- КМ5 и КМ6
- КМ7 и КМ8
- КМ9
- Инвентаризация кассы
- Использование чекопечатающей техники «Меркурий 130к»
16. Заполнение формы км-5. Журнал регистрации показаний. Заполнение формы км-6. Справка-отчет.
КМ-5
Применяется в организациях, работающих без кассира - операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием - сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
Для справок! Журнал был введен в работу Госкомстатом России: постановлением от 25 декабря 1998 года №132.
К сведению! Заполненный журнал нужно хранить в компании в течение 5 лет.
Если журнал был утерян, нужно, чтобы сотрудник из центра технического обслуживания снял фискальный отчет. Далее нужно написать заявление в налоговую об утере журнала и зарегистрировать новый документ, предварительно пронумеровав и сшив его. Если нужно зарегистрировать новый журнал, то следует обратиться в ФНС.
КМ-6, также известная как справка-отчет кассира-операциониста – это отчетный документ, включающий в себя суммарный доход за день или смену, а также данные счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники). Кассир-операционист должен заполнять эту справку ежедневно, прикладывая к ней форму, кассовые и расходные документы в качестве сопровождения.
Справка формы КМ-6 – это главный отчетный документ кассира. Она свидетельствует о полученной выручке и сдается руководителю вместе с выручкой. Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной — двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма №КМ-7). Заполнение формы км-7. Сведения о показаниях счетчиков. Заполнение формы км-8 журнал учета вызовов.
У справки-отчета кассира-операциониста есть несколько характерных особенностей:
• форма КМ-6, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году, является унифицированной;
• ошибки при заполнении, как и отхождение от общепринятого формата, могут повлечь за собой штраф при работе проверяющих органов;
• заполнять КМ-6 необходимо ежедневно (или в конце каждой смены), а одновременное заполнение справок за 2 и более дней/смен не допускается;
• сдавать документ нужно одновременно с выручкой – либо главному кассиру компании, либо в банк;
• хранить справку требуется ровно 5 лет, после чего она теряет ценность.
Общие правила заполнения
Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.
Что делать с формой КМ-6 после заполнения
Заполненный документ нужно отдать главному кассиру, если он есть на предприятии. Главный кассир передает справку-отчет гендиректору или бухгалтеру. Если такого кассира нет, то кассир-операционист отдает документ напрямую бухгалтеру или директору. Справка должна храниться 5 лет.
Важно! Индивидуальные предприниматели, как правило, триедины. ИП – сам себе кассир-операционист, бухгалтер и руководитель. Поэтому он отдает документ напрямую в банк.
17. Заполнение формы км-7. Сведения о показаниях счетчиков. Заполнение формы км-8 журнал учета вызовов
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7)
Применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира - операциониста за текущую дату.
Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров - операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации. Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8)
Применяется в организациях в следующих случаях:
- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);
- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.
Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
18. Заполнение формы км-9. Ревизия кассы
Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-9 применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации (предпринимателя - физического лица осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).
Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.
Акт составляется в трёх экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогов. инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец официант, приёмщик заказов), - в двух экземплярах.
Один экземпляр акта передаётся в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остаётся у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.
Ревизия кассы - ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона. Проводить ревизию кассы могут:
- специалисты территориальных налоговых инспекция
- руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.
Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или ИП для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:
- время перед годовой отчётностью
- увольнение или временная замена кассира;
- в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.
Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а ещё лучше - ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы - акт по форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:
• о конкретной сумме наличности в кассе;
• о размере денежных средств по документам;
• сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные разнятся, то в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы.
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
19. Инвентаризация кассы. Акт проверки
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" глава 3,начиная с пункта 49
Инвентаризацию кассы проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации. Также на основании отдельных приказов кассу инвентаризируют при смене кассира, проверке остатка наличных и в некоторых других случаях.
Инвентаризационная комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет с остатком по кассовой книге. Результат проверки оформляют актом ИНВ-15. При годовой инвентаризации нужны два экземпляра акта, при смене кассира - три. Один остается у кассира, сдающего наличные, второй - у принимающего, третий - в бухгалтерии.
Акт приема-передачи кассы при смене кассира составлять не надо. Передачу денег от одного кассира другому подтверждает акт инвентаризации с их подписями.
Учет денег на счетах и в кассе: счета 51, 55, 57, 50 (Издательство "Главная книга", 2023)
20. Использование чекопечатающей техники «Меркурий 130к». Программирование
ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКЕ
Требования, предъявляемые к ККМ
1. Требования к применению ККМ.
Перед приобретением ККМ необходимо убедиться в том, что она:
допущена к использованию в соответствии с классификатором;
в случаях, установленных Государственной комиссией по ККМ, имеет прикладные программы;
оснащена средствами визуального контроля (голограммами) «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание»;
находится на учете в центре технического обслуживания (ЦТО), который ежегодно (в январе - феврале) обязан проводить проверку исправности;
зарегистрирована в налоговых органах.
По истечении срока применения, в связи с исключением из реестра, ККМ должна быть снята с регистрации в налоговых органах и с этого момента пользоваться ею запрещается.
2. Требования к реквизитам чека.
Вместо кассового чека покупателю (клиенту) разрешается выдавать вкладной (подкладной) документ, проведенный через ККМ и отражающий, как и чек, следующие реквизиты:
наименование организации;
ИНН организации–налогоплательщика;
заводской номер ККМ;
порядковый номер чека;
дату и время покупки;
стоимость покупки или услуги;
признак наличия фискальной памяти.
Установлен порядок применения ККМ с фискальной памятью - при этом на чеках, контрольных лентах и других документах должны быть специальные признаки. Такие ККМ запрещено применять в не фискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти
3. Требования к документации.
На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента и по каждой ККМ отдельно ведется журнал кассира-операциониста, заверенный в налоговом органе. Контрольная лента, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться на предприятии в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение их хранения несет руководитель организации.
4. Признаки неисправности ККМ.
ККМ признается неисправной, если у нее:
1. отсутствует или повреждена пломба ЦТО;
2. отсутствует маркировка предприятия-изготовителя или одного из способов визуального контроля, а также, если ККМ;
3. не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает предусмотренные реквизиты на чеке, контрольной ленте или других документах, предусмотренных техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;
4. не позволяет получать данные, содержащиеся в фискальной памяти и необходимые для осуществления контроля налоговым органом;
5. применяет прикладные программы, не допущенные комиссией к использованию конкретной моделью ККМ.
Подготовка кассовых машин к работе
1. Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных ККМ и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электроника. Специалист должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявить его руководству торгового предприятия.
При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица
2. Специалист по ремонту кассовых машин после опробования машины в работе оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте.
Он обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машин
3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть закрыт, а ключ храниться у директора торгового предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту уполномоченному для проведения проверки.
4. Паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.
5. Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора магазина или старшего кассира все необходимое для работы (ключи, разменную монету и купюры денег в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины) под подпись.
Кассир обязан:
проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты;
включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
протереть кожух тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.
Контрольная лента является важнейшим документом в организации контроля за полнотой учета наличных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правильно оформляться в начале и конце каждой рабочей смены.
Организация расчетов с покупателями в торговой организации зависит от применяемого метода продажи товаров. Кассиры-операционисты должны осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип ККМ и соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета с покупателями.
В соответствии с типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением расчет с покупателями с применением кассовых машин ведется в следующем порядке:
кассир четко называет сумму полученных денег и кладет их отдельно на виду у покупателя,
печатает чек на кассовой машине,
объявляет покупателю общую стоимость всех покупок
называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает вместе с чеком,
после окончания расчета кладет полученные от покупателя деньги в кассовый ящик.
Запрещается предлагать покупателю вместо сдачи какие-либо товары или требовать от него самому разменять их.
Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" от 22.05.2003 N 54-ФЗ (последняя редакция)