Документы компании — это гарантия и подтверждение правильного ведения бизнеса. Если случилось так, что документы были утеряны или уничтожены, необходимо в срочном порядке начать процесс их восстановления.
Для начала необходимо оценить масштаб проблемы. Проверьте весь ваш архив и определите, какие конкретно документы были утрачены и какая информация отсутствует. Это позволит определить, какие действия требуются для восстановления или замены утраченных документов.
Не забывайте, что ответственность за правильное хранение документации компании лежит на плечах директора. И если будет подтвержден факт, что документы хранились не должным образом, что и привело к их потере или уничтожению, на директора будет наложен штраф по статье 15.11. КоАП.
В ней говориться, о нарушениях сроках хранения и преждевременном уничтожении документов.
Штраф за такое нарушение составляет до 3000 рублей.
Сообщить об факте утраты документации
Как только был обнаружен факт утери документов, необходимо написать заявление руководству с информацией, какие документы считаются утерянными.
Необходимо своевременно информировать заинтересованные стороны, такие как бухгалтеры, аудиторы, налоговые органы и другие релевантные учреждения.
После составления соответствующего документа, руководитель создает комиссию, которая должна будет провести расследование и объяснить утерю документов.
Составить список утраченных документов
По окончании расследования комиссией и установления причин происшествия, она составляет подробный список (акт) всех утраченных документов и их содержимого.
Лучше также указать, какие данные были в этих документах, чтобы иметь полное представление о том, что необходимо восстановить.
Проверить возможность восстановления
Прежде чем приступать к непосредственному восстановлению, надо понять, а что восстановить получиться, а что восстановлению не подлежит.
Для этого лучше связаться бухгалтерами, адвокатами или консультантами по бухгалтерии, чтобы узнать, есть ли возможность восстановить утраченные документы.
Они могут предложить советы и руководство по дальнейшим действиям.
Восстановление документов
Приступая к восстановлению документов вам придется обратиться в различные органы за помощью.
Это может включать запрос копий документов у соответствующих организаций, восстановление бухгалтерской отчетности, повторное составление договоров и других необходимых документов.
- Так, например, налоговая может вам предоставить копии бухгалтерской и налоговой отчетности.
- В банке, с которым вы работаете, возьмите выписки по счетам.
- А у ваших контрагентов запросите первичные документы бухгалтерского учета.
Важно! Всю переписку с вашим контрагентами, где ведете разговор о восстановлении документации, необходимо сохранять!
Обеспечение безопасности в будущем
Чтобы в дальнейшем такой ситуации больше не повторялось, разработайте стратегию и политики. Это может включать:
- улучшение систем хранения документов
- резервное копирование данных
- использование электронных систем учета и другие меры безопасности.
Уведомление заинтересованных сторон
После восстановления документов и принятия мер по предотвращению повторных утрат, обязательно уведомите все заинтересованные стороны о проведенных мерах и изменениях в системе учета и хранения документов.
А также не забудьте, что после восстановления всех документов, надо снова сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность, пересчитать налоги.
А если вы сами не хотите заниматься столько трудоемким процессом, как восстановление документации, можно нанять бухгалтерскую компанию. Она сама изучит все документы, которых не хватает и обратиться во всех необходимые органы для их восстановления.
«Столичная Бухгалтерская Корпорация» предлагает помощь с восстановлением бухгалтерского учета и всей утерянной документации, даже в случае, если ее у вас никто до этого не вел.