажора. Подробности – в рекомендации Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации.
Об особенностях учета недостач ТМЦ смотрите рекомендации:
- как учесть порчу и недостачу товаров,
- как отразить порчу и недостачу готовой продукции.
Если результаты инвентаризации разошлись с учетными данными, то по результатам рассмотрения результатов оформляют приказ. Когда между результатами инвентаризации и учетными данными расхождений нет, приказ можно не составлять – законодательство этого не требует. Но, чтобы показать, что инвентаризация закончена и ошибок не выявлено, документ можно оформить.
Если результаты инвентаризации разошлись с учетными данными, то руководство организации должно принять решение о том, как устранить расхождения (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Для этого инвентаризационная комиссия должна представить на рассмотрение руководителю ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, сличительные ведомости, инвентаризационные описи и акты. По результатам рассмотрения результатов оформляют приказ.
Когда между результатами инвентаризации и учетными данными расхождений нет, приказ можно не составлять – законодательство этого не требует. Но, чтобы показать, что инвентаризация закончена и ошибок не выявлено, документ можно оформить.
