Кассовая книга представляет собой документ, в котором содержится вся информация о движении наличных денежных средств в организации. Все записи в кассовые книги производятся на основании приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров. У малого бизнеса возникает вопрос: нужно ли вести кассовую книгу для ООО и ИП на УСН. Ответ узнайте в статье.
Кассовая книга для ООО и ИП на УСН
Скачать образец заполнения кассовой книги (КО-4)Скачать
Налоговики усилили контроль за кассовыми нарушениями. Инспекторы отрабатывают новое задание управлений. Узнайте, к кому придут, в каких регионах чаще наказывают и есть ли шанс отменить штрафы.
Организации, которые проводят операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу.
Индивидуальным предпринимателям вести кассовую книгу не обязательно. Это связано с тем что все ИП не зависимости от применяемого режима налогообложения ведут учет доходов и расходов (или только доходов) (пп. 1 п. 1 ст. 227, п. 8 ст. 346.5, ст. 346.24, п. 1 ст. 346.53 НК РФ).
ИП по своему усмотрению может вести кассовую книгу, законодательство этого не запрещает. Ведение книги позволит систематизировать и контролировать движении наличных денежных средств. Кроме того, периодически с кассы производится выдача наличных сотрудникам (это может быть подотчет или заработная плата). В этом случаи ПКО и РКО будут являться документами, подтверждающими взаиморасчеты с сотрудниками. Если в дальнейшем ИП примет решение не вести кассовую книгу, достаточно издать приказ о прекращении.
Не смотря на то что для ИП предусмотрен упрощенный способ ведения кассовой дисциплины, они должны соблюдать лимиты при расчете наличными с организациями. Расчет наличными по одному договору с ИП или ООО не должен превышать 100 000 руб. Штраф за несоблюдение лимита расчета наличными для ИП - 4 000 - 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Кассовая книга ООО на УСН
Обязанность ведения кассовой книги появляется у организации на УСН с того момента, как только в компании возникают операции с наличными денежными средствами.
В организациях ведением кассовой книги занимается сотрудник, на которого возложена это обязанность. Чаще всего это кассир или в случаи отсутствия такой должности в штатном расписании компании может быть бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель общества.
Если у общества есть обособленные подразделения, то они самостоятельно ведут кассовые книги в том же порядке что и головная организация. После чего передают копии листов книги в организацию.
В то же время, если обособленное подразделение не хранит у себя наличные денежные средства и в конце рабочего дня передает их в кассу головной организации – то ведение кассовой книги не обязательно.
Наличку из кассы опасно выдавать направо и налево. Вначале выясните, откуда поступили деньги и на что их можно потратить. В журнале «Упрощёнка» опубликован видео-урок, который научит вас правильно выдавать деньги.
Перед вами четыре мини-истории. Внимательно посмотрите видео и решите, как бы вы поступили на месте бухгалтера Ирины Юрьевны. Попробуйте ответить правильно на 4 вопроса из четырех. Если не получится — не страшно. Мы подскажем, в чем ошибка и как поступать правильно.
Смотрите урок в статье журнала «Упрощёнка»
В кассовую книгу можно вносить исправления. Для этого надо зачеркнуть неверные данные и вписать достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим.
Теперь у компаний стало больше обязанностей, связанных с подотчетными. В то же время упростили требования к заявлению и приказу на подотчет. С учетом поправок измените три документа, если выдаете деньги на командировки или хозрасходы.
Скачать образец заполнения кассовой книги (КО-4)Скачать
Основные правила ведения кассовой книги
1. Кассовая книга имеет унифицированную форму N КО-4. Бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
2. Книгу заводят в начале года и заканчивают в конце.
3. Формат ведения кассовой книги (бумажный или электронный) организация выбирает самостоятельно.
4. Бумажную книгу разрешается заполнять чернилами или шариковой ручкой.
5. Заполняется книга только за день, когда были операции с наличными денежными средствами.
6. Все операции в книге создаются на основании ПКО и РКО.
7. В конце каждой странице проставляется подпись кассира и бухгалтера, который проверяет кассовую книгу.
8. Срок хранения кассовой книги и кассовых документов составляет 5 лет. Хранение кассовой книги должен организовать руководитель (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У)
Форматы ведения кассовой книги, кассовая книга на бумаге от руки
Изготовленную типографическим способом кассовую книгу, рекомендуется прошить и пронумеровать в начале использования. Это позволит в дальнейшем избежать некорректного отражения данных, т.к. прошитые листы нельзя вырвать, заменить и т.д.
Лист кассовой книги состоит из двух частей. Первая часть – это неотрывной лист. Он заполняется чернилами или шариковой ручкой. Вторая часть заполняется через копирку, одновременно с заполнением первой части. В конце рабочего дня вторая часть передается вместе с ПКО и РКО в бухгалтерию.
Кассовая книга в электронном виде
Возможны два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.
При первом варианте кассир в течении рабочего дня заполняет книгу в электронном формате. По окончанию рабочей смены распечатывает листы кассовой книги в двух экземплярах и ставит свою подпись. Первый экземпляр вместе с ПКО и РКО передается на проверку бухгалтеру. В свою очередь, бухгалтер, после проверки, проставляет свою подпись на первом и втором экземпляре книги и второй экземпляр передает обратно кассиру.
Распечатанная в электронном виде кассовая книга, в конце года должна быть прошита и пронумерована.
Ведение кассовой книги в электронном виде возможно также с помощью бухгалтерских программ (1 С 8.3, сервисы сдачи электронной отчетности и т.д.).
Особенностью ведения книги в таком формате является то, что её заверяют усиленной электронной подписью.
Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Усиленная ЭЦП является самым защищенным видом электронной подписи. Подписанный электронный документ, согласно п.1 ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», равнозначен бумажному.
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумаге.
Принимая решения вести кассовую книгу в электронном виде, следует обеспечить защиту документов от незаконного доступа и потери информации (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
Внесение исправлений в кассовую книгу
Вносить изменения в кассовую книгу, после того как ответственное лицо подписало её ЭЦП – запрещено (абз. 3 п. 4.7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если книга в бумажном формате (оформленная от руки или с помощью специализированных программ) – изменения вносить разрешается. При внесении корректировки необходимо указать ФИО и подписи кассира и бухгалтера, а также внести запись «Исправленному верить» (п. 27 Федерального стандарта N 256н).