В SMART CONSULTING обратилась компания, которая ранее не использовала систему ЭДО. Порядок работы с клиентами был следующий: сотрудники созванивались с заказчиком, выставляли счет, ожидали его оплаты, после чего печатали документы и передавали их контрагенту на подпись курьерской службой или по почте. Клиент должен был их получить, подписать и вернуть вторые экземпляры. С учетом того, что часть клиентов находилась в отдаленных регионах РФ, такая схема создавала трудности.
При такой форме документооборота у компании всегда возникает дебиторская задолженность: услуги клиент оплачивает, но документы подписываются очень долго. А при условии, что большинство клиентов на УСН и не платят НДС, получить документы нереально.
Был предложен и внедрен электронный документооборот. Связались с контрагентами и предложили высылать документы посредством СБИС. В результате документы поступали своевременно.
Посредством ЭДО был также решен вопрос хранения документов на бумаге: они не портились и быстро находились по запросам, устранились затраты на содержание архива (аренда, металлические шкафы, эл/эн, персонал и прочее).
В результате внедрение ЭДО позволило решить проблему с доставкой документов и снизить расходы на их сбор, хранение, прикрепление и сканирование. Документы стали доступны клиенту для подписания уже через секунду после формирования, а также ускорился возврат документов. Клиент, заходя в систему, подписывал его, документ приобретал юридическую значимость, и на этом работа с клиентом завершалась. Ускорилось и решение денежных вопросов с третьей стороной.
За счет внедрения системы ЭДО дебиторская задолженность уменьшилась с нескольких миллионов до 100 тысяч рублей. В результате оптимизировали подразделение по работе с дебиторской задолженностью и сократили размер фонда оплаты труда.
За счет внедрения электронного документооборота количество сотрудников, занятых документооборотом, сократилось более, чем в три раза. Автоматизация ускорила обслуживание клиентов от выставления счета до момента закрытия сделки. Тем самым, от звонков каждому клиенту освободились менеджеры по продлению контрактов. Их переключили на допродажи и решение других важных вопросов клиентов.
Нужна помощь в вопросе уменьшения дебиторской задолженности и оптимизации отдела бухгалтерии? Пишите нам, мы проконсультируем.