В России на сегодняшний день зарегистрировано почти 7,5 млн самозанятых, и их количество стабильно растет каждый месяц. Законодательство не запрещает компаниям привлекать их к работе и нанимать для оказания различных услуг. Однако у такого сотрудничества есть свои нюансы, поэтому важно правильно выстроить взаимодействие с данной категорией работников, чтобы впоследствии не пришлось столкнуться с претензиями ФНС.
В сегодняшней публикации мы разберем основные риски и сложности, которые могут возникнуть из-за привлечения плательщиков НПД, а также поговорим о том, как их избежать.
Кого не стоит привлекать к работе
Когда понятие самозанятости только ввели в правое поле, многие недобросовестные работодатели начали массово увольнять своих сотрудников, переводя их на этот налоговый режим, чтобы сэкономить. И очень зря, ведь скупой, как известно, платит дважды. Дело в том, закон запрещает сотрудничество с самозанятыми, которые ранее находились в штате компании. Минимальный срок с даты увольнения должен составлять два года.
При этом возобновить работу с бывшим сотрудником как с физлицом не возбраняется, но за него необходимо будет платить стандартные 13% НДФЛ и отчислять 27,1% на социальное страхование.
Работа с самозанятым по договорам комиссии, поручения или агентским договорам в интересах другого человека или юрлица также противоречит нормам закона. То есть фабрика мебели не может привлечь плательщика НПД к продажам своей продукции «за процент».
Аналогичным образом обстоит дело с курьерами-самозанятыми. Однако в данном случае есть исключение: оплата доставки должна поступать на счет заказчика через кассовый терминал, а услуги самозанятого должны оплачиваться непосредственно работодателем.
Под запрет также попадает найм самозанятого для исполнения конкретных трудовых функций, то есть на работу регулярного характера. Проще говоря, работодателю нельзя нанять самозанятого для работы делопроизводителем, пресс-секретарем и т.д.
Переквалификация отношений
Когда компания привлекает к работе самозанятого, заключается договор гражданско-правового характера в соответствии с ГК РФ. Но здесь кроется один очень важный нюанс: работодателю не нужно платить за самозанятого НДФЛ (исполнитель самостоятельно перечисляет налог ФНС) и страховые сборы.
Описанная в предыдущем разделе ситуация создала прецедент, из-за которого ФНС очень внимательно проверяет отношения между работодателем и исполнителем-самозанятым. Деятельность предприятия или ИП в автоматическом режиме анализируется на предмет наличия так называемых риск-баллов — это критерии именно трудовых отношений, а не гражданских. К ним относятся, например, массовый переход сотрудников конкретной организации в категорию самозанятых или стабильные ежемесячные выплаты одному и тому же исполнителю в течение длительного срока. Всего таких признаков восемь, узнать о них подробнее можно на сайте ФНС.
Вероятность того, что налоговая проявит интерес к такого рода отношениям, прямо пропорциональна количеству набранных риск-баллов. Ведомство может запросить у работодателя пояснения по данному вопросу или даже пригласить на допрос. Отказ влечет за собой выездную проверку с потенциальным изъятием документации и ее детальным анализом.
Дальнейшая переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые чревата не только штрафом, который определен в размере до 10 тыс. рублей для ИП до 100 тыс. рублей для юрлиц. Работодатель должен будет уплатить НДФЛ со всех выплат самозанятому, страховые взносы и начисленные пени.
Так как же обезопасить себя от столь неприятных последствий? Во-первых, заранее убедиться, что самозанятый не работал на предприятии по крайнее мере в последние два года.
Во-вторых, правильно составить договор. Нужно исключить все пункты, характерные для трудового законодательства, в том числе график работы. При этом в договоре стоит сделать акцент на том, что самозанятый обязан уведомить нанимателя об утрате данного статуса. Кроме того, работодатель не должен обеспечивать исполнителя необходимыми условиями для работы (например, предоставлять рабочее место в офисе).
Еще одним немаловажным моментом является наличие закрывающих документов от исполнителя. К таковым относятся чек и акт. Первый необходим, чтобы работодатель мог учесть выплату вознаграждения в своих расходах. Разумеется, в нем не должно быть никаких ошибок.
Акт выполненных работ, с точки зрения действующего законодательства, не является обязательным документом. Но при возникновении вопросов у ФНС он может стать лишним подтверждением гражданско-правовых отношений между нанимателем и исполнителем.
В целях минимизации рисков работодателю не следует выплачивать вознаграждение самозанятому в установленные дни выплат заработной платы штатными сотрудникам. И уж тем более не рекомендуется осуществлять выплаты самозанятому одних и тех же сумм в одни и те же дни ежемесячно.
Работодатель становится налоговым агентом
Такая ситуация может возникнуть, если самозанятый лишился своего статуса либо если выплаченное ему вознаграждение не попадает под налог на профессиональный доход.
Первый вариант возможен в следующих случаях:
- продажа подакцизных товаров или продукции, которая требует обязательной маркировки;
- перепродажа готового изделия;
- добыча полезных ископаемых и последующая их реализация;
- самозанятый работал по договорам комиссии, поручения или агентским договорам;
- доход исполнителя превысил 2,4 млн рублей в течение года.
Что касается дохода, то под НПД не попадают следующие выплаты:
- плата за аренду нежилой коммерческой недвижимости;
- доход от продажи транспорта или недвижимости;
- доход от продажи долей в компании, ценных бумаг, паев и т.д.
В обоих случаях работодатель должен будет выплатить НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения самозанятому, а также предоставить отчетность в контролирующие органы. Однако это работает только в том случае, если исполнитель является физлицом.
Когда плательщик НПД имеет статус индивидуального предпринимателя, все последствия в виде уплаты налогов целиком возлагаются на него самого. То есть работодателю платить ничего не придется.
И все же, чтобы избежать данного риска, необходимо всегда, перед каждой выплатой, проверять статус самозанятого (это можно сделать через сервис ФНС) и, конечно же, передавать ему на исполнение только ту деятельность, которая подходит под НПД.
При этом всегда остается риск того, что доход самозанятого превысит установленный законом лимит в 2,4 млн рублей. На практике проконтролировать это довольно сложно, так как самозанятые не обязаны предоставлять справку о доходах своему нанимателю.
Выплата вознаграждения признается необоснованной
ФНС может признать расходы на оплату услуг самозанятого в необоснованными в трех случаях:
- непредоставление чека;
- аннулирование чека;
- ошибка в чеке.
Именно последняя причина является наиболее частой. Только чек может подтвердить факт понесенных работодателем затрат, а любые ошибки в нем — неправильное написание ИНН заказчика или его названия, суммы вознаграждения или наименования услуги — приведут к тому, что ФНС признает расходы работодателя не подтвержденными документально.
Таким образом, чтобы избежать данного риска, необходимо тщательно проверять все чеки от самозанятого, а обязанность их представления прописать в договоре. Важно помнить, что исполнитель должен предоставить чек непосредственно в момент расчета. Если расчет производился безналом, но без использования электронных средств, то работодатель должен получить его не позднее 9 числа следующего месяца. Кроме того, все полученные чеки лучше сохранять длительное время.
Особенности заключения договора
Обезопасить себя от излишнего внимания ФНС можно на этапе заключения договора с самозанятым, включив в него ряд формулировок, которые значительно упростят дальнейшее сотрудничество.
Во-первых, он должен носить гражданско-правовой характер и содержать все обязательные атрибуты: дату заключения и срок действия, стоимость работ и порядок оплаты, права и обязанности обеих сторон, а также реквизиты.
Во-вторых, стоит прописать обязанность исполнителя подтвердить статус плательщика НПД и своевременно уведомить нанимателя об утрате такового, чтобы впоследствии отношения не были переквалифицированы в трудовые. Кроме того, в документе рекомендуется отдельным пунктом уточнить обязанность самозанятого самостоятельно уплачивать налог.
Также в договоре следует зафиксировать обязанность исполнителя предоставлять чек после оплаты оказанной услуги. И логичным решением будет ввести ответственность за неисполнение данного пункта в виде штрафа, соразмерного стоимости услуги.