Привет! Меня зовут Вика. Я эксперт по маркетингу и нетворкингу в MyQRcards. Мы создаем электронные визитки для бизнеса, которые повышают эффективность личных и деловых коммуникаций. В этой статье я расскажу как эффективно делегировать задачи.
Эффективное распределение задач между членами команды — важнейшая часть обязанностей лидера. Грамотное делегирование — это то, что заставляет команду менеджера работать как хорошо смазанный механизм.
Однако знание того, как успешно делегировать ответственность, остается крепким орешком для многих менеджеров. Отказ от контроля может показаться трудным, но в конечном счете это необходимо для роста.
Некоторые менеджеры пытаются все делать самостоятельно, в то время как другие делегируют слишком много без четкого руководства. Ни тот, ни другой курс не подходит для менеджера или команды.
В чем важность делегирования в управлении?
Делегирование существует для того, чтобы вам не приходилось тратить часы на задачи, с которыми кто-то другой может справиться лучше. Независимо от ваших навыков или опыта, попытки сделать все самостоятельно истощат вас в кратчайшие сроки.
Например, если вы специалист по маркетингу, то ваше внимание должно быть сосредоточено на налаживании контактов с клиентами. Другие задачи, например, написание рекламных рассылок или верстка лендинга, вы можете поручить кому-то более квалифицированному, и кто, в конце концов, принесет больше пользы, чем вы.
Успешное делегирование — это способность использовать индивидуальные таланты каждого члена вашей команды. При правильном выполнении ваша производительность возрастет, рабочий процесс станет более плавным, а управление задачами станет намного менее хлопотным.
1. Определите задачи, которые вы хотите делегировать
Первый шаг к эффективному делегированию — это решить, какие задачи и обязанности вы хотите возложить на кого-то еще в вашей команде. Взгляните на работу, которая у вас сейчас на повестке дня, и спросите себя: что из этого мне абсолютно необходимо сделать, а что мог бы сделать лучше кто-то другой?
Помимо этого, вам также следует учитывать временные ограничения. У вас действительно есть время на выполнение всех этих задач? Будьте абсолютно честны в отношении вашей текущей рабочей нагрузки. Не пропустите ли вы потенциально важные сроки, если будете выполнять их самостоятельно? Цель делегирования — поддерживать бесперебойный рабочий процесс и не допускать переутомления, поэтому имейте это в виду, прежде чем даже думать о том, что делегировать.
2. Решите, кому вы будете делегировать работу
Одним из ключей к эффективному делегированию является понимание сильных сторон каждого члена вашей команды. После того, как вы подготовили список задач, которые собираетесь делегировать, следующее, что нужно сделать, — это найти подходящих людей, которым можно их поручить.
Начните с изучения их навыков и расписания. Например, если вам нужно внести изменения в несколько записей в блоге, тогда имело бы смысл делегировать их кому-то из команды блога или, по крайней мере, кому-то из отдела маркетинга.
После того, как вы во всем разобрались и завершили свои планы делегирования, пришло время приступить к распределению задач между вашей командой.
3. Делегируйте с доверием и справедливостью
Теперь вам нужно начать назначать задачи своей команде. И когда вы это сделаете, не забудьте включить ваше полное доверие к их способности выполнять каждую задачу. Нет смысла делегировать, если вы собираетесь проверять их каждые полчаса, чтобы убедиться, что они делают это так, как вы хотите. Микроменеджмент никому из вас не принесет пользы.
С самого начала предельно четко сформулируйте свои ожидания и сообщите им подробности того, что вы считаете результатом их высокого качества. Если они не оправдывают ваших ожиданий, используйте это как возможность пересмотреть то, какого результата вы надеялись добиться от задачи, и убедитесь, что они понимают, что вы рассчитываете на то, что в следующий раз они справятся лучше. Вы как руководитель несете ответственность за то, чтобы ваша команда чувствовала доверие, поддержку и что вы верите в них.
Как делегировать задачи — методы
Теперь, когда вы знаете, как проходит процесс делегирования, вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы улучшить свои навыки делегирования.
1. Делегируйте задачи, основываясь на навыках и опыте
После того как вы определили задачи, которые можно передать другим членам вашей команды, вам нужно подумать, кто лучше всего подойдет для их выполнения. Убедитесь, что выбранный вами сотрудник обладает навыками, необходимыми для решения задачи, и что для него это не слишком просто.
Вы хотите, чтобы ваша команда испытывала умеренный уровень сложности. В идеале, им следует бросать вызов, сохраняя при этом контроль над работой, но не настолько, чтобы они были перегружены и не могли сосредоточиться.
2. Обеспечьте тщательное руководство и контекст
Недостаточно просто передать задачу членам вашей команды. Вам нужно подготовить и предоставить им все инструкции и документы, которые могут им понадобиться, чтобы действительно настроить их на успех.
Например, если вам нужно, чтобы публикация на определенную тему, в которой для полноты информации необходимо использовать другой контент, была исчерпывающей, вам следует создать подробный план, чтобы дать направление автору. Это сокращает время переписки с автором после сдачи черновика.
Для более важных задач в дополнение к практическим аспектам предоставьте человеку контекст. Объясните, как задача вписывается в более крупный проект и миссию. Дайте ему ощущение цели более высокого уровня. Вы даже можете сообщить о последствиях несоблюдения крайнего срока и о том, как это повлияет на других членов команды.
3. Воспитывайте личную ответственность и сопричастность
Недостаточно назначить задачу члену команды. Вам нужно предоставить людям полную власть над работой, чтобы они чувствовали себя вовлеченными в ее успешное выполнение. Вы также должны убедиться, что при передаче задачи назначенный сотрудник взял на себя полную ответственность за нее.
Формирование культуры подотчетности в вашей команде начинается с привлечения членов команды к совещаниям по постановке целей. Вы можете работать вместе, чтобы решить, каковы основные этапы выполнения задачи. Выполнив каждое из них, они могут проверить, соответствует ли производительность изложенным ожиданиям. Ключевым моментом является соответствие понимания задачи всеми от начала до конца.
4. Выделите время для обратной связи и благодарности
Прохождение процесса делегирования требует от вас предоставления и получения обратной связи, чтобы способствовать созданию открытой атмосферы в команде. Выделите время для обратной связи, чтобы дать людям возможность обсудить трудности, с которыми они сталкиваются, и свои предложения по будущему делегированию.
Обратная связь — самая важная часть процесса делегирования, и она работает в обоих направлениях.
Вы можете воспользоваться этой возможностью, чтобы выразить свою благодарность за их приверженность и усилия. Это заставит их почувствовать, что их ценят, и повысит их мотивацию. Или вы можете предложить конструктивную критику в сочетании с поощрением, чтобы помочь им устранить свои недостатки.
Как менеджер, вы можете использовать цикл обратной связи, чтобы узнать о тех областях, в которых вы набираетесь опыта в качестве делегатора, или где вам нужно совершенствоваться.
Управляйте делегированием в своей команде
Эффективное делегирование ответственности позволяет вам оставаться на вершине собственной работы, помогая членам команды приобрести новые навыки и освоиться с выполнением задач.
Делегирование также является учебным опытом как для менеджеров, так и для членов команды, поскольку позволяет всем вам развивать доверие и привыкать к обмену отзывами и взаимной оценке.
Есть ли у вас какие-либо советы по успешному делегированию, о которых мы здесь не упоминали? Дайте нам знать в комментариях.