Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение в п. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.
Задача инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.
Читайте о семи основных правилах, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации.
Правило 1. Составить план-график инвентаризации
Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.
Возможные основания для дифференциации:
- Документальная инвентаризация, например патенты или земельные участки, или очная инвентаризация с пересчетом объектов: касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.
- Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов, и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или первый рабочий день 2024 года, считая это событием после отчетной даты.
Правило 2. Создать реальную комиссию, а не фиктивную
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абз. 4 п. 2.3 Указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Чтобы быстрее провести инвентаризацию:
- Сформируйте несколько рабочих комиссий. Они быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая.
- Оптимизируйте численность комиссий. Минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будет входить в комиссию.
Правило 3. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц
Программа курсаКак провести инвентаризациюКурс для бухгалтера бюджетной сферы
Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками, например если комиссия выявила недостачу имущества или ущерб учреждению, нужно предъявить виновной стороне требования их возместить. Чтобы обратиться в правоохранительные органы или подать гражданский иск в суд, нужно соблюсти условия процессуального характера.
Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить с их полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.
В конце статьи вы можете скачать готовый образец служебной записки.
[ArticleMaterials=1887]
Правило 4. Проинвентаризировать все объекты учета
Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.
Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах.
Пример. Работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой служебной записки вы можете скачать в конце статьи.
[ArticleMaterials=1887]
Правило 5. Оформить данные инвентаризации регламентными документами
До начала инвентаризации оформите Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Его с 2022 года составляют вместо приказа об инвентаризации. Затем бухгалтерия формирует инвентаризационные описи.
Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей или сличительных ведомостей утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.
В шпаргалке вы найдете перечень нужных форм с пояснениями.
[ArticleMaterials=1887]
Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное — закрепить это в учетной политике учреждения.
Пример. Для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. ИНВ-11).
Правило 6. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза
По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России от 31.12.2019.
Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов.
В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:
- статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
- целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.
Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. Ниже скачайте фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.
[ArticleMaterials=1887]
Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.
Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.
Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:
Программа курсаКак провести инвентаризациюКурс для бухгалтера бюджетной сферы
- долгосрочная и краткосрочная задолженность;
- просроченная, сомнительная и невостребованная задолженность;
- задолженность, которую необходимо списать с балансового и забалансового учета.
Правило 7. Отразить результаты инвентаризации
Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей. Акт (ф. 0504835) подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.
Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ведомость (ф. 0504092) нужно заполнить не только, когда обнаружили расхождения, но и в том случае, если на балансе нашли несоответствие имущества (основных средств, материалов, нематериальных активов и пр.) условиям признания актива.
Обратите внимание: с 1 января 2024 года результаты инвентаризации нужно отражать в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Это электронный документ Приказа № 61н, его можно использовать и ранее 2024 года, если это предусмотреть в учетной политике.
Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.