Когда бизнес растёт, тень его расширения падает на иснервленного владельца, превращая его в печальную фигуру, пытающуюся не утонуть в потоке операционных задач.
Как в бурном реке, бросаясь вперед, владелец обычно пытается перекинуть часть бремени на плечи других, привлекая руководителей и создавая сложные системы мотивации.
Но если бизнес не имеет прочного основания, о котором мы сейчас поговорим, затраты только растут, а сотрудники, путаясь в море неясных ожиданий, продолжают двигаться вперед, как бегун, встречающийся с препятствиями на своем пути. Руководитель затягивается еще сильнее, уверен, что все вокруг — лентяи и неспособные люди.
Но в чем же проблема?
Дело в том, что в 90% случаев ни один сотрудник, кроме бухгалтера, не имеет ясного представления о том, что от него требуется, где находится его сфера ответственности и какой вклад он должен внести в развитие компании.
Взятые из Интернета должностные инструкции никогда не распечатываются и не имеют ничего общего с реальностью.
Позвольте мне рассказать вам историю, о том, как я превратил обычный список обязанностей, пылящийся на полках бухгалтерии, в грандиозное шоу правил и политики, ставшее рок-звездой в мире бизнеса. Это шоу помогло мне внести порядок и установить систему в своей компании.
Какая цель?
Каждое действие и каждое принятое решение в компании должно нести конкретную и понятную пользу. Что же дает обычная должностная инструкция (далее ДИ), если она игнорируется, особенно в спорных ситуациях?
Главная задача ДИ — четко определить задачи. Каждый сотрудник в компании должен знать, за что он отвечает, чтобы определить границы своей ответственности.
Давайте вспомним популярную детскую игру "Земля", которую мы часто играли во дворе. Мы бросали ножик в песок, ограничивая свою территорию. Категорически запрещалось переступать за границы этой территории.
В бизнесе существует важное правило игры: сотрудник не имеет права вмешиваться в чужие функции без согласования с руководителем. Это нарушает принцип разделения функций и умаляет ценность ДИ.
Проблемы, когда функции не разделены в бизнесе, очевидны:
- Каждый делает все — хаос и низкая производительность
- Нет ответственных — нет виноватых
- Функции без внимания — они не выполняются вовремя и несут плохое качество Затем система мотивации рушится, работа замедляется, возникают постоянные переработки и сотрудники начинают сгорать в работе.
Когда должностные инструкции некачественные, сотрудники часто возражают: "Где это написано?", "Почему именно я?", "Это не моя работа", "Я не умею". А когда спрашиваешь, почему не выполнено, они отвечают: "Не успел", "Нет времени", "Был занят чем-то другим"...
Как должна выглядеть настоящая должностная инструкция?
В своих ДИ я перечисляю список функций и задач, за которые отвечает каждый сотрудник. Это его сфера ответственности, где он владеет ситуацией в рамках своей должности. И, конечно же, никто не должен вторгаться в эту сферу без разрешения владельца.
Это территория, где он принимает решения и несет ответственность за результаты. Здесь он самостоятельно находит пути решения и приходит к руководителю уже с готовым решением, а не с вопросом.
Если в рамках его сферы ответственности нет выполненной задачи, значит, работы нет, и, следовательно, денег тоже нет. Лично у меня так.
В ДИ также должно быть указано, какой ценный конечный продукт должен получиться при выполнении задачи.
Ценный конечный продукт (ЦКП)
Важно описать ЦКП (ценный конечный продукт) для каждой функции и должности, чтобы сравнить ожидание и реальный результат, чтобы понять, справляется ли сотрудник с поставленными задачами. Я подробно описал, за какой качественный продукт я готов платить каждому сотруднику.
Например, менеджер по продажам получает деньги не только за консультации клиентам или за совершение сделок и получение предоплаты.
Его продукт должности: успешно закрытая сделка с подписанными документами и отсутствием задолженностей, выполненная в соответствии с организационной политикой.
У монтажника кондиционеров ЦКП может быть: установленный кондиционер в течение 4 часов, клиент обученный правильной работе с кондиционером в течение 3 часов, также без задолженности.
Пример должностной инструкции
Если вам интересно, как выглядит настоящая должностная инструкция на бумаге или в онлайн-формате, вы можете скачать мой пример инструкции.
Желаю всем порядка в бизнесе и высокой прибыльности. Пусть ваша компания станет звездой на бизнес-олимпе!