1. Выпустить приказ о командировке
Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании.
Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.
2. Выдать сотруднику аванс
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, перед поездкой работодатель должен выплатить сотруднику аванс для компенсации расходов на проезд и проживание, а также суточные для оплаты дополнительных расходов в командировке.
Суточные начисляются за каждый день, проведенный в командировке. При этом максимальная сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок.
3. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета
В журнал заносят ФИО командированного специалиста, место назначения (название организации и адрес).
4. Заполнить табель учета рабочего времени
Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.
5. Оформить авансовый отчет по форме АО-1
В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции). Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит собственные и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.
7. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты
Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде