Продолжим сдавать анализы? Ведь как мы с вами говорили в первой и второй статье из серии - мы сейчас занимаемся описанием того, в каком состоянии находится организация. Почему это важно и нужно делать? Я на своём опыте нашёл несколько причин:
1 - описывать что-то всегда проще, чем создавать, такова природа человека. Вспомните, что большинство изобретений и открытий совершаются, как говорят совершившие их люди "в процессе любопытного наблюдения за окружающим миром";
2 - в процессе описания всегда находится много разного, не только нового, но и прочно забытого, что позволяет пересмотреть не только стратегию достижения цели, но и саму цель;
3 - любые последующие описания, дополнения или изменения в компании всегда будут проходить быстрее и проще если у вас будет уже готовое описание какого-то состояния.
Давайте приведём пример на уже сданных анализах: структуры и технологий взаимодействия. Вам попался выгодный проект и для его реализации нужно внести изменения в штат. Как это происходит обычно? Вы начинаете вспоминать кто и чем у вас занимается, примерно прикидываете чем они сейчас заняты и решаете, что какой-то человек сможет "потянуть" и эту задачу. В итоге хорошо если новый проект вместе с ожидаемой прибылью просто перенагружает одного сотрудника, но чаще всего случается локальный коллапс взаимодействий внутри команды, с заказчиком, поставщиками и расчётная прибыль расползается на непредвиденные расходы. А если перед тем как вступать в проект взять и освежить в памяти сданные анализы, быстро обновить данные (на это не уйдёт много времени), то вы получите гораздо больше информации для принятия решения: чем занимаются сотрудники, какие взаимодействия у них есть и что с ними случится если в их привычную работу вольётся новый проект с новыми связями и задачами.
Сдав анализ скелета (структура компании) и мышц (технологии и взаимодействия) надо переходить к кровеносной системе, то есть к финансам! Финансы пронизывают всю организацию, связывают её с внешними контрагентами и интересантами. Финансы это не только суть и смысл создания компании, но и основной показатель здоровья организации (ну, как кровь в организме). По состоянию финансов в организации можно (пусть и с определенной долей вероятности) предположить что-то и о состоянии скелета и мышц в нашем организме.
Но поскольку мы с вами делаем не полноценный аудит финансов в организации, а всего лишь сдаём анализы для уточнения диагноза и выяснения где и что в нашем организме-организации болит, особенно болит без внешний проявлений, то и глубоко погружаться в балансы, отчеты о прибылях и убытках мы не будем. Наша задача на этом этапе сделать простую финансовую схему или модель организации - как бы сдать общий анализ крови, где будет описано, что-то типа "АЛТ в норме в пределах референсных значений". И, как обычно, скорость предоставления такого результата также будет говорить о состоянии дел с анализируемой системой, как собственно и показатели, которые в этом анализе мы увидим.
Так что же нужно сделать и предоставить для анализа? Для начала нужно описать "поток крови" в ваш организм. Тот который идёт извне - от клиентов. Этот поток должен быть подписан и промаркирован. Каждая капля, каждая денежная единица должна иметь свою маркировку:
- дата (когда?);
- источник (от кого?);
- назначение (за что?).
И, если это так, то вы сможете составить таблицу с расширяющейся детализацией, описывающую денежный поток, который поступает к вам от клиентов, в которой, желательно, разбить клиентов на категории:
А - группа клиентов, которая регулярными покупками в совокупности приносит вам 80% всей выручки;
В - группа клиентов, которая регулярными покупками в совокупности приносит вам ещё 15% выручки;
С - группа клиентов, которая регулярными покупками в совокупности приносит вам оставшиеся 5% выручки;
D - клиенты с разовыми покупками.
Надо понимать, что "регулярность" в каждом бизнесе может оцениваться по-разному, для кого-то две покупки за 10 лет это регулярно, а для кого-то не покупающий на протяжении последнего месяца клиент уже может считаться "потерянным".
Затем нужно также описать поток денежных средств, который уходит из вашей организации. Куда? Кому? Как часто? За что? И условно разделить этих получателей на три группы:
- поставщики сырья и материалов, которые используются и/или видоизменяются в нашем производственном процессе. Если у вас торговля камерами видеонаблюдения, то сюда попадут только поставщики оборудования, которым вы торгуете;
- поставщики различных товаров, продуктов и услуг, которые непосредственно не используются в производственном процессе. Аренда, мебель, канцелярия, печеньки, MS Office 360 на один год и так далее;
- прочие желающие или имеющие право на получение части активов компании, которые не попали в список (гос.органы, некоммерческие организации).
И вот у нас получилось описать и даже немного классифицировать входящие и исходящие финансовые потоки. И теперь нам остался сущий пустяк - описать где внутри компании и у кого и как оседают, задерживаются, скапливаются или наоборот быстро расходятся финансы, в любом эквиваленте исчислимом деньгами. То есть если вы купили за 100р печеньки в офис, за 1000р бумагу для принтера и за 1 миллион долларов станок, то у каждой этой "статьи расходов" должен быть один (один!!!) конкретный хозяин - офис-менеджер, завхоз, начальник цеха, коммерческий директор или "предприниматель и он же собственник компании".
И должна после всех выяснений у вас появится картина кровеносной системы вашего организма, глядя на которую вы должны иметь возможность понять:
- откуда, как и сколько поступает ресурсов в вашу компанию;
- куда, сколько и за что вы отдаёте;
- как, кем и за счёт чего вы перерабатываете сырье и материалы и добавляете к нему ту ценность, за которую готовы платить клиенты.
Временной показатель анализа:
1. Отличный результат - до одной недели
2. Хороший результат - до двух недель
3. Удовлетворительный результат - до одного месяца
4. Плохой результат - всё остальное.
Качественный показатель оценивается по тому, как быстро и глубоко сторонний человек сможет разобраться в деятельности компании.
