Совещания — эффективный инструмент для решения долгосрочных и тактических вопросов компании. Однако не всегда они проходят с пользой. Припомните, сколько раз в своей трудовой жизни вы присутствовали на бесполезном собрании, где кроме криков и пререканий не было ничего стоящего?
Основная задача любой деловой встречи — определить задачи, сроки по их исполнению, ресурсы и договоренности по спорным вопросам. Именно поэтому подготовка перед совещанием и тщательное обдумывание деталей — рецепт успешности будущей встречи.
Так, какие же правила проведения деловых встреч следуют соблюдать, чтобы вас воспринимали, как профессионала своего дела?
Приходите вовремя
Если вы руководитель, позволяющие себе опоздания, помните, что ваша команда, так же начнет регулярно опаздывать. И не только на встречи с вами. Руководитель своим поведением всегда задает норму взаимодействия в компании.
Если вы на линейной позиции то, умение быть вовремя - отражение вашего внимания к деталям, способности планировать время и приоритизировать задачи.
Будьте организованным
Обсуждение последних событий и инноваций в компании — является неотъемлемой частью любого совещания. И то, как работник ведет себя во время совещания и реагирует на возникающие споры, является определенным показателем его отношения к своей работе. Вот почему важно демонстрировать свою приверженность делу и компании. Для этого необходимо тратить не менее 10 минут на подготовку к каждому собранию. Достаточно посмотреть статистику, относящуюся к деятельности компании, базы данных с обновленной информацией и последние новости отрасли. Стоит быть готовым к тому, что вам зададут какие-то вопросы по вашей зоне ответственности, и конечно, у вас должны быть на них заранее готовые ответы.
Не превозносите себя
Избегайте на совещании озвучивать трудно достижимые цели: в начале они могут произвести впечатление, но очень быстро интерес исчезнет, если не будет результатов.
Старайтесь говорить только о том, что вы на самом деле знаете, и о том, что вы реально можете сделать.
Будет отлично, если вы презентуете свои реальные достижения, подкрепленные фактами, цифрами, кейсами.
Не ропщите
Нет ничего более неприятного для руководителя, чем сотрудники, которые на любое его предложение начинают ворчать и сомневаться в реальности возможности достижения такой цели. Прежде чем возмутиться, возьмите паузу, задайте вопросы, снизьте градус эмоциональности.
Позаботьтесь о своем внешнем виде
Приходя на совещание со взъерошенными волосами и в помятой рубашке – словно вы несколько минут назад еще лежали в постеле, а потом быстро собрались и явились на работу – таким образом вы точно не укрепите свою репутацию. Даже если в вашем офисе принята повседневная одежда. Предпочтительнее одеваться аккуратно и адекватно сезону, вашей должности и сфере работы.
Не перебивайте
Хотите, чтобы люди слушали вас – умейте слушать других. Это не значит, что нельзя высказывать критику на совещании. Можно, конечно. Но для всего свое время, среди которых и критические замечания.
Фокусируйтесь на своих интересах и интересах компании
В современном мире активно двигаются по карьере те, кто видит чуть шире своей прямой зоны ответственности. Безусловно, стоит соблюдать баланс задач, организовывать свой рабочий день без перегрузки и задержки. Но если вы будете предлагать инициативы для успешного развития компании в целом, проявлять свою готовность нести ответственность за дополнительные кросс функциональные задачи - это позитивно отразиться на вашем карьерном росте.