Часто выгодное сотрудничество с самозанятыми омрачается проблемой — получать от них нужные документы долго и сложно. Расскажем, как наладить ЭДО с самозанятыми, подробнее в статье.
Самозанятые и закрывающие документ
Самозанятые — это физические лица, которые работают на себя и платят только налог на профессиональный доход.
Самое главное для самозанятого — зарегистрировать полученный доход, сформировать чек и передать его заказчику.
Чек формируется в приложении «Мой налог» уже со всеми обязательными реквизитами, поэтому дополнительно его подписывать или заверять не нужно.
Часто перед началом сотрудничества и перед оплатой вознаграждения заказчик просит у самозанятого справку о постановке на учёт. Эту справку самозанятый также формирует в приложении. Она уже подписана электронной подписью ФНС.
Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, самозанятому не нужно оформлять никакие документы, кроме чека и справки. Их можно получить в приложении ФНС.
Но заказчику для безопасного сотрудничества с самозанятым — чека мало. Чтобы отношения с самозанятым не были переквалифицированы в трудовые, заказчику нужен договор с самозанятым.
А для учета расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю перечислили предоплату, понадобится акт.
Подробнее о закрывающих документах при работе с самозанятыми писали здесь.
Оперативно найти надежного исполнителя поможет QIWI Business. Совместно с сервисом Рабочие Руки платформа предоставляет доступ к базе исполнителей, в которой свыше 200 тысяч работников.
Зачем нужен ЭДО при работе с самозанятыми
Для самозанятого главное — получить оплату и передать чек заказчику, а заказчику еще понадобятся договор и акт.
Можно попросить самозанятого расписаться в договоре, подготовить и подписать акт, отправить документы заказным письмом по почте. Но письмо долго ждать и оно может потеряться. Кроме того, исполнитель может просто отказаться отправлять документы почтой.
Отсканированные документы и направленные по электронной почте не имеют такую же юридическую силу, как подписанные лично. Тогда на помощь приходит ЭДО.
Что такое ЭДО: преимущества и недостатки
Электронный документооборот — это обмен документами по защищённым каналам связи через специальную программу или сервис ЭДО.
Подписываются документы при таком обмене электронными подписями, которые подтверждают их легитимность и заменяют «живые» подписи.
Главные преимущества ЭДО:
- Экономия средств — не нужно тратить деньги на бумагу, оргтехнику, почтовую пересылку и хранение документов.
- Экономия времени — процесс занимает несколько минут, и не важно, где находится получатель документа.
- Защищенность и конфиденциальность — документ не потеряется при пересылке и не попадет к злоумышленникам.
- Удобство хранения — вся информация об исходящих и входящих документах хранится на серверах оператора ЭДО, где можно быстро найти нужный документ, чтобы распечатать его или переслать.
Иногда у компаний, которые рассматривает для себя ЭДО, могут возникнуть сомнения — действительно ли так нужен электронный документооборот. Из потенциальных недостатков выделяют:
- Сложность использования. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО может казаться сложным. Но достаточно изучить общие правила, чтобы начать обмениваться документами за пару минут.
- Технические проблемы. Даже если отключат электроэнергию или произойдет сбой в работе техники, за сохранность данных можно не переживать. На серверах оператора ЭДО создаются системы резервного копирования, которые позволяют восстановить документы.
- Расходы на внедрение ЭДО. Необходимо оплатить подключение, купить электронные подписи, но эти затраты будут компенсированы ускорением документооборота и оптимизацией бизнес-процессов.
Если компаний и ИП охотно переходят на ЭДО, то порой уговорить самозанятого подключиться к сервису бывает сложно.
Физлицо может не захотеть проходить верификацию данных, чтобы получить электронную подпись: делать фото, отправлять сканы документов. К тому же не все электронные подписи бесплатные.
Электронные подписи бывают:
- простые — документы подписываются по логину и паролю внутри самого сервиса;
- неквалифицированные — чтобы их сформировать, нужны специальные средства шифрования;
- квалифицированные — выдаются только платно аккредитованными удостоверяющими центрами и имеют высокую степень защиты.
Как прийти к компромиссу
Чтобы наладить ЭДО с самозанятыми, достаточно подключиться к сервису QIWI Business. Никаких дополнительных верификаций, видео с паспортом, платных электронных подписей не нужно.
QIWI Business обеспечит электронный документооборот с самозанятыми:
- Исполнитель получит доступ к электронной подписи.
- Все договоры и акты подписываются онлайн.
А если внештатников много, для выплаты достаточно загрузить реестр с их данными и пополнить счёт — QIWI Business переведёт деньги автоматически.
Способы перевода разные: на банковскую карту, через СБП или на QIWI Кошелёк. Сервис сам проверит статус самозанятого в ФНС перед отправкой и подготовит отчётные документы.
Реклама: КИВИ БАНК (АО), ИНН: 3123011520, erid: LjN8KEA15