Дуайт Девид Эйзенхауэр очевидно был очень занятым человеком (все-таки президент сверхдержавы). Использование данной матрицы помогало ему делить свои задачи так, чтобы успевать сделать самые важные дела и, тем самым, гарантировать свою результативность.
Матрица делится на 4 квадрата, в каждый из которых помещаются цели и задачи, которые предварительно уже были прогнаны по методу SMART. Цели должны быть чёткие и включать в себя одно конкретное действие/шаг. То есть, например, цель - "Победить СССР в Холодной В..не" не будет являться таковой, по причине того, что не понятно, каким способом она будет достигнута, какие конкретные шаги для достижения цели необходимо сделать.
Если человек преследует какую-то глобальную цель, то необходимо будет раздробить её на более мелкие и так уже отслеживать прогресс достижения главной цели.
Возвращаясь к матрице, вот её 4 квадрата:
1. Важные и срочные дела;
2. Важные но несрочные дела;
3. Неважные, но срочные дела;
4. Неважные и несрочные дела.
Важно и срочно
Как правило, важные и срочные дела, это дела, по которым дедлайн уже горит, то есть, вполне возможно, что неделю назад, данная задача была во второй части матрицы и являлась "Важной, но не срочной", однако время шло, задача не решалась и "перекочевала" в часть матрицы: "Важно и срочно". Может быть и так, что срочная и важная задача возникла неожиданно и решить её необходимо немедленно.
Такие дела можно разделить на 3 вида:
1. Вы заранее знали о данной задаче и откладывали её решение и она "перекочевала" в "Важно и срочно".
2. Задача возникла неожиданно.
3. Выполнение цели возможно только в определённый день (например назначена встреча на конкретный день).
Примеры:
- У вашего подчинённого вышел дедлайн решения задачи, который вы установили совместно с ним. Задача не выполнена, сегодня день увольнения данного сотрудника, необходимо провести встречу и подписать заявление.
- Вы владелец магазина, приближается Новый Год. В вашем магазине продаются товары, которые очень актуальны перед Новогодними Праздниками, например шампанское. Вы знаете, что пик продаж придется на 20-е числа декабря, срок доставки товаров после размещения заказа - 5 суток. Сегодня 15 декабря, соответственно настал дедлайн, больше откладывать заказ нельзя, необходимо делать заказ.
- Ваш ребёнок получил травму, пока играл на игровой площадке во дворе. В зависимости от серьёзности травмы, вы либо предпримите "быструю медицинскую помощь" например, намазав зелёнкой травмированную область и успокоите ребёнка; либо повезёте его в больницу, в случае подозрения на трещину/перелом или иную серьёзную травму.
- У вас заранее назначена важная деловая встреча на сегодня с вашим бизнес-партнёром.
Важно, не срочно
Это безусловно важные задачи для вас, которые в данный момент, не требуют срочного их выполнения/решения.
Примеры:
Вы договорились со своим боссом провести встречу по финансовым показателям вашего подразделения до конца текущей рабочей недели, сегодня понедельник. Вы можете провести встречу как сегодня, так и в пятницу, однако в пятницу задача перейдет в категорию "Важно и срочно".
Вы владелец магазина, приближается Новый Год. В вашем магазине продаются товары, которые очень актуальны перед Новогодними Праздниками, например шампанское. Вы знаете, что пик продаж придется на 20-е числа декабря, срок доставки товаров после размещения заказа - 5 суток. Сегодня 1 декабря, задача пока не сложная, однако у вас уже есть понимание, какой запас шампанского вам необходим на этот период. В данный момент важных и срочных дел у вас нет и вы решаете заняться заказом шампанского на предновогодний период. Впоследствии вы всегда можете дозаказать, если поймёте, что товара не хватает.
Не важно, но срочно
Как правило, это дела, которые не важны конкретно для вас. Данную часть называют также квадратом иллюзий и помех, так как эти задачи отвлекают нас от важных.
Примеры:
- У вас полно своих задач на работе, а ваш руководитель просит вас сделать сверх ваших задач еще что-то. Например, он очень торопится и ему нужно распечатать документы и подготовить отчёт. Он просит распечатать документы вас, как своего подчинённого. Для вас это "неважно, но срочно", в то время, как для него это "важно и срочно", но так как задача простая, он может позволить себе её делегировать.
- Мама написала вам сообщение: "Пожалуйста позвони, как будет время". Как правило, такие сообщения означают, что позвонить нужно сегодня, соответственно задача срочная, но для вас она не станет важной, пока вы не узнаете в чём собственно дело. Так что на момент просьбы для вас это "неважно, но срочно".
- Вам звонит ваша подруга и начинает изливать душу по поводу проблем, которые вывалились на неё за сегодняшний день. Вы отвечаете, что вам неудобно сейчас говорить и вы заняты, но подруге очень нужно кому-то выговориться и вы понимаете, что не можете бросить её в такой беде. В итоге, данная задача для вас "не важна, но становится срочной", в то же время для подруги, она "важная и срочная" поэтому, собственно, она её и решает прямо сейчас и не намерена ждать пока вы освободитесь.
Не важно, не срочно
По сути, это мелочи жизни, которыми вы можете себя порадовать, но которые никогда не будут для вас важнее, чем приведённая выше травма ребёнка, например.
Примеры:
- Вы хотите купить себе пёстрый галстук/туфли, чтобы разнообразить ваш гардероб.
- Вы хотите пообщаться с тем свои давним знакомым.
- Вы хотите сходить на картинг/ в театр/ в кино и т.д.
Задачи могут "кочевать" из квадрата в квадрат
В примере выше есть задача сходить в театр, которая является не важной и не срочной. Допустим, вы её туда записали в тот момент, когда она такой и являлась. Однако, прошло время, в театр вы так и не сходили, на что обиделась ваша супруга, ведь она обожает театры и ей важно сходить туда с вами.
Данная задача может "перекочевать" в "важно, не срочно" так как это ваша супруга и для вас важно выстраивать с ней благополучные отношения и вы это осознаёте. В итоге, в день, когда вы пойдёте в театр с супругой, задача станет "важной и срочной". В театр вы пойдёте чётко осознавая (даже если не любите театр), что идёте туда ради развития ваших отношений.
Или, например, супруга, узнав, что у вас выходной такого-то числа, самостоятельно купила билеты в театр на эту дату и сообщила вам об этом. Вы, на этот момент еще не осознали, на-сколько важен театр для вашей супруги. В таком случае в день посещения театра задача будет для вас "Не важной, но срочной". Вы пойдёте в театр по совершенно иной мотивации, чтобы не обидеть супругу.
Можно привести много примеров таких "кочеваний" целей. Какие-то задачи, которые были для вас супер-важными 5 минут назад, могут в одно мгновение оказаться "и не важными и не срочными".
Выводы
В целом, если делать какие-то выводы, то пока задачи не переходят в квадрат "важно и срочно", то мы избегаем большого количества стресса, соответственно работаем более продуктивно/ либо менее энергозатратно. В идеале задачи, если это возможно, должны решаться на этапе "важно и не срочно". Задачи "Не важно и срочно" рекомендуется по возможности делегировать, если это возможно и постараться уменьшить их количество на-сколько это возможно. Важно не забывать себя радовать выполнением "Не важных и не срочных" задач, иначе есть риск больше быть похожим на работа, а не на человека; но и излишне увлекаться не стоит, иначе будете писать диплом/отчёты в последнюю неделю дедлайна.