Ошибки в платежном поручении не редкость в работе бухгалтера. Неточности, опечатки в оформлении платежных документов могут привести не только к сложностям в получении денежных средств, но и к санкциям со стороны контролирующих органов. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно составить письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: скачайте образец письма контрагенту с пояснениями.
Форма письма-уточнения назначения платежа
Унифицированной формы письма ни в каких нормативных документах ФНС или других государственных органов нет. Поэтому придерживайтесь общих правил составления официальных документов. Используйте официально-деловой стиль:
- краткое изложение идеи;
- эмоционально сдержанный тон;
- использование профессиональной терминологии;
- соблюдение структуры.
Письмо об уточнении назначения платежа составьте в 4-х экземплярах и обязательно заверьте подписью руководителя организации или доверенным лицом. Если есть печать, то можно дополнительно заверить и печатью организации.
Образец письма об уточнении назначения платежаСкачать
Образец письма об уточнении назначения платежа
Проверьте контрагента по ИНН в сервисе Главбух Контрагенты. Узнайте за одну минуту полное досье на компанию, ИП и директора. Также там есть полный список льгот, как региональных, так и федеральных — в том числе мы добавили список ОКВЭД компаний, которые получили кредитные каникулы.
Перечень допускаемых ошибок при заполнении платежного поручения
В процессе работы любой организации, как коммерческой так и государственной, возможны ошибки со стороны работников бухгалтерии и финансового отдела.
Какие ошибки обычно допускают при заполнении платежки:
- Неверно указаны реквизиты контрагента,а именно:
- название организации
- ИНН контрагента
- номер расчетного счета
- Ошибка в назначении платежа:
- неверно указан номер и дата договора
- номер и дата документа на основании которого производится платеж
- информация связанная с НДС.
Как исправить ошибку в назначении платежа: инструкция
Составление корректирующего документа обычно поручают сотруднику бухгалтерии. Для исправления ошибки:
- Составьте и направьте письмо поставщику об уточнении назначения платежа.
- Получите письменное согласие от контрагента на то, чтобы внести изменение платежное поручение. данный пункт желателен на основе судебной практики.
После согласования направьте письмо - уточнение в банк плательщика.
Способы отправки корректирующего документа - письма об уточнении назначения платежа
Выше уже было сказано, что письмо в организацию об уточнении назначения платежа составляется в 4-х экземплярах. Один экземпляр оставьте у плательщика, второй отправьте контрагенту. Третий и четвертый экземпляры направьте в банк плательщика и контрагента. Способы доставки письма могут быть разными:
- курьерской службой;
- почтой России заказным письмом с уведомлением;
- электронной почтой.
Требования к документообороту при отправке уточнения
Любую исходящую документацию, в том числе письмо об уточнении назначения платежа, регистрируйте в журнале исходящих документов.
После присвоения исходящего номера, письмо контрагенту об уточнении назначения платежа подшейте в папку к первичным документам.
Срок хранения письма-уточнения назначения платежа
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа относится к документам недлительного пользования. Соответственно, срок хранения таких документов составляет минимум три года.
В течение этого срока уничтожение, порча документа может привести к негативным последствиям со стороны контролирующих органов.
Однако, три года - это установленный минимальный срок, хранить можно и дольше.
Заголовок H1
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец
Title
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец
Ошибки в платежном поручении не редкость в работе бухгалтера. Неточности, опечатки в оформлении платежных документов могут привести не только к сложностям в получении денежных средств, но и к санкциям со стороны контролирующих органов. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно составить письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: скачайте образец письма контрагенту с пояснениями.
Форма письма-уточнения назначения платежа
Унифицированной формы письма ни в каких нормативных документах ФНС или других государственных органов нет. Поэтому придерживайтесь общих правил составления официальных документов. Используйте официально-деловой стиль:
- краткое изложение идеи;
- эмоционально сдержанный тон;
- использование профессиональной терминологии;
- соблюдение структуры.
Письмо об уточнении назначения платежа составьте в 4-х экземплярах и обязательно заверьте подписью руководителя организации или доверенным лицом. Если есть печать, то можно дополнительно заверить и печатью организации.
Пример письма об уточнении назначения платежа НДС
Пример письма об уточнении назначения платежа без НДС
Перечень допускаемых ошибок при заполнении платежного поручения
В процессе работы любой организации, как коммерческой так и государственной, возможны ошибки со стороны работников бухгалтерии и финансового отдела.
Какие ошибки обычно допускают при заполнении платежки:
- Неверно указаны реквизиты контрагента,а именно:
- название организации
- ИНН контрагента
- номер расчетного счета
- Ошибка в назначении платежа:
- неверно указан номер и дата договора
- номер и дата документа на основании которого производится платеж
- информация связанная с НДС.
Как исправить ошибку в назначении платежа: инструкция
Составление корректирующего документа обычно поручают сотруднику бухгалтерии. Для исправления ошибки:
- Составьте и направьте письмо поставщику об уточнении назначения платежа.
- Получите письменное согласие от контрагента на то, чтобы внести изменение платежное поручение. данный пункт желателен на основе судебной практики.
После согласования направьте письмо - уточнение в банк плательщика.
Способы отправки корректирующего документа - письма об уточнении назначения платежа
Выше уже было сказано, что письмо в организацию об уточнении назначения платежа составляется в 4-х экземплярах. Один экземпляр оставьте у плательщика, второй отправьте контрагенту. Третий и четвертый экземпляры направьте в банк плательщика и контрагента. Способы доставки письма могут быть разными:
- курьерской службой;
- почтой России заказным письмом с уведомлением;
- электронной почтой.
Требования к документообороту при отправке уточнения
Любую исходящую документацию, в том числе письмо об уточнении назначения платежа, регистрируйте в журнале исходящих документов.
После присвоения исходящего номера, письмо контрагенту об уточнении назначения платежа подшейте в папку к первичным документам.
Срок хранения письма-уточнения назначения платежа
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа относится к документам недлительного пользования. Соответственно, срок хранения таких документов составляет минимум три года.
В течение этого срока уничтожение, порча документа может привести к негативным последствиям со стороны контролирующих органов.
Однако, три года - это установленный минимальный срок, хранить можно и дольше.