Первое, что нужно сделать, чтобы начать процесс подбора в компании, — сформировать заявку на найм нового сотрудника. Наш новый удобный функционал позволяет создавать и настраивать ее под требования именно вашей компании!
Заполняйте поля, согласовывайте условия со всеми заинтересованными лицами и начинайте подбор. Как это происходит? Сначала все заинтересованные лица проверяют описание заявки, а затем дополняют требования и условия и подтверждают необходимость в новом сотруднике.
Но ведь нюансов больше, как всё учесть? FriendWork подумал об этом за вас, упростил и автоматизировал весь процесс, чтобы вы ничего не упустили. Подробности ниже.
Когда может пригодиться создание заявки
Рассмотрим три частых случая из практики.
Первый — рекрутер берет заявку и начинает работать над вакансией. Через некоторое время к нему приходит нанимающий менеджер и говорит, что указанные в вакансии требования неверны, он имел в виду другие критерии подбора.
Второй — найден хороший кандидат, начинается процесс согласования. На этом этапе выясняется, что зарплатная вилка, которую компания может предложить, меньше вилки, озвученной кандидату. И теперь компания не может удовлетворить зарплатные ожидания кандидата.
И третий — сотрудника почти что наняли. Но внезапно выясняется, что планы компании изменились и человек на данную должность уже не нужен.
Согласитесь, все три ситуации довольно неприятны, и в них очень не хотелось бы оказаться. К сожалению, они происходят довольно часто, особенно в крупных компаниях.
Причиной является отсутствие процедуры согласования заявки. У нанимающего менеджера нет четкой структуры, используя которую он может указать в заявке необходимые требования к кандидату, согласовать ее со всеми заинтересованными лицами и закрепить полученные договоренности. В итоге вакансия аннулируется, меняется зарплатная вилка, сроки или требования.
Отмена вакансий — боль для рекрутеров. Сотрудники впустую тратят огромное количество времени, а ведь вместо этого можно уделять больше внимания отбору или адаптации людей, которые выходят на работу и готовы начать приносить прибыль и пользу. Рекрутеры тратят силы на вакансии, которые никогда не закроются. Компания терпит убытки, оплачивая труд руководителей и специалистов, задействованных в проведении собеседований.
Какие проблемы решает функционал
Новый функционал FriendWork позволяет компании экономить время и деньги, не сбавляя темпов развития, а также придерживаться единой процедуры согласования заявок. Если за каждым сотрудником, участвующим в согласовании заявки, закреплены обязательства по утверждению критериев вакансии, то он с большей ответственностью относится к своим задачам.
Функционал FriendWork помогает отделу подбора подать заявку по утвержденному формату компании, а значит, вся важная для подбора информация будет зафиксирована. Это существенный фактор в экономии средств и времени.
Как работает создание заявки
Мы подумали о вас и создали очень гибкую структуру создания заявки. Согласовывайте любую заявку с минимальными временными затратами. Всё это делается в четыре простых шага.
1 шаг. Нанимающий руководитель входит во FriendWork и заполняет заявку для нового сотрудника.
2 шаг. Далее он добавляет в маршрут согласования всех заинтересованных лиц и отправляет заявку, либо список согласующих формируется сервисом автоматически на основе оргструктуры компании и может быть дополнен вручную.
3 шаг. Все указанные лица получают уведомления на почту и переходят в систему для дополнения и согласования заявки.
4 шаг. Ответственный за распределение заявок создает вакансию на основе согласованной заявки. После этого начинается процесс подбора.
Возможности нового функционала FriendWork
Настройка заявки
1. Настраивайте вкладки, их описание, подзаголовки, набор, порядок и обязательность заполнения полей. Система допускает настройку названия, количества и видимости вкладок для разных ролей.
2. Добавляйте подзаголовки перед и между полями заявки.
3. Настраивайте запрет или разрешайте согласующим редактировать и дополнять заявку в процессе согласования. По умолчанию изменение заявки запрещено.
Формирование маршрута согласования заявки
1. Добавляйте несколько этапов согласования. В один этап согласования можно включить несколько согласующих. Добавлять можно сотрудников, имеющих аккаунт в системе.
2. Если необходимо, оставляйте комментарий для согласующих при отправке заявки на согласование.
3. Список согласующих может формироваться вручную или автоматически на основе оргструктуры компании.
Согласование заявки
1. Выбирайте вместо себя другого человека, если вас назначили согласующим по ошибке.
2. Изменяйте маршрут в процессе согласования. Добавляйте дополнительные этапы и согласующих.
3. Заменяйте согласующего в случае необходимости, если кто-то из согласующих долго не подтверждает заявку со своей стороны. Сделать это может только пользователь, обладающий доступом к заявке.
4. Система блокирует доступ к редактированию заявки, когда она согласована. После этого сотрудник отдела подбора создает вакансию, и начинается подбор.
3 частых вопроса о функции создания и согласования заявок во FriendWork
Вопрос: Создать заявку может любой пользователь?
Ответ: Нет. Доступ к созданию регулируется настройкой прав для каждой роли. Вы сами можете настроить, кто может создавать заявки, а кто — нет.
Вопрос: При создании заявки маршрут согласования формируется вручную?
Ответ: Он может формироваться и вручную, и автоматически. Если подключен функционал «Матрица согласования», тогда можно настроить готовый маршрут, который будет загружен при создании заявки.
Вопрос: В процессе согласования можно менять маршрут?
Ответ: Да. Вы можете менять маршрут, добавляя новых согласующих или дополнительные этапы. Этапы и согласующих можно удалять или изменять, кроме тех, что уже согласованы: они уже зафиксированы в системе.
Читайте в нашем блоге и другие материалы про функционал FriendWork. Узнайте, как работает модуль Оргструктура, или какие преимущества дает автоматическое закрытие позиций. FriendWork позволяет оптимизировать работу специалистов по подбору персонала, автоматизировать рутину и добиться действительно качественных результатов.
Оставьте заявку на демодоступ и автоматизируйте рекрутинг с помощью FriendWork! Знакомьтесь с возможностями нашего сервиса и следите за обновлениями — скоро появится еще больше полезного функционала!
