Риск кражи базы данных возрастает, когда доступ к конфиденциальной информации имеется у большого числа сотрудников, либо не настроены права доступа внутри CRM. Кто-то из них может попытаться заработать, продав базу, кто-то — насолить таким образом руководству Компании, а кто-то вообще может оказаться агентом конкурентов.
Но даже если Вы на 100% уверены в своих работниках, позаботиться о сохранности информации все-таки нужно. Полная безопасность данных = доверие и лояльность Клиентов.
Общие рекомендации
- Установите сложные и надежные пароли для доступа к базам.
- Следите, чтобы все сотрудники пользовались и лицензионным программным обеспечением.
- Регулярно обновляйте антивирусную защиту на всех корпоративных гаджетах.
- Если собираете данные через сайт — установите на него SSL-сертификат.
Данные рекомендации уберегут базу от сторонних взломов, но лишь частично помогут, если ее решил украсть ваш собственный работник. Тут требуются дополнительные меры — об этом ниже.
Организация работы сотрудников с персональными данными
Для начала необходимо регламентировать порядок хранения данных и определить их каналы передачи. После — разработать локальные нормативные акты и ознакомить с ними сотрудников под подпись.
Часто все эти моменты прописываются в договоре о неразглашении. Договор подписывается как между сотрудником и Компанией, так и между Компанией и Клиентом — все зависит от специфики деятельности.
Если ваша база хранится в CRM-системе, необходимо настроить иерархический доступ. Таким образом, права на просмотр определенной информации будут различаться в зависимости от должностных обязанностей специалиста. Например, бухгалтер сможет видеть данные, необходимые для выставления счетов, но не получит доступ к телефонам и почтам Клиентов.
Также Вы можете закрыть менеджерам доступ к общей базе, закрепив за ними только часть Клиентов. Если кража все-таки случится, Вы потеряете только часть базы (и сможете быстро вычислить нарушителя).
ВЫВОДЫ
Все решения, приведенные в статье, OCC Group протестировала на себе. Как итог: за семь лет работы с Клиентами мы не сталкивались с утечкой информации ни разу. Мы с радостью поможем Вашей Компании защитить свои данные:
— внедрим и настроим CRM-системы, установим АТС, проведем интеграцию;
— поможем разработать нормативные документы и регламенты;
— автоматизируем процессы взаимодействия с Клиентом таким образом, чтобы Вы могли полностью контролировать работу специалистов.