Эффективное развитие бизнеса предполагает делегирование полномочий. Поставить подпись в договоре, принять товар, выдать займ – любое их таких действий требует подтверждения полномочий подписанта. Компания доверяет совершить эти действия своим сотрудникам или сторонним лицам, но важно, чтобы полномочия были закреплены в подтверждающих документах. Таким документом является доверенность.
В статье 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам, для представительства перед третьими лицами. Простыми словами, это документ, который дает право одному физическому или юридическому лицу действовать в интересах другого. С помощью доверенности руководство организации поручает выполнение функций доверенному лицу, а также возлагает на него определенную часть своих полномочий.
Форма совершения доверенности
- Доверенность в нотариальной форме
- Доверенность в простой письменной форме
- Доверенность в машиночитаемой форме
Согласно Гражданскому кодексу, нотариальные доверенности необходимы для сделок с государственной регистрацией (например, установление ограниченных вещных прав на имущество компании), нотариальной формой (например, регистрация юридического лица), а также для распоряжения правами, зарегистрированными в государственных реестрах (к примеру, на заключение договора купли-продажи недвижимости).
Если доверенность удостоверена нотариально, ее подлинность можно проверить на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты.
Во всех остальных случаях организациями используется простая письменная форма доверенности в виде распечатанного текста. Главное требование такой доверенности – это ее удостоверение руководителем, уполномоченным на ее оформление учредительными документами организации.
Машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность или МЧД – это доверенность в электронной форме, которая подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
Вступившими в силу требованиями законодательства изменен порядок оформления электронных подписей на сотрудников организации. Раньше такие подписи оформлялись с указанием юридического лица, от имени которого действовал подписант. Сейчас КЭП сотрудник получает как физлицо, а полномочие на подписание электронных документов оформляются именно машиночитаемой доверенностью. Собственно говоря, тот же порядок, что и с личными подписями, и доверенностями на бумаге.
Срок действия МЧД не привязан к сроку действия электронной подписи и указывается составителем непосредственно в доверенности. Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель организации может отозвать МЧД в любое время.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У нее есть специальный формат и установленное содержание. Благодаря этому сведения из машиночитаемой доверенности информационные системы считывают автоматически.
Использование МЧД станет обязательным с 31 августа 2023 года
Порядок выдачи доверенности
Доверенность может быть выдана уполномоченным законом или учредительными документами организации физическим или юридическим лицом. Если в учредительных документах упомянуто несколько лиц, которые совместно наделены полномочиями, то все они должны подписать доверенность.
Выделяют следующие обязательные реквизиты доверенности, выданной юридическим лицом:
- Дата оформления документа
- Место оформления документа
- Реквизиты организации (доверителя) и сведения о ее руководителе
- Личные данные представителя (паспортные данные, адрес регистрации)
- Перечень полномочий, которые может иметь представитель. В зависимости от объема полномочий представителя условно выделяют три вида доверенности: разовую, специальную и генеральную.
- Срок действия. Если срок не указан, доверенность сохраняет свою силу в течение года со дня ее совершения
- Наличие или отсутствие у представителя права передоверия полномочий иному лицу
- Сведения о лице, удостоверившем документ
- Личная подпись руководителя доверителя
Порядок отзыва доверенности
Иногда возникают случаи, когда доверитель принимает решение об отзыве доверенности, например, при утрате доверия или при прекращении договорных отношений. Для прекращения действия доверенности достаточно выраженной воли лица, выдавшего ее, и проведения процедуры в соответствии с законодательством.
Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано оповестить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность. Об отмене доверенности может быть сделана публикация в официальном издании, в котором размещаются сведения о банкротстве. В этом случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована.
Другим способом оповещения является внесение сведений об отмененной доверенности в реестр распоряжений об отмене доверенностей с условием, если этот документ был оформлен в простой письменной форме. Доверитель или его представитель может отменить доверенность, направив заявление в электронной форме, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью, через портал notariat.ru, либо посетить нотариуса лично.
По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники, обязаны немедленно вернуть доверенность.
Таким образом, доверенность, хоть и широко применяемый, но требующий особого внимания документ. При ее составлении нужно соблюдать все требования законодательства, чтобы избежать неприятных ситуаций.