Прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приеме на работу теперь относится к необязательным документам, которые можно не составлять, ч. 1 ст. 68 ТК. Если работодатель решает продолжить оформлять приказы, то лучше всего утвердить это отдельным документом. Роструд включил приказ о приеме в список документов, которые подлежат проверке, если работодатель их издает, приказ Роструда от 01.02.2022 № 20. Понять, что вы от него не отказались, инспектор сможет, если вы оформили дополнительный приказ, которым зафиксировали, как вы оформляете прием.
Другая причина, по которой без этого документа не обойтись, — необходимость использовать приказ о приеме по той форме, которая будет соответствовать заключенному трудовому договору, п. 7 чек-листа из приложения № 1 к приказу Роструда от 01.02.2022 № 20. Произвольную форму использовать не стоит — к ней могут быть вопросы в случае проверки. Проверяющий из ГИТ обязательно спросит, по какой форме вы продолжаете вести приказы о приеме на работу. Используйте унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Почти все работодатели решили отдать ей предпочтение. Сведения о форме, которую используете, отразите в приказе о продолжении ведения приказов о приеме на работу. Если вы не бюджетная организация, то можете убрать из унифицированной формы ненужные вам графы. Но сведения о зарплате убирать не рекомендуем. К обязательным реквизитам первичных учетных документов относится величина измерения факта хозяйственной жизни, к которым можно отнести зарплату, ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ о продолжении ведения приказов о приеме на работу нужен для организации работы отдела кадров. Чтобы приказы о приеме на работу оформляли каждый раз, когда в компанию приходит новый сотрудник. С приказом ознакомьте всех кадровиков компании. Также советуем скорректировать локальные акты компании, которые касаются порядка оформления приема на работу. Пропишите там, что продолжаете вести приказы о приеме на работу.
Хоть приказ о приеме на работу формально не обязательный документ, в некоторых случаях без него не обойтись. Так, осталось требование указывать реквизиты этого документа в сообщении бывшему нанимателю чиновника, подп. «а» п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29. Без сведений о приказе у прокуратуры могут возникнуть вопросы, правильно ли вы составили документ. Если оформили его не по правилам, компания рискует получить штраф до 500 000 руб., ст. 19.29 КоАП. Без приказа неудобно заполнять трудовую книжку, в ней потребуется указывать реквизиты трудового договора в качестве документа-основания приема на работу. Хоть по закону это и не нарушение, но на практике может вызвать затруднение и вопросы у работников, правильно ли вы заполнили этот документ. Какие ошибки в трудовом договоре заметит инспектор Тем более что закон требует указывать в книжке реквизиты приказа или иного распорядительного документа, п. 9 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Трудовой договор таким документом не является. Формально инспектор вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП. Скорее всего, объяснить инспектору, почему в книжке сослались на трудовой договор, труда не составит, но это заберет ваше время, которое вы могли потратить на другую работу. Еще один плюс — в судебном споре об оплате труда размер зарплаты работника сможете подтвердить приказом о приеме на работу. Суды учитывают информацию в этом документе, так как содержание приказа должно соответствовать трудовому договору, ч. 1 ст. 68 ТК. Что делать, если все же решили отказаться от приказов о приеме на работу. Оформите приказ о прекращении ведения приказов о приеме на работу. Документ издайте текущей датой, но распространите его действие с момента, когда прекратили оформлять приказы о приеме на работу. Также исключите из локальных актов условия о необходимости оформлять приказы на новичков.
Приказ о прекращении ведения приказов о приеме на работу предъявите при проверке ГИТ. Для проверяющего этого будет достаточно, чтобы не штрафовать вас за неверно заполненную трудовую книжку. Если инспектор будет настаивать, что в трудовой книжке нельзя указывать реквизиты трудового договора, сошлитесь на письма Минтруда от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862 и от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-49. Ведомство указывает, что если работодатель не ведет приказы о приеме на работу, то в графу «4» трудовой книжки можно вносить реквизиты трудового договора. Приложите к сообщению о приеме бывшего госслужащего копию приказа о прекращении ведения приказов о приеме на работу. Так подтвердите, почему не указали в сообщении реквизиты приказа о приеме новичка. Еще документ пригодится, если работник запросит копию приказа о приеме на работу. Тогда сможете обосновать работнику, почему не можете предоставить копию по его запросу.
Источник: Журнал "Кадровое дело"