Администратор отеля или администратор стойки регистрации отвечает за прием гостей, а также за внутреннюю связь служб отеля. Должность администратора связана со службой приема гостей или, как ее еще недавно называли, службой фронт-офиса.
Считается, что должность администратора не требует специальной подготовки. Для того, чтобы иметь шанс получить работу администратора гостиницы, соискатель должен обладать рядом личных качеств. Среди них коммуникабельность, стрессоустойчивость, организаторские способности, внутренняя дисциплина. Хороший администратор – это еще и хороший психолог, способный составить эмоциональный портрет клиента и знающий, чем он может быть ему полезен.
Среди обязательных навыков, которыми должен обладать администратор – хороший уровень английского языка. Многие крупные гостиничные корпорации среди других требований к сотруднику имеют особое – знание нескольких иностранных языков. Некоторые «гиганты» гостиничного бизнеса даже имеют свои учебные заведения, где можно получить специальность администратора отеля. Швейцарские гостиничные школы считаются самыми престижными, например, школа персонала отеля Ritz в швейцарском городе Бриг.
В обязанности администратора гостиницы входят: прием и регистрация гостей, контроль за выполнением заявок гостей, информирование других служб гостиницы о прибывающих и уезжающих гостях. В небольших отелях администратор выполняет функции кассира, рассчитываясь с гостями. Он также принимает звонки и регистрирует бронирование номеров по телефону. Бронирование номеров через Интернет, метод, ставший популярным в последние годы, создает дополнительную работу администратору отеля. Иногда клиенты обращаются в отель для подтверждения бронирования или отправляют подтверждение по факсу. Некоторые посольства считают подтверждение отеля основанием для выдачи визы.
В крупных отелях на стойке регистрации могут одновременно работать несколько администраторов, и каждый из них будет иметь определенный круг обязанностей.
Смена администратора обычно длится 8 часов. Однако многие крупные гостиницы имеют особый сменный график работы, поскольку стойка регистрации в них работает в круглосуточном режиме. Администраторы в небольших отелях обычно имеют одинаковый график работы, а ночью их заменяет портье или владелец отеля.
Администратор отеля может рассчитывать на карьерный рост. Считается, что эта должность является своего рода базовым курсом для будущих менеджеров службы приема и размещения. Согласно сложившейся международной практике, отели не склонны нанимать менеджеров службы ресепшн со стороны, а приглашают людей, уже знакомых с внутренней структурой и принципами работы фронт-офиса.