Другой формой излишеств является многообразие форм организации хранения документов по проекту, когда не понимаешь где документы и кто за них отвечает, а даже если находишь, то иногда понимаешь, что легче не стало. Так происходит потому, что все мы разные и одному удобно в клеточку, а другому в елочку. Но когда речь идет о командной работе, принцип единообразия и стандартизации очень облегчает жизнь.
Любые процессы должны обслуживаться. Управление проектом требует наличия организованного места хранения документации с описание сроков обновления, уведомления о наличии изменений и т.д.
Важность обеспечения доступа к информации растет вместе с численностью персонала, а стандартизация позволяет оперативно находить необходимую информацию, ну и т.д.
В нашем проекте отсутствует системный подход к формированию единой базы данных по проекту. В каждой папке своя навигация и логика построения, данные размещаются не всегда в полном размере и т.д. Про уведомления об изменениях пока даже речи не идет.
Электронному документообороту всегда уделяют очень мало внимания, не понимая, что доступ к информации для организации планирования, учета и в целом управления проектом – очень важно.
Если говорить про актуализацию графиков и бюджетов, то это в ход идут не только договоры, счета и акты, но и письма от заказчиков и подрядчиков, банков. Чем больше каждый участник проекта понимает, что происходит – тем более точное планирование.
В нашем случае, но мы очень надеемся, что ситуация исправится, документооборот отсутствует в том виде, который бы был полезен всем участникам проекта. Договоры не проходят согласования у профильных служб и специалистов, первичная документация не поступает для отражения в оперативном учете своевременно.
Все эти факторы сильно тормозят сроки согласования оплат и не позволяют формировать качественный оперфакт.
Автор: Вера Питинова