Найти тему
ЖУРНАЛ УПРОЩЁНКА

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец

Оглавление
   -
-

Ошибки в платежном поручении не редкость в работе бухгалтера. Неточности, опечатки в оформлении платежных документов могут привести не только к сложностям в получении денежных средств, но и к санкциям со стороны контролирующих органов. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно составить письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: скачайте образец письма контрагенту с пояснениями.

Форма письма-уточнения назначения платежа

Унифицированной формы письма ни в каких нормативных документах ФНС или других государственных органов нет. Поэтому придерживайтесь общих правил составления официальных документов. Используйте официально-деловой стиль:

  • краткое изложение идеи;
  • эмоционально сдержанный тон;
  • использование профессиональной терминологии;
  • соблюдение структуры.

Письмо об уточнении назначения платежа составьте в 4-х экземплярах и обязательно заверьте подписью руководителя организации или доверенным лицом. Если есть печать, то можно дополнительно заверить и печатью организации.

Образец письма об уточнении назначения платежаСкачать

Образец письма об уточнении назначения платежа

Скачайте образец

-  📷
- 📷

Скачать образец

Проверьте контрагента по ИНН в сервисе Главбух Контрагенты. Узнайте за одну минуту полное досье на компанию, ИП и директора. Также там есть полный список льгот, как региональных, так и федеральных — в том числе мы добавили список ОКВЭД компаний, которые получили кредитные каникулы.

Проверить по ИНН

 📷    -
📷 -

Проверить по ИНН бесплатно

Перечень допускаемых ошибок при заполнении платежного поручения

В процессе работы любой организации, как коммерческой так и государственной, возможны ошибки со стороны работников бухгалтерии и финансового отдела.

Какие ошибки обычно допускают при заполнении платежки:

  1. Неверно указаны реквизиты контрагента,а именно:
  • название организации
  • ИНН контрагента
  • номер расчетного счета
  1. Ошибка в назначении платежа:
  • неверно указан номер и дата договора
  • номер и дата документа на основании которого производится платеж
  • информация связанная с НДС.

Как исправить ошибку в назначении платежа: инструкция

Составление корректирующего документа обычно поручают сотруднику бухгалтерии. Для исправления ошибки:

  1. Составьте и направьте письмо поставщику об уточнении назначения платежа.
  2. Получите письменное согласие от контрагента на то, чтобы внести изменение платежное поручение. данный пункт желателен на основе судебной практики.

После согласования направьте письмо - уточнение в банк плательщика.

Способы отправки корректирующего документа - письма об уточнении назначения платежа

Выше уже было сказано, что письмо в организацию об уточнении назначения платежа составляется в 4-х экземплярах. Один экземпляр оставьте у плательщика, второй отправьте контрагенту. Третий и четвертый экземпляры направьте в банк плательщика и контрагента. Способы доставки письма могут быть разными:

  • курьерской службой;
  • почтой России заказным письмом с уведомлением;
  • электронной почтой.

Требования к документообороту при отправке уточнения

Любую исходящую документацию, в том числе письмо об уточнении назначения платежа, регистрируйте в журнале исходящих документов.

После присвоения исходящего номера, письмо контрагенту об уточнении назначения платежа подшейте в папку к первичным документам.

Срок хранения письма-уточнения назначения платежа

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа относится к документам недлительного пользования. Соответственно, срок хранения таких документов составляет минимум три года.

В течение этого срока уничтожение, порча документа может привести к негативным последствиям со стороны контролирующих органов.

Однако, три года - это установленный минимальный срок, хранить можно и дольше.

Заголовок H1

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец

Title

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец

Ошибки в платежном поручении не редкость в работе бухгалтера. Неточности, опечатки в оформлении платежных документов могут привести не только к сложностям в получении денежных средств, но и к санкциям со стороны контролирующих органов. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно составить письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: скачайте образец письма контрагенту с пояснениями.

Форма письма-уточнения назначения платежа

Унифицированной формы письма ни в каких нормативных документах ФНС или других государственных органов нет. Поэтому придерживайтесь общих правил составления официальных документов. Используйте официально-деловой стиль:

  • краткое изложение идеи;
  • эмоционально сдержанный тон;
  • использование профессиональной терминологии;
  • соблюдение структуры.

Письмо об уточнении назначения платежа составьте в 4-х экземплярах и обязательно заверьте подписью руководителя организации или доверенным лицом. Если есть печать, то можно дополнительно заверить и печатью организации.

Пример письма об уточнении назначения платежа НДС

Пример письма об уточнении назначения платежа без НДС

Перечень допускаемых ошибок при заполнении платежного поручения

В процессе работы любой организации, как коммерческой так и государственной, возможны ошибки со стороны работников бухгалтерии и финансового отдела.

Какие ошибки обычно допускают при заполнении платежки:

  1. Неверно указаны реквизиты контрагента,а именно:
  • название организации
  • ИНН контрагента
  • номер расчетного счета
  1. Ошибка в назначении платежа:
  • неверно указан номер и дата договора
  • номер и дата документа на основании которого производится платеж
  • информация связанная с НДС.

Как исправить ошибку в назначении платежа: инструкция

Составление корректирующего документа обычно поручают сотруднику бухгалтерии. Для исправления ошибки:

  1. Составьте и направьте письмо поставщику об уточнении назначения платежа.
  2. Получите письменное согласие от контрагента на то, чтобы внести изменение платежное поручение. данный пункт желателен на основе судебной практики.

После согласования направьте письмо - уточнение в банк плательщика.

Способы отправки корректирующего документа - письма об уточнении назначения платежа

Выше уже было сказано, что письмо в организацию об уточнении назначения платежа составляется в 4-х экземплярах. Один экземпляр оставьте у плательщика, второй отправьте контрагенту. Третий и четвертый экземпляры направьте в банк плательщика и контрагента. Способы доставки письма могут быть разными:

  • курьерской службой;
  • почтой России заказным письмом с уведомлением;
  • электронной почтой.

Требования к документообороту при отправке уточнения

Любую исходящую документацию, в том числе письмо об уточнении назначения платежа, регистрируйте в журнале исходящих документов.

После присвоения исходящего номера, письмо контрагенту об уточнении назначения платежа подшейте в папку к первичным документам.

Срок хранения письма-уточнения назначения платежа

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа относится к документам недлительного пользования. Соответственно, срок хранения таких документов составляет минимум три года.

В течение этого срока уничтожение, порча документа может привести к негативным последствиям со стороны контролирующих органов.

Однако, три года - это установленный минимальный срок, хранить можно и дольше.