Что делать, если в ИФНС не приняли справку 2-НДФЛ

Какие справки принимает ИФНС

Если отчетность сдается на электронных носителях или по телекоммуникационным каналам связи, то представленными считаются справки, прошедшие форматный контроль. Результаты проверки указываются в Протоколе приема сведений о доходах.

Формат представления справки о доходах физлиц установлен приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, этот же приказ утвердил Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ и справок о доходах (приложение №1). При его нарушении отчетность не примут, а в протоколе будут отражены все ошибки, которые следует исправить. Например, справка 2-НДФЛ в электронном виде не будет принята налоговой без указания фамилии ответственного лица, а также, если указанная фамилия не относится к владельцу электронной подписи.

Если 6-НДФЛ и справки о доходах сдаются на бумаге, то представленными считаются только те из них, которые прошли контроль заполнения. Не примут справки, в которых отсутствуют обязательные данные:

• наименование, ИНН, КПП, ОКТМО налогового агента;
• ФИО, дата рождения, адрес, паспортные данные физлица-получателя дохода;
• данные о доходах, суммах налога (исчисленных, удержанных и перечисленных).

Не принимаются отчеты с исправлениями. Справки, не прошедшие контроль, возвращаются налоговому агенту для исправления и вычеркиваются из общего реестра. Результаты обязательно отражаются в Протоколе приема.

Что делать, если не приняли справки о доходах работников

В таком случае придется исправить ошибки, указанные в Протоколе приема сведений о доходах физлиц, и сдать отчетность повторно. При этом нужно учитывать сроки предоставления. В 2023 году справки о доходах физлиц подаются по итогам года в составе годового расчета 6-НДФЛ — не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным. Нарушение срока повлечет штраф. Согласно ст. 126 НК РФ он равен 200 руб. за каждый непредставленный документ.

По «отказным» справкам следует подавать не корректирующую отчетность, поскольку первичный отчет вообще не был принят, а заполнить новую справку под тем же номером, указав в поле «Номер корректировки» цифру «00» и новую дату.

Обратите внимание, что справки лучше проверять внимательно и избегать ошибок. Помимо штрафа за нарушение срока, действует штраф за недостоверные сведения. Так, согласно ст. 126.1 НК РФ, если в справке будут указаны недействительные данные, то налоговый агент может быть оштрафован на 500 руб. за каждый такой документ.

Итоги

Если в ИФНС не приняли справки о доходах физлиц, то налоговый агент должен исправить ошибки, указанные в протоколе проверки, и подать документ заново — с учетом сроков подачи отчетности.