Если вы только начинаете работу с поставщиками, первые шаги понятны. Сначала вы подписываете договор, затем получаете счет и проводите оплату.
А вот дальше непонятно. Какие именно документы нужны для приемки товаров и расчетов? Кто и когда их должен оформлять? Давайте разберемся.
→ При приемке товаров подпишите накладную и акт об оказании услуг
Эти документы готовит поставщик, вы — проверяете и при отсутствии претензий подписываете. Накладная подтверждает, что поставщик отгрузил товар, акт — что он в целом выполнил свою работу.
→ После приемки товаров примите счет-фактуру
Счет-фактура — это основание вычета НДС, поэтому документ актуален для тех, кто платит этот налог. Выставлять покупателям счет-фактуру обязаны только поставщики, которые также платят НДС. Они должны прислать вам документ в течение пяти дней после отгрузки товаров. Товарную накладную, акт выполненных работ и счет-фактуру можно заменить УПД — универсальным передаточным документом.
→ При оплате товаров сформируйте бухгалтерские проводки
Проводкой называют переход денег с одного бухгалтерского счета на другой. Если вы ведете бухучет через сервисы, вам необязательно в этом разбираться: проводки будут формироваться автоматически на основании операций и документов бизнеса. Если работаете вручную, поставки нужно фиксировать проводкой «Дебет 41 — Кредит 60». Через счет 41 идет учет товаров, через счет 60 — расчеты с поставщиками.
→ После оплаты получите платежные документы
Обычно оплату товаров подтверждает кассовый чек. Если поставщик имеет право не применять онлайн-кассу, заменой может стать товарный чек. Или, в случае безналичной оплаты, ваше платежное поручение банку — «платежка». Все документы нужно будет хранить минимум пять лет. Если налоговая запросит бумагу, которой у вас не будет, вы рискуете получить штраф — до 40 тысяч рублей.
Сэкономить на оплате поставщикам поможет расчетный счет Открытия. При подключении тарифов «Быстрый рост» или «Свой бизнес» вы получите два месяца обслуживания и безлимитных рублевых платежей бесплатно. Опция безлимитных платежей подключается автоматически, если в течение 30 дней с даты открытия счета сделать платеж или если среднемесячный остаток на счете составит не меньше 10 тысяч рублей.
Отправить заявку на открытие счета можно на сайте: http://open.ru/small/rko.