Чем он полезен? И как правильно его произвести?
Анализ даёт нам возможность посмотреть на деятельность компании со стороны, даже мятые бумажки с записями (накопленные за время работы) могут дать нам следующее понимание:
- какая информация нам необходима для ведения дел;
- какой формы должен быть бланк оформления заказа и какие там должны быть графы;
- как должна выглядеть инструкция по взаимодействию с клиентом для администратора;
- каково движение средств в компании на определенный период времени
и т.д.
С чего же начать?
Для начала, соберите всю информацию в кучу (бумажки с записями, чеки, накладные, файлы, запоминалки🙂 и т.д.) и начните их группировать по схожим характеристикам (например: данные о клиентах, расходы, доходы, документы компании, и т.п.). После этого вносите данные с этих бумажек в удобный электронный формат (например, в Exсel таблицу, лучше сразу на облаке). Создайте там графы, исходя из информации с бумаги (например: если на бумагах, которые вы сгруппировали ранее, вы видите номер телефона, имя, сумму средств, время, дату, то создавайте соответствующие им графы и вносите туда информацию).
Важно записывать всю информацию, даже если на листке написано просто имя или просто номер телефона. Это поможет увидеть Вам важность потерянной информации из-за того, что понадеялись на свою память или не дали чётких инструкций администратору, менеджеру, оператору и т.д.
Начинайте сразу структурировать. На бумагах, которые не будете выбрасывать (чеки, бланки и прочее), поставьте порядковый номер и внесите этот номер в таблицу рядом с информацией об этой бумажке. (также в таблице можно указать в какой коробке хранится данная запись, порядок приносит гармонию в работу🧘🏻)
После отработки всех бумажек, поместите их в Архив (коробка, папка, место, и т.д.) и установите срок хранения там ваших бумаг. Не забывайте физически тоже группировать ваши бумажки (по месяцам, типам и т.д.
Далее, после анализа записей на бумажках, начните записывать ту информацию, которую держите в уме или нормативных документах. (например: з/п сотрудников, стоимость аренды, расходы, которые протекают в вашем бизнесе без учёта).
После того, как вы проделаете этот большой объём работы, Вы сможете произвести любые расчёты которые Вам необходимы (например: какую з/п Вы можете платить тому или иному сотруднику, чтобы не уходить в убыток). Также увидите всю картину деятельности Вашей компании целиком и поймёте, что Вам необходимо делать, чтобы достичь желаемой цели.
Соазу централизируйте все в одном месте, начните с бесплатного облака или сразу переходите в CRM.
Дальше в кейсах покажу как это происходит на практике😉
/«Только увидев картину целиком и осознав текущее положение дел, Вы поймете куда нужно двигаться дальше!»/