Предприятие «ПФ «КМТ» стало площадкой для пилотного внедрения электронного документооборота по движению ТМЦ в производстве
Накладные, требования, акты перемещения и списания: десятки тысяч документов, миллионные затраты на бумагу, картриджи, тонер, а главное – тысячи часов труда специалистов ежегодно. Все это - традиционный «бумажный» документооборот по движению ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в производстве. Но теперь в Ломоносове реализован пилот по переводу этого процесса «в цифру».
В ГК КСК стартовал масштабный проект перевода производственных документов и процессов в электронный вид. Задачу сформулировали амбициозно: полностью убрать принтеры и бумажные носители в производстве, обеспечить прохождение документов по всем этапам за два (!) часа, обеспечить выполнение всех требований электронного архива в системе. Специалисты КСК ИТ начали работу с пилотной площадки, в качестве которой выбрали предприятие «ПФ «КМТ» в Ломоносове.
«Наша задача - создать инструменты, которые позволяют легко управлять внутренними и внешними процессами - рассказывает директор по разработке и эксплуатации информационных систем КСК ИТ Юрий Авилкин. – Еще до того, как мы занялись производством, было сделано многое. Например, идея «отжимать» задачи в Telegram переросла в серьезный проект. Теперь для каждого сотрудника компании наш чат-бот - это виртуальный помощник по ряду сервисов. Важным показателем эффективности цифровизации является экономический результат. Год назад запустив проект по безбумажному документообороту в HR, мы получили впечатляющие результаты, поэтому решили приумножить их и применить наработки и опыт в производстве».
Пилотный проект по внедрению электронного документооборота движения ТМЦ запущен на производственной площадке «ПФ «КМТ». В первую очередь – это накладные на перемещения и списание. Прежде чем факт финансово-хозяйственной деятельности будет зафиксирован в учетной системе (ERP), бумажный документ несколько дней проходит согласование и обработку, в процесс включаются многие специалисты, а сумма расходов на бумагу и обслуживание копировально-множительной техники достигает нескольких миллионов рублей в год на одном только пилотном предприятии.
Сначала специалисты КСК ИТ оценили общий объем возможных маршрутов движения ТМЦ по предприятию, обработали статистику за прошлый год, получив в итоге порядка 700 вариантов «отправитель-получатель». Затем провели анализ и выстроили градацию по объему первичных документов, отсекли незначительные маршруты (1-2 документа в год). Затем пошла поэтапная работа по запуску системы. «В месяц мы делали две фазы - на начало и середину месяца, - вспоминает Авилкин. - То есть брали 20-30 маршрутов, подключали к системе, проводили обучение сотрудников и стартовали. Осуществляли поддержку, корректировали и улучшали функционал системы и стабилизировали ее. Затем переходили на следующую группу маршрутов».
К середине июня все основные маршруты движения товарно-материальных ценностей в «ПФ «КМТ» удалось успешно перевести на электронный документооборот, время подписания и расходы на подготовку, обработку и хранение бумажных документов только на этом объеме операций снизилось более чем в два раза, а прямая экономия в течение года по данным маршрутам должна составить порядка 3 млн рублей. Разработаны дашборды, которые позволяют контролировать работу по движению и согласованию электронных документов в оперативном режиме, видеть эффекты проекта в моменте. «Мы на этом не останавливаемся – утверждает Юрий. – Уже запущен процесс тиражирования инструментов и функционала системы на другие предприятия холдинга («КСК Металлкомплект», «НПО Вояж»). А на «ПФ «КМТ» ведем подготовку по переводу в цифру других видов документов, например, по движению готовой продукции».
Знай наших!
С 10 по 12 апреля в Москве прошла 13-я практическая конференция «Цифровой документооборот», где Юрий Авилкин презентовал сервисы и ИТ-решения по цифровизации бизнес-процессов в периметре ГК КСК. Участники конференции высоко оценили виртуального ассистента в Telegram, архитектуру и реализацию проекта по внедрению электронного документооборота в производстве. По итогам общего голосования докладчик от ГК КСК вошел в ТОП-5 спикеров трехдневной конференции.