В статье мы покажем вам дополнительные отчеты в программе 1С:ЗУП, с помощью которых можно проверить корректность заполнения 6-НДФЛ.
Для проверки раздела 1 в программе 1С:ЗУП есть соответствующий отчет – "Проверка раздела 1 формы 6-НДФЛ".
Мы дополнили настройки отчета для полноты данных, он представлен на скриншоте ниже.
Что теперь здесь можно увидеть?
- Срок перечисления – периоды, которые указываются в разделе 1 6-НДФЛ;
- Какие ведомости у нас попали в период и доход по месяцам.
Соответственно, данные отчета и раздела 1 6-НДФЛ можно сравнить – в примере все суммы в них совпадают.
Касательно проверки раздела 2 6-НДФЛ, в программе 1С:ЗУП есть отчет "Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками".
Однако в этом отчете возникает сложность при анализе данных. Например, месяц взаиморасчетов – январь, это календарный месяц, а месяц налогового периода состоит из двух – январь и февраль.
Внесем изменения в расширенной форме настроек отчета на вкладке "Структура", поменяв местами "Месяц налогового периода" и "Период расчетов".
Сформируем отчет.
Такая форма удобнее для анализа. Соответственно, сложив суммы по месяцам налогового периода, можно проверить раздел 2 формы 6-НДФЛ.
Также из этого отчета по регистратору можно посмотреть, какие начисление учитываются по взаиморасчетам.
Кроме того, для проверки раздела 2 6-НДФЛ мы настроили отчет "Анализ НДФЛ по месяцам по кодам дохода". Здесь в столбцах учитываются месяцы налогового периода.
Данные отчета и расшифровки 6-НДФЛ можно сравнивать и проверять.
Также настроили отчет "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику". В нем доходы отражаются не по кодам доходов, а по документам.
Слева в колонке учитываются календарные месяцы, а в столбиках идет расшифровка по налоговым периодам.
Важный нюанс: для корректного заполнения первого раздела исчисленный и удержанный налог должны быть равны. В отчете "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику" можно проверить совпадение сумм по колонкам "Исчислено всего" и "Удержано всего".
При выплате аванса обратите внимание: если дата документа больше, чем планируемая дата выплаты, то НДФЛ встанет в зарплату. На границе периодов это может привести к ошибкам в форме 6-НДФЛ.
Таким образом, можно проанализировать, где возникла неточность и исправить ее.
При этом, как проверить исчисленный налог? У нас есть отчет "Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками". Сюда добавили колонки "Исчислено" и "Исчислено (разница с расчетным)".
Отчет нарастающим итогом показывает начисленный доход, сумму вычетов (если они есть), исчисленный налог, а также разницу с расчетным. Это значит, что в момент формирования отчета программа рассчитывает НДФЛ за указанный период и сравнивает его с уже рассчитанным – отражается в колонке "Исчислено (расчетный)".
Если отклонение небольшое, например, рубль или два, то не страшно – программа может округлить результат в другую сторону, считая не нарастающим итогом, а отдельно за каждый месяц. Но если разница большая, то это сигнал, что у сотрудников что-то рассчитано неправильно.
Мы рекомендуем сформировать такой отчет перед выплатой зарплаты и проверять НДФЛ, поскольку если исчислено неправильно, то и по удержанному налогу также пойдет ошибка.
Полезная статья? Подписывайтесь на нас ВКонтакте, там еще больше полезной информации для бухгалтеров: https://vk.com/softbalance_its
Чек-лист что нужно проверять перед составлением 6-НДФЛ
Подводя итог, приведем чек-лист: что нужно проверить перед составлением 6-НДФЛ?
- Все ли доходы бухгалтерского учета попали в учет по НДФЛ;
- Правильно ли отражены доходы в учете по НДФЛ. Например:
— Зарплата за вторую половину марта 2023, выплаченная в апреле – доход апреля 2023;
— Отпускные за апрельский отпуск, выплаченные в марте 2023 – доход марта 2023.
- Верно ли равенство: Доход • База х Ставка = Налог исчисленный;
- Соответствует ли удержанный налог исчисленному налогу:
— Налог удержанный = Налог исчисленный – Авансы по патентам + Возвращенный налог
- Соответствуют ли суммы в Уведомлениях по НДФЛ суммам в разделе 1 6-НДФЛ.
Статья Рекомендации по расчету в 1С:ЗУП НДФЛ с аванса в 2023 году
Статья Рекомендации по расчету в 1С:ЗУП НДФЛ с заработной платы в 2023 году