Кто сталкивался с договорной работой, то знает, что есть две крайности. В первом случае никто не смотрит текст договора и молча подписывает. Во втором случае договор может с первой до последней буквы быть изменен и согласовываться месяцами.
Предприниматели не любят бумажки и делают все, чтобы избежать согласований. По этой же причине договоры подписываются как есть. Опытные и мудрые руководители делегируют эти задачи юристам, что делает согласование комфортнее, но все равно долгим.
В заметке объясню причины долгих согласований и как сократить время согласования.
Подпишись на канал, чтобы не пропускать полезные советы от юриста, который работает с предпринимателями.
Согласовывать договор долго это нормально
Бизнес спешит зарабатывать денег, в среднем не видит ценности в договорах и ожидает быстрого подписания документов. Эти факторы искажают представления бизнесменов о договорном согласовании. Особенно касается компаний, которые не сталкивались с крупными заказчиками, покупателями. Поверьте, когда я согласовывал договор поставки с яндексом, никто со стороны яндекса не пшикал со словами "Куда вы со своим протоколом? Давайте уже подписывайте", все эту процедуру воспринимали нормально и тратили времени столько, сколько нужно.
Этапы согласования
Согласование договора условно можно поделить на 4 этапа: изучение, сравнение, прогнозирование, решение.
На первом этапе мы ознакамливаемся с текстом, ставим вопросы по условиям которые непонятны, адресуем их контрагенту и применяем их к себе, чтобы понять на сколько они подходят. На втором этапе мы сравниваем условия договора с условиями сотрудничества, которые проговорили устно. На третьем этапе анализируем условия через призму будущего сотрудничества и определяем необходимость правок в договоре для удобства будущего сотрудничества.
Этапы проходят параллельно, но могут приостанавливаться, чтобы получить дополнительную информацию. Иногда необходимо уточнить что-то у контрагента, чтобы правильно понять условие и оценить его объективно. Условия знаете ли пишут обычные люди и могут простые вещи написать сложными словами, что требует обратиться к автору за объяснениями. Не редко привлекаются сотрудники компании, которые непосредственно будут исполнять договор и нужно получить их экспертное мнение по условиям. Я это иллюстрирую, чтобы было понимание – время порой приходится потратить и нужно это воспринимать как обычную часть процесса.
На последнем этапе, когда мы собрали всю информацию и сформировали представление о будущем сотрудничестве, принимается решение. Этапы перед этим как раз помогают понять что делать с договором, а главное в каком объеме. Если принимается решение вносить правки в договор, то согласование продолжается и готовится позиция с условиями для контрагента на его договор.
Как видите нельзя однозначно сказать, что каждый договор должен быть согласован быстро или наоборот согласовываться долго. Все будет зависеть от конкретной ситуации. Время в каждом случае будет потрачено столько, сколько требует ситуация. Согласование может затягиваться, но часто это зависит от получения информации, т.е. на сколько быстро происходит коммуникация.
Ускорить согласование реально
Рассмотрим пару приемов как мы в компании ускоряем согласование для наших клиентов.
За счет восприятия
Давайте не будем забывать, что договор это текст. Как бы коллеги не пытались противиться, но работа с текстом должна быть удобной. Один из факторов, который помогает осваивать содержание договора, это скорость восприятия.
Скорость восприятия зависит от верстки документа, сложность языка текста, количества лишних условий. Если про верстку и язык текста я уже неоднократно писал, то про лишние условия стоит рассказать подробнее.
В договорах часто встречаются условия, которых там может не быть или которые написаны по несколько раз. Чем больше таких пустых условий, тем больше тратится времени на прочтение документа. Читать такие условия необходимо, никогда не знаешь, что тебя ожидает в документе, а время тратится.
Юристы любят писать "наверняка" и повторяют по их мнению важные условия по несколько раз. С первого раза не поймут, сейчас еще раз повторим и усилим магией юридической условие. Нет, это не так работает. Важно уметь оптимизировать текст, чтобы адресат не пробирался через кучу пустых условий до важных. Физически приходится долго листать документы, искать среди них нужные условия.
Условия, которые есть в законе, тоже утяжеляют документ, делают его больше и никакой пользы не несут. Иногда контрагенты начинают их исключать, тратить на это время, но непонятно зачем. Если уберем условие из текста договора, в законе оно же остается, не перестает работать. С одной стороны утяжеляет документ, с другой стороны триггерит контрагента убрать его. В обоих случаях тратится ценное время.
Да, иногда нужно перенести условие из закона, но это должно быть обоснованно. Я иногда выявляю для своих клиентов закономерности у их контрагентов и в договоре отражаю положения закона. Если их не будет, то они сами начинают их предлагать. Чтобы не тратить время при согласовании, в договор внедряется условие.
За счет коммуникации
Коммуникацию многие не дооценивают и молча перебрасываются правками. Как показала практика, это затягивает время согласования.
Когда нас клиент привлекает для согласования мы сразу начинаем собирать информацию с клиента. Важно получить вводные у клиента, чтобы оценивать условия в контексте, без отрыва от будущего сотрудничества с его контрагентом.
Мы задаем вопросы к контрагенту клиента и уточняем содержание условий. Дожидаемся ответа контрагента и при наличии важной для ситуации информации уже определяем объем работы, можем ответить на вопросы клиента.
Перед подготовкой правок уточняем в каком формате нужно их делать, чтобы удобно было всем участникам работать с ними. При их подготовке оставляем комментарии и объясняем почему мы делаем такую правку.
Такая непрерывная коммуникация при помощи разных инструментов помогает быть в диалоге, давать информацию контрагенту, чтобы твои правки правильно поняли. Иначе может выйти глухой телефон, который никто не захочет поднимать и проще во всех правках будет отказать, чем в них разбираться.
Помните, что согласование это обоюдный процесс и он зависит от всех участников. Относитесь к нему адекватно и не думайте, что ваши правки обязательно примут, дайте своему контрагенту выразить мнение, обсудить их. Это часть процесса, как и ваши правки на его договор.
По ссылке ниже можно прочитать про важность разработки понятных договоров и прочесть примеры работ:
Подпишись на канал и поставь лайк :)