Автоматизация бизнеса имеет множество преимуществ для предпринимателей. Мы уже не раз говорили о том, что это улучшит процессы, увеличит эффективность и конкурентоспособность, а также опыт клиентов и самих сотрудников. В том, какие шаги предпринять до автоматизации в 2023 году, рассказывает Максим Беляков, директор sailet.kz.
1. Определите стратегию
Ответьте для себя на вопросы:
- Нужно ли это компании?
- Понятно ли, как и куда развивать систему?
- Каким будет следующий шаг после успешного запуска?
Вы можете использовать любой удобный инструментарий для этого — от Google Docs до заметок. Главное, чтобы на выходе у вас был ясный ответ на вопрос: "Зачем именно компании нужна автоматизация сейчас?".
2. Сопоставьте с ключевыми бизнес-целями
У любого бизнеса имеются ключевые цели. Планируя автоматизировать процессы, выберите одну конкретную цель, чтобы не размывать фокус.
Например, каждый пункт — это отдельная цель:
- Сокращение издержек на х%;
- Расширение лояльности клиентов;
- Мониторинг процесса и т.д.
Частая ошибка предпринимателей — думать, что автоматизация решит все проблемы. Это не так. Автоматизацию нужно запускать, только когда основные процессы работают и бизнес не пытается выжить. Именно поэтому, сначала — стратегия, затем — остальное.
3. Структурируйте процессы
Если у вас нет информации, какой результат у процесса, какие входные данные и какой результат у каждой задачи внутри процесса — вам рано в автоматизацию.
Процессы всегда строят и контролируют люди. Системы лишь отслеживают и упрощают. Если бизнес уже вырос, пригласите аналитика, дайте задачу руководителям отделов. Но сделать это нужно обязательно. Без структурированных процессов вы получите бесконечную "автоматизацию", т.е. подрядчик растянет сроки внедрения/разработки, сотрудники будут пользоваться другими системами и т.д. Используйте любой инструментарий, который будет воспринят людьми — от корпоративной "Википедии" до BPMN. Главное, чтобы было понятно.
Часто предприниматель считает, что можно начать делать систему и по ходу построить процесс. К сожалению, так не работает. Не нужно создавать процесс "с нуля" для автоматизации. Это будут огромные издержки.
Каждый раз будет переделываться архитектура, делаться "костыли", пользователи не смогут применять систему из-за понимания, что делать и другие риски. В итоге, снова бесконечная "автоматизация".
4. Расставьте приоритеты
Предприниматель, который хочет сделать сразу все, не сделает в итоге ничего. То же самое с автоматизацией. У вас есть стратегия, структурированные процессы и конкретная цель. Расставьте приоритеты, согласно этим данным.
Например, если вы хотите автоматизировать процесс уборки складов, а цель бизнеса — оптимизация издержек на логистику, то не стоит делать систему для регистрации уборщика.
При расстановке приоритетов опирайтесь только на реальные данные. Если данных недостаточно, идите в "поля". Смотрите, как работают сотрудники. Общайтесь с ними. Погрузитесь в процесс.
5. Усиливайте сильное
Собрав информацию, вы можете проанализировать, какой из процессов максимально просто и быстро можно автоматизировать.
Не усложняйте. Протестируйте внедрение на самом прозрачном и понятном процессе, согласно приоритетам. Часто предприниматели считают, что автоматизация должна касаться сразу всей компании. Это не так. Каждая автоматизированная система собирается и внедряется по модулям. В противном случае, вы рискуете рискуете попасть в бесконечную "автоматизацию" и разочароваться.
О бесконечной "автоматизации" написано выше.
6. Изучите готовые решения
К сожалению или счастью, бизнесы не уникальны в этом мире. Часто предпринимателю не нужна персональная разработка. Попробуйте внедрить готовый продукт. Это сэкономит деньги и время на проверку гипотезы.
Персональная автоматизация (разработка) необходима, чтобы выделять/ускорять/учитывать нюансы бизнеса, т.е. ту самую уникальность. 80% процессов компании не уникальны.
Переходите к разработке/доработке, только если готовый продукт не учитывает нюансы вашей компании.
7. Заключение
Обладая полной информацией, перечисленной выше, вы по-другому посмотрите на сам процесс автоматизации. Самое важное — увидеть конечный прогнозируемый результат автоматизации и как он отразится на ключевых людях и целях.
Об этом мы подготовим следующую статью.