Хочу поделиться моей системой управления потоком задач. Я тех. лид команды фронтенд разработки, работаю над своим стартапом в EdTech, пишу книгу(и), много учусь и просто живу. Дело не в том, чтобы достичь чего-то любой ценой. Просто я не могу иначе, я люблю движение, рост, развитие, труд.
Я перепробовал множество разных систем и спобов организовывать свои дела и многое понял за последние несколько лет о продуктивности, выгорании, порядке и тд.
Прежде всего: нет какого-то единственного и универсального способа организовывать свою работу и жизнь. Это важно понять. Я поделюсь своей системой (шаблон в notion), но он вам не подойдет. Это я знаю наверняка. Дело в том, что система управления делами должна быть приятным и незаметным инструментом, а не бременем. Вам должно быть приятно использовать этот инструмент для организации своих дел. Как только вы почувствуете, что вас угнетает необходимость использовать его, вы встанете на первый шаг к выгоранию. Такая система должна действительно помогать вам организовать свои дела, одновременно приносить удовольствие и не требовать от вас дополнительных ресурсов на ее поддержку и использование.
Для каждого человека это будет совершенно разный набор функциональностей. Кому-то достаточно просто списка дел (даже без галочек). И это абсолютно ОК. Кому-то нужны приоритеты, группировка задач. Кому-то нужен inbox (место, куда сначала стекаются все идеи, вопросы и задачи, откуда они потом отправляются в список дел). Кому-то нужен календарь, а кому-то нет. Кому-то нужно видеть результат за день, неделю, месяц, а кому-то достаточно вычеркнутых пунктов.
Используйте только то, что помогает, но при этом не требует дополнительной когнитивной нагрузки. Неважно как полезна та или иная система, если она требует дополнительных ресурсов на использование - вы ее забросите. Это нормально. То, что создано чтобы увеличивать нашу продуктивность, не должно ей вредить.
Принципы
Прежде всего - я использую notion как программу для управления базой данных, на которой я построил всю мою систему. Это очень удобно, я покажу как это работает, но сначала о фундаментальных принципах, которые помогают мне быть продуктивным и все успевать (нет, я не все успеваю все равно). Итак, моя система это база данных в notion, поверх которой я настроил несколько страничек, показывающих только то, что нужно (например задачи на сегодня, или просроченные задачи).
Моя система построена на следующих принципах: inbox, приоритеты, автоматическая сортировка, автоматическое создание тикетов.
Inbox
Это специальная страница, на которой я могу быстро и легко создавать новые задачи. Я могу создать новую задачу просто с одним названием. Затем, во время дневного планирования, я заполню все остальные поля, определю ее приоритеты и тд. Сюда же notion автоматически добавляет повторяемые задачи для меня (зарядку, чтение, учебу и тд). Это входная точка в мою систему управления задачами. Как только я добавляю задаче дату сегодняшнего дня и выбираю статус In Progress, она автоматически оказывается на страничке Today.
Для более опытных пользователей: вы можете добавлять сюда задачи практически в любой момент с помощью мобильного приложения notion (и виджета на главном экране) или с помощью браузерных расширений, которые можно настроить чтобы создавать сюда новые задачи буквально в один клик.
Приоритеты
Я пробовал разные способы приоритезировать задачи. Но, кажется, для себя я остановился на подходе, при котором задача либо важная и срочная, либо важная и не срочная. Все остальное просто не должно попадать в список моих дел. Поэтому каждая задача в моей системе либо срочная, либо нет.
На скрине выше вы можете видеть все поля, которые я использую для моих задач (да, их самый минимум). Одно из полей Urgent это индикатор того, что задача срочная. Если задача не срочная, то она просто важная. Другие задачи я просто не хочу мониторить и фокусироваться на них.
В прошлой подобной системе я для каждой задачи определял срочность\не срочность, важность\не важность. И группировал их соответственно. Я понял что это просто усложняет саму систему и сильно перегружает меня. Ведь на самом деле гораздо проще решить срочная задача или нет, чем определять ее в двух измерениях. Поэтому все задачи в моей системе важные, но некоторые еще и срочные.
Автоматическая сортировка
На страничку Today автоматически попадают задачи, у которых поле Day это сегодня. Но самая большая ценность этой странички в автоматической сортировке.
В самом верху списка находятся срочные задачи. Затем они сортируются по важности и сложности.
Сложность - это число от 1 до 10, которое определяет насколько сложна текущая задача.
Важность - это число от 1 до 10, которое определяет насколько важна задача. Все задачи в моей системе важные, но они отличаются по степени важности.
Каждый день, когда я ставлю задачам из inbox сегодняшнюю дату, они появляются на странице Today сразу в том порядке, в котором я их должен выполнить.
Самые срочные, важные и сложные нужно выполнить в первую очередь. Я, наверное, напишу об этом отдельно - почему начинать лучше со сложного и важного.
Как только я открываю список задач на сегодня, я сразу вижу их в том порядке, в котором их лучше выполнить. Хотя, признаюсь, я не всегда следую этому порядку.
Автоматическое создание тикетов
Последняя, но не менее важная, часть моей системы - это автоматизация. У меня уже настроено несколько шаблонов, которые позволяют создавать мне новые задачи буквально в несколько кликов. Некоторые из них автоматически создаются и добавляются в мой inbox по расписанию.
Я сейчас много занимаюсь математикой на Khan Academy и английским языком с преподавателем. Поэтому создание этих задач автоматизировано. Каждый день я просто проставляю даты у этих задач, если вижу их в инбоксе.
Похожим способом можно автоматизировать создание любой задачи. Это просто вопрос необходимости и находчивости.
Шаблон
А вот и ссылка на шаблон. Просто нажмите Duplicate в правом верхнем углу и шаблон окажется в вашем notion. Не бойтесь менять что-то под себя, подстраивать, удалять и добавлять. Система должна работать на вас. А не против вас.
Искренне желаю успехов и продуктивности.