Справка по форме 2-НДФЛ не существует как самостоятельный отчет. Теперь сведения о доходах и подоходном налоге представляют в составе отчета 6-НДФЛ. В статье актуальный бланк и образец заполнения замены справки 2-НДФЛ для сотрудников в 2023 году.
Бланк справки 2-НДФЛ, используемый в 2023 году
Справку о суммах дохода и подоходного налога работнику (замена старой справки 2-НДФЛ) выдавайте в форме из приложения №4 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753.
Бланк формы 2-НДФЛСкачать
Образец заполнения замены справки 2-НДФЛ в 2023 году
Используйте актуальный образец заполнения замены справки 2-НДФЛ для работника в 2023 году.
Образец заполнения формы 2-НДФЛСкачать
Скачать образецСкачайте образец
-
В какой срок выдать справку о доходах и НДФЛ в 2023 году
Налоговый агент обязан выдать справку замена 2-НДФЛ в 2023 году в установленные сроки. Период представления зависит от статуса заявителя. В частности выдавайте справки о доходах в 2023 году в следующие сроки:
Кто запросил справку 2-НДФЛ
Крайний срок выдачи в 2023 году
Сотрудник организации, в том числе увольняющийся или бывший работник
Подготовьте документы не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Иное физическое лицо – получатель дохода
Сформируйте и выдайте замену справку 2-НДФЛ в течение 10 рабочих дней с даты получения заявления. Срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней.
Направьте заявтелю мотивированное уведомление с указанием причин продления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если работник увольняется в 2023 году, то работодатель вправе подготовить и выдать справку о доходах и подоходном налоге по собственной инициативе, то есть без заявления от подчиненного. В таком случае, замену справки 2-НДФЛ выдайте вместе с пакетом обязательных документов при увольнении. Сделать это нужно в последний рабочий день сотрудника.
Скачайте в материалах Системы Главбух
Как выдавать справку 2-НДФЛ в 2023 году
Налоговый агент самостоятельно определяет способ выдачи замены справки 2-НДФЛ работникам и иным физлицам в 2023 году (письма ФНС от 02.09.2020 № БС-4-11/14113, от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498). Необходимо отдать предпочтение тем способам выдачи, которые могут подтвердить факт получения документов работником или иным физлицом.
Безопасными способами выдачи замены 2-НДФЛ в 2023 году являются:
- лично на руки физическому лицу под расписку;
- почтовым отправлением ценным письмом с описью вложения.
Как заполнить замену справки 2-НДФЛ для работника в 2023 году: образец
Подробные правила заполнения справок о доходах для сотрудников не утверждены на законодательном уровне. Реквизиты документа соответствуют справке-приложению к 6-НДФЛ и форме 2-НДФЛ, которые заполняли за 2020 и более ранние периоды. Поэтому при подготовке документов по запросам работников, рекомендуем придерживаться правил заполнения:
- справки о доходах к 6-НДФЛ (приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@);
- отмененной формы 2-НДФЛ (приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).
Как заполнить замену справки 2-НДФЛ для работника в 2023 году
Действующая форма справки о доходах и суммах налога физического лица представляет собой шесть обособленных разделов. Каждый раздел следует заполнить с учетом некоторых особенностей:
Как заполнить раздел 1
В первом разделе следует отразить данные о налоговом агенте, например, работодателе сотрудника, который запросил справку по форме 2-НДФЛ в 2023 году.
Раздел 1 формы заполните по правилам, что предусмотрены для составления титульного листа налогового расчета 6-НДФЛ. Укажите сокращенное наименование организации.
Как заполнить раздел 2
Во втором разделе справки необходимо заполнить персональные данные физического лица, являющегося получателем доходов.
Укажите данные физлица в том же порядке, что и в справке-приложении к 6-НДФЛ. В поле «Статус налогоплательщика» укажите код из пункта 5.4 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Как заполнить раздел 3 в замене справки 2-НДФЛ сотруднику
Здесь необходимо раскрыть информацию о суммах доходов физического лица, облагаемого по конкретной ставке подоходного налога.
Заполните этот раздел отдельно по каждой ставке налога. Используйте коды доходов из приложения 1 и коды вычетов из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Не указывайте в этом разделе стандартные, социальные и имущественные вычеты. Порядок заполнения раздела – такой же, как для приложения к справке о доходах к 6-НДФЛ, но без деления по КБК.
Как заполнить раздел 4
Укажите стандартные, социальные и имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья. Используйте коды из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.
Как заполнить раздел 5 формы
Отразите информацию об общих суммах дохода и налога. Заполните этот раздел в том же порядке, что и раздел 2 справки о доходах к 6-НДФЛ, но без разделения по разным ставкам и КБК.
Как заполнить раздел 6
Это раздел замены справки 2-НДФЛ в 2023 году заполняйте только если налог не смогли удержать в расчетном периоде. Отразите обобщенные сведения по всем ставкам подоходного налога и КБК.
Кто должен подписать справку о доходах
Замену справки 2-НДФЛ, выдаваемую по заявлению работника в 2023 году, должен подписать директор организации или ИП – налоговый агент. Вместо руководителя компании удостоверить справку может иное уполномоченное лицо, действующее по доверенности. Например, главный бухгалтер или бухгалтер, ответственный за расчет заработной платы в организации. В таком случае укажите реквизиты доверенности в справке.
Такие выводы можно сделать из утративших силу норм по заполнению 2-НДФЛ для инспекции (подп. 1.24–1.26 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Заверять подпись печатью не нужно. Такого реквизита в бланке нет.
