Здравствуйте, друзья! Если размер вашего почтового ящика в Outlook приближается к лимиту, то вам будет полезна эта инструкция.
Настройка архива почты поможет освободить место в основном почтовом ящике, и перенести неактуальные данные в файл архива.
Общие рекомендации сохранения почты в файл были даны ранее в этой статье:
Рассмотрим, как использовать встроенные средства Outlook, чтобы автоматизировать создание и поддержание почтового архива.
***
Добро пожаловать на канал #мудрости. Не забудьте подписаться, чтобы не пропускать новые публикации. Комментируйте! Читателям и автору важно ваше мнение!
***
Настройка архивации почты
В меню «Файл» переходим в пункт 1. Средства очистки (1) -> Архивировать… (2)
1. Выберите опцию «Архивировать эту папку и все вложенные папки». Перейдите на самый верхний уровень почтового ящика.
2. Установите дату, до которой элементы нужно перенести в архив. Укажите где будет размещаться файл архива, кнопкой «Обзор»:
3. Укажите папку, которую будет легко найти в случае необходимости. Например: Документы ➡ Файлы Outlook:
Помните! Файл архива располагается на диске и может быть случайно стёрт или потерян. Берегите его и делайте резервные копии!
Ручную архивацию с помощью кнопки «Архивировать» на Рисунке 1, вы сможете запускать в удобное для вас время. Но лучше добавить автоматики.
Настройка автоматической архивации
1. В Outlook зайдите в Файл ➡ Параметры ➡ Дополнительно.
2. Здесь найдите кнопку «Настройка автоархивации»:
3. Вдумчиво отметьте опции. Для примера, на рисунке ниже настроена Автоархивация всех элементов старше 12 месяцев во всех папках. Они будут перенесены в файл архива и удалены из основного почтового ящика.
Важно! Если ваш ящик продолжает переполняться, уменьшите параметр «Удалять старые элементы» до 6 или даже до 3-х месяцев. При этом заново проходить шаги по настройке архивации не нужно.
Команда Автоархивации будет запускаться каждые две недели, показывая вам вот такой запрос на экране. Вы сможете подтвердить архивацию или отказаться. Если не хотите, чтобы запрос появлялся в будущем - поставьте галочку «Больше не спрашивать об этом»:
Всё! Вы настроили автоматическую архивацию!
***
Как открыть и использовать созданный архив?
Чтобы видеть папки архива и иметь возможность искать в них письма, нужно «подключить» архив к Outlook.
Для этого нужно просто «открыть» файл архива из Outlook.
Нажмите Файл -> Открыть и экспортировать -> Открыть файл данных Outlook:
Учтите, что двойным щелчком открыть файл архива (.pst) из папки (как, например файл Word) - не получится.
***
Бонус! Как исключить из архивации некоторые папки
Если вы не хотите архивировать письма в конкретной папке, её можно исключить из процесса.
Зайдите в свойства папки правым щелчком мыши по ней:
…и установите опцию «Не архивировать элементы этой папки»:
Попробуйте, получилось ли?
***
Если вам понравилась публикация, поставьте лайк 👍. Поделитесь с друзьями и подписывайтесь!
Читайте также:
#компьютерныехитрости #outlook #архив #автоархивация #почта
***
✈ Телеграм Канал | 🎧 YouTube | 🎵 Канал о Музыке | 🏞 Канал о путешествиях