Завершаем расчёт и выплату зарплаты за июль, и начинаем отчётный период - пора сдавать форму 6-НДФЛ.
И хорошо бы сдать этот отчёт без ошибок,а для этого нужно всё как следует проверить. Для этого будем использовать наш отчёт "Контроль выплат, НДФЛ и взносов".
О том, как проверить 6-НДФЛ штатными средствами программы - говорить не будем, об этом достаточно сказано на других ресурсах, и лучший среди них - "БухЭксперт8".
Найти его легко найти, рекомендую подписаться. Там вы найдёте исключительно грамотные советы, и многим они помогают.
Мы же стремимся автоматизировать поиск ошибок и их исправление, а для этого разработали несколько инструментов в виде внешних отчетов и обработок для программы 1с, и один из них - отчет "Контроль выплаты, НДФЛ и взносов".
Сейчас у нас в отделе ведения учета около 40 баз ЗУП, и мы не представляем себе, как работать с высоким уровнем качества без такой автоматизации.
12 июня 2023 года мы публиковали статью о том, как комплексно проверить НДФЛ и выплаты, ссылка ниже:
Сегодня добавим к этому проверку показателей отчета 6-НДФЛ, получаем в итоге представление о том, насколько правильно вёлся учет до создания отчета, и насколько отчёт 6-НДФЛ соответствует данным в программе ЗУП 3.1.
Обратите внимание - не насколько правильно заполнен отчет, а насколько значения его показателей соответствуют данным в программе.
Такая проверка полезна, если вы принимаете дела от предыдущего бухгалтера, когда устраиваетесь на новую работу (или же вы главбух, и хотите проверить бухгалтера расчетной группы по зарплате).
Если показатели отчета не соответствуют данным в программе, то либо отчёт исправляли вручную (подгоняя суммы под представление бухгалтера о том, как правильно), либо исходные данные были изменены после формирования отчёта.
Конечно же, в идеале исходные данные должны быть корректные, и отчет должен соответствовать этим данным. Тогда руководитель организации может спокойно ставить под отчётом подпись о том, что он подтверждает достоверность и полноту сведений.
Теперь о том, как всё проверить нашим внешним отчетом
Ссылка на демо-версию внешнего отчёта будет в конце статьи, качайте, пробуйте у себя.
Откройте отчет и выберите вариант "Свод ошибок по выплатам, проверочному расчету, отчёту 6-НДФЛ". Под картинкой будут рекомендации, как правильно установить параметры отчёта.
Рекомендации по установке параметров:
Организация - тут все понятно, выбираем организацию, если у вас их несколько (если одна - автоматически она и подставится).
ИФНС - подставляется основная регистрация в ИФНС (которой соответствует ОКТО/КПП для отчёта). Если флажок рядом с ИФНС не установлен, будут проверены отчеты по всем ИФНС выбранной организации.
Проверка аванса - ставим значение "нет", т.к. проверяем регламентный отчёт после начисления и выплаты зарплаты за последний месяц квартала;
Показать все контрольные точки - на ваше усмотрение. Если выбрано "нет", то будут показаны только те контрольные точки, в которых выявлены ошибки. если выбрано "да", увидите вообще все контрольные точки, даже если ошибок по ним не выявлено (и возможно, будете впечатлены их количеством).
Прочие параметры (до списка проверок) не устанавливать и флажки напротив них не ставить.
В списке проверок отметить строки 1,2,3 и 5.
Проверка с кодом 4 в 2023 году не работает - так как ФНС перешла на новый формат выписок. И это нас не радует, потому что ещё в 2022 году мы могли сравнить выписку из ИФНС и отчёты за прошлые кварталы в программе - и таким образом понять, видит налоговая тот же отчёт за прошлый квартал, что в программе или нет.
Это была очень полезная функция, так как нет смысла сдавать отчёт за текущий квартал, если у вас программе данные не соответствуют тому, что видит налоговая - сначала неплохо бы разобраться, почему так получилось и исправить ситуацию.
Проверки с кодами 6 и 7 не работают по той же причине. И тоже жаль, потому что в 2022 году мы могли сравнить раздел 1 формы 6-НДФЛ с уплатами по выписке и понять, будет ли долг перед ФНС на конец отчётного периода.
Теперь нужно переключиться на вкладку "Источники удержанного налога", она располагается рядом со списком проверок. Здесь мы видим отчёты 6-НДФЛ, уже подготовленные в программе.
Если список отчётов пустой или неполный, нужно подготовить их в окне "1с-Отчетность", а потом вернуться в наш внешний отчет на эту же вкладку и нажать кнопку "Обновить":
Параметры отчёта установлены, нажимайте кнопку "Сформировать".
Для этой статьи была подготовлена демо-база, в которой начисляли и выплачивали зарплату с января по июнь 2023 года, без каких-либо проверок после начисления и перед выплатой.
В январе моделировали ситуацию с несвоевременной датой выплаты аванса, далее (и это рассматривали в прошлой статье) - аванс больше зарплаты, а потом "как считала программа".
В результате из 67 контрольных точек были выявлены ошибки по 52, из них 27 ошибок выплаты, а остальные относятся к проверочному расчёту НДФЛ. При этом ошибок показателей 6-НДФЛ не выявлено, значит, заполнение отчёта 6-НДФЛ соответствует исходным данным в программе (хотя они требуют исправления).
Как читать результат проверки
Поскольку проверок достаточно много, и все они разноплановые, нужно было придумать такую структуру печатной формы, чтобы отразить результаты всех проверок в одном месте.
Поэтому результат проверки выглядит как достаточно узкий по горизонтали отчет, но высокий по вертикали, и содержит четыре основных уровня:
- Раздел проверки
(например - "Свод ошибок", или "Проверочный расчет НДФЛ", или "Ошибки выплаты", или "Показатели раздела 2 формы 6-НДФЛ" и так далее); - Группа показателей внутри раздела
например, для раздела "Проверочный расчет НДФЛ" - подразделы о доходах, примененных вычетах, исчисленному НДФЛ, удержанному НДФЛ; - Показатель - внутри группы показателей - например, код примененного вычета в подразделе проверки примененных вычетов;
- Расшифровки показателя - может детализировать суммы внутри показателя по ФИО или документам начисления/выплаты.
Результат проверки указывает на выявленные проблемы. Это как пульт управления, на котором загораются лампочки. Лампочка горит - нужно разбираться, используя другие приборы (в ашем случае - другие варианты этого же отчёта).
Если по итогам проверки ни одна "лампочка" не горит, то у вас все хорошо, исходные данные в порядке, показатели отчёта 6-НДФЛ тоже, и его можно сдавать.
А вот если "лампочка горит" - сначала нужно устранить проблему. На картинке ниже показано, где именно ошибки зачёта аванса при начислении зарплаты привели к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом, и на какую сумму.
Так как налоговый учёт отличается от бухгалтерского, то и отчёт 6-НДФЛ будет недостоверным, и сдавать его до устранения проблем не нужно.
Особенности проверки показателей 6-НДФЛ
Наша проверка обрабатывает 6-НДФЛ не только за текущий квартал, но и все прошлые отчёты, начиная с 1 квартала.
В разделах 1 и 2 по каждому коду показателя получаем три его значения:
- Из заполненного отчёта 6-НДФЛ;
- Если бы мы нажали кнопку "Расшифровать" в форме отчёта 6-НДФЛ;
- Как бы мы его заполнили этот показатель по проверочному расчёту.
Три эти значения мы сравниваем между собой и по итогам сравнения делаем выводы.
[1] и [2]: значение показателя в 6-НДФЛ отличается от значения, полученного по кнопке "Расшифровать" - либо отчет исправлен вручную, либо исходные данные в программе поменялись после заполнения отчета.
[1] и [3]: значение показателя в 6-НДФЛ отличается от значения, которое бы мы поставили по итогам проверочного расчёта - те же выводы, что в предыдущей проверке, плюс возможность ошибочного заполнения со стороны 1с.
Пример ошибочного заполнения: вычет на ребенка предоставлен в июне, но за месяц налогового периода июль, и сумма такого вычета учтена в отчете, а сумма дохода нет, в итоге по контрольным соотношениям можно сделать вывод, что сумма исчисленного налога за полгода неверная. Это пример из практики.
[2] и [3]: значение по расшифровке отличается от значения по проверочному расчёту. Может указывать как на ошибку заполнения 1с (см.предыдущий случай), так и на разницу в методиках заполнения показателей отчета.
Особенность сравнения расшифровки и проверочного расчета в том, что мы можем видеть детализацию по ФИО и документам начисления, а это даёт возможность проверить уже конкретного сотрудника и принять решение, какой вариант заполнения показателя верный.
Чтобы показать, как выглядит в нашем отчёте такое отклонение, вручную исправили значение показателя 140 в отчете за 2 квартал, проставили сумму 31 000 (правильная сумма - 31 844).
На картинке видим, что в отчёте проставлена сумма 31 000, а сумма по расшифровке 31 844. Это говорит о том, что если отчет перезаполнить, то в него встанет правильная сумма из расшифровки. Вывод - отчет правили вручную.
Что мы получаем в результате проверки
Буквально за несколько минут мы можем оценить, готовы ли мы сдавать отчёт 6-НДФЛ сразу, или сначала понадобятся исправления.
Делаем выводы, насколько правильно были проведены выплаты, а также исчислен и удержан НДФЛ. Если есть ошибки - сначала нужно их устранить, и только потом заполнять 6-НДФЛ.
Затем проверяем показатели отчета за текущий квартал и за прошлые кварталы с начала года. Проверка покажет, насколько данные в программе соответствуют показателям отчёта.
Раздел 2 заполняется нарастающим итогом, поэтому его проверяем всегда только за последний отчётный квартал и следим за тем, чтобы значения в отчете совпадали с значениями по расшифровке и проверочному расчету.
Если в Разделе 1 за прошлые кварталы видим, что показатели отчета отличаются от расшифровки или проверочного расчёта - сначала разбираемся, почему так получилось. Возможно, в данные программы внесены исправления, а корректировки отчёта не подавали.
Пока не решили проблемы прошлых кварталов, не проверяем раздел 1 текущего квартала.
Отчет подписываем и отправляем только после того, как разобрались с ошибками в исходных данных, проверили и сдали корректировки прошлые кварталы (если это необходимо), а в текущем квартале показатели отчета совпадают с расшифровками и проверочным расчётом.
Вспоминаем заголовок статьи
Как руководителю понять, может ли он подписать отчёт 6-НДФЛ и гарантировать достоверность и полноту сведений
Очень просто. Нужно сформировать наш отчет, и если руководитель (или главбух) видит вот такую картинку, то отчёт можно отправлять:
Если же ошибки выявлены, нужно оценить их влияние на отчёт 6-НДФЛ, при необходимости исправить и только потом отправлять.
Заключение и ссылка на проверочный отчёт
Мы познакомили вас с нашим опытом подготовки и проверки отчёта 6-НДФЛ.
У нас в отделе ведения учёта более 40 баз, и без такого инструмента мы либо не смогли бы проверить отчётность на высоком уровне, либо делали бы это очень долго.
По нашему опыту, сдача 40 отчетов занимает не более 2 часов, при условии, что ошибки не выявлены (а их обычно и нет, так как все проверки мы выполняем до отчетного периода, и ошибки устраняем сразу же).
При этом значительная доля из этих 2 часов - работа с электронными подписями, а создание отчетов, их проверка, выгрузка и загрузка в СБИС занимает гораздо меньше времени.
Работа почти полностью автоматизирована, у нас есть еще инструмент пакетной работы с базами ЗУП, но про это как-нибудь в другой раз.
Ссылка на демо-версию проверочного отчёта (демо будет работать до 31 июля 2023).
Кому еще может быть полезен проверочный отчет
- Руководителю или главбуху- чтобы быстро оценить, можно ли отчёт подписать;
- Прием/передача дел новому бухгалтеру - чтобы оценить, что нового бухгалтера ждет в будущем;
- Бухгалтерской компании, которая занимается ведением учета у своих клиентов - чтобы повысить качество вашей работы.
По вопросам приобретения проверочного отчёта или получения платных консультаций обращайтесь в комментарии телеграмм-канала или на электронную почту ndfl_6@magistr22.ru
Традиционное пожелание - задавайте вопросы, комментируйте, высказывайте пожелания. Также подписывайтесь на наш телеграм-канал https://t.me/ndfl_6
