В этой статье я рассмотрю введение в проект на этапе разработки устава проекта, когда вы уже понимаете задачу, примерный объем работ и бюджет. Я считаю, что данный этап один из наиболее значимых и им нельзя пренебрегать.
Зачем вообще необходим проект? Да, все просто, чтобы решать задачи бизнеса, такие как:
- коммерческие задачи
- изменения законодательства
- техническое развитие
- обновление или реинжиниринг процессов
- запросы клиентов
- изменения рынка
У любого проекта есть три крупных блока:
- Содержание работ
- Расписание
- Бюджет
И этапы развития:
1. Начало проекта:
- оформляется уставом проекта
2. Организация и подготовка к проекту:
- Описание процесса ( As is и To be )
- Оценка проекта
- MVP
3. Выполнение работ:
- ИСР
- Диаграмма Ганта
- Дорожная карта
- Управление изменениями
4. Завершение проекта:
- Оформление результата
- Написание инструкций
- Утверждение новых регламентов и SLA
- Обучение персонала
- Составление базы знаний
- Архивирование документации проекта
Я рассмотрю только первый пункт “Начало проекта”.
Итак, в самом начале проекта, необходимо оформить устав, который должен содержать в себе описание, формирование требований, матрицу ответственности, матрицу рисков.
Устав проекта
В уставе описываются основные требования к проекту, то есть еще до старта вы с заказчиком их обговариваете. В дальнейшем это поможет вам избежать недопониманий и неправильной трактовки поставленной задачи.
Составляя устав, задайте вопросы заказчику:
- Почему мы делаем этот проект?
- Какие финансовое влияние проект окажет на компанию?
- В состоянии ли существующая инфраструктура компании поддерживать этот проект?
- К какому сроку вы ожидаете получить результат
- Как я узнаю, что результат достигнут
- Какие препятствия могут встретиться на пути
- А что еще? А что если?
Ниже чек-лист пунктов устава:
Матрица ответственности
Матрица нужна, чтобы еще до начала проекта понять кто является участником проекта, в каком статусе он будет присутствовать и какую роль будет выполнять. Матрица необходимаа, так как при согласовании матрицы вы снимаете риск того, что кого-то не учли или заказчик вдруг решил, что проект будет вести еще один менеджер, а вы и не знаете об этом, но потом получите за то, что не согласовали тот или иной блок с ним.
Когда вы составляете матрицу ответственных, задайте вопрос себе и участникам рабочей группы “Кто еще может оказывать влияние на проект и на кого еще может повлиять?” и “Кто должен быть извещен “.
Матрица рисков
Планирование управления рисками, идентификация рисков, качественный анализ, количественный анализ, планирование реагирования на риски, контроль рисков.
Матрица рисков- это на мой взгляд уникальный пункт, который почему то часто игнорируется, но который несет в себе очень и очень важную информацию.
По сути данная матрица позволяет вам быстро реагировать на угрозы и решать их, потому что еще до начала проекта вы уже имеете понимание что делать и как их избежать.
Есть еще один большой плюс матрицы рисков- она вас дисциплинирует и заставляет быть начеку по возможным изменениям рынка и отрасли.
Итак, в этой статье я привела основные пункты устава проекта. Кстати, в разных организациях данный раздел может называться по разному, например: “карточка проекта”, “описание проекта” и т.д, но решать конечно вам, как его обозначить в своей документации.
Данный раздел нельзя игнорировать даже в маленьких проектах, которые на первый взгляд кажутся очень простыми в реализации. Зачастую мы сталкиваемся с тем, что забываем пригласить в рабочую группу важное лицо или игнорируем риски, которых достаточно везде (если внимательно посмотреть).