Kanban — метод управления проектами и задачами

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Метод Kanban (японское слово, означающее «визуальная карта» или «доска») придуман очень давно, но при этом не потерял своей актуальности.

Он может успешно применяться в различных областях, включая разработку программного обеспечения, управление проектами, управление обслуживанием клиентов и другие. Метод помогает командам лучше организовать свою работу, повысить прозрачность и сотрудничество, а также улучшить результаты и доставку продукта или услуги.

В статье предоставим краткую информацию об этом методе, способах и инструментах его применения.

История появления

Методология Kanban была разработана в рамках системы производства Toyota (Toyota Production System) в Японии. Она была создана и формализована инженером компании Toyota по имени Тайитиро Тоиода (Taiichi Ohno) в 1940-х годах.

Тайити Оно — японский инженер и предприниматель, с 1978 года — председатель совета директоров компании «Тоёта босёку».

Автор был вдохновлен системой управления запасами в супермаркетах. Тайитиро Тоиода заметил, что супермаркеты имели точные количественные ограничения на каждый товар и восполняли запасы только при необходимости. Это позволяло супермаркетам управлять запасами эффективно и избегать переполнения или нехватки товаров.

Используя эту концепцию, Тайитиро Тоиода внедрил систему Kanban в процесс производства автомобилей Toyota. Он разработал доски с карточками, которые представляли различные этапы производства, и использовал их для визуализации и управления рабочими процессами. Карточки, перемещаясь по доске, сигнализировали о необходимости выполнения задачи на следующем этапе.

Метод Kanban позволил компании Toyota улучшить эффективность производства, снизить запасы и минимизировать время ожидания. В последующие десятилетия метод Kanban стал широко распространен и нашел применение не только в производстве, но и в различных областях управления проектами и процессами, включая информационные технологии и разработку программного обеспечения.

Инструменты метода

Метод Kanban довольно прост, в его инструментарий входят всего три составляющие:

• Доска Kanban. Физическая доска или электронный инструмент, где отображается рабочий процесс и задачи.

• Карточки или стикеры. Каждая задача представлена отдельной карточкой или стикером, которые перемещаются по колонкам на доске для обозначения текущего состояния выполнения.

• Лимиты рабочего объема (WIP). Каждая колонка имеет ограничение на количество задач, которые могут находиться в ней одновременно.

WIP (Work in Progress) – это количество задач или элементов работы, которые находятся в процессе выполнения в определенный момент времени. В контексте Канбан-методологии WIP является ограничением, которое определяет максимальное количество задач, которые могут находиться в каждой колонке на Канбан-доске одновременно.

Этапы процесса Kanban

Основные этапы процесса метода Kanban включают:

1. Создание доски Kanban. Самая важная составляющая метода Kanban, которая заключается в визуализации рабочего процесса с помощью доски или электронного инструмента, где каждая задача представлена карточкой или стикером. Для создания доски Kanban нужно составить визуальную доску, на которой будут представлены этапы выполнения задач в проекте. Обычно для этого используются колонки, такие как «В ожидании», «В процессе», «Готово» и другие, в зависимости от конкретных потребностей проекта.
2. Определение и ограничение рабочего объема. Необходимо определить сколько задач ваша команда может эффективно выполнять одновременно. Для этого установите лимит на количество задач, которые могут находиться в каждой колонке. Это поможет избежать перегрузки и обеспечит более плавный поток работы.
3. Использование карточек задач. Каждая задача должна быть представлена отдельной карточкой. На карточке должна быть указана информация о задаче, ее приоритете, ожидаемых сроках выполнения и ответственных лицах. Карточки будут перемещаться по колонкам в зависимости от текущего состояния выполнения задачи. Работа с карточками поддерживает плавный поток выполнения работы и помогает избежать бутылочных горлышек.
4. Установление ясных правил перемещения карточек. Необходимо определить ясные правила о том, когда и как карточки должны перемещаться по доске. Например, задача может перемещаться на следующий этап только тогда, когда предыдущая задача в этом этапе завершена.
5. Регулярное проведение обзоров и совещаний. Регулярные (например, ежедневные) встречи с командой для обзора текущего состояния проекта и обсуждения проблем и возможных улучшений. Это позволит выявить бутылочные горлышки и сосредоточиться на их разрешении.
6. Непрерывное улучшение. Внимательное изучение процессов и результатов работы позволит вам найти способы для их оптимизации. Вносите корректировки в систему Kanban и проектные процессы, основываясь на полученном опыте и обратной связи.

Строго говоря, количество колонок на доске Kanban может варьироваться в зависимости от конкретных потребностей и контекста проекта или процесса. Нет фиксированного ограничения на количество колонок в Kanban, и определение числа колонок зависит от структуры работы и уровня детализации, которую вы хотите отобразить на доске.

Однако, рекомендуем соблюдать некоторые принципы при определении количества колонок:

1. Доска Kanban должна быть понятной и простой для всех членов команды. Слишком много колонок может стать запутанным и трудночитаемым. Старайтесь поддерживать достаточное, но не избыточное количество колонок.
2. Колонки должны отражать реальные этапы выполнения задач и позволять легко отслеживать их прогресс. Колонки должны быть интуитивными и соответствовать вашему рабочему потоку.
3. Количество колонок может зависеть от уровня детализации, которую вы хотите отобразить на доске. Если вам требуется более подробное отслеживание или у вас есть специфические этапы, вы можете добавить дополнительные колонки.
4. Количество и расположение колонок на доске могут изменяться по мере изменения процесса или в результате экспериментов с улучшениями. Kanban гибок и позволяет вносить изменения в доску, чтобы лучше соответствовать потребностям команды.

Связь Kanban с другими методами

Kanban часто рассматривается как одна из Agile-методологий.

Agile — это набор принципов и подходов к разработке программного обеспечения, ориентированных на гибкость, сотрудничество и быструю адаптацию к изменениям.

Kanban может быть внедрен как инструмент управления рабочим потоком внутри Agile-проекта, обеспечивая визуализацию и оптимизацию потока работы.

Хотя Kanban можно использовать в качестве самостоятельной методологии, его также можно совмещать и дополнять другими методологиями, чтобы создать наиболее эффективную систему управления проектами и процессами, соответствующую конкретным потребностям и контексту организации.

Некоторые из методологий, с которыми можно совместить Kanban:

1. Scrum является одной из популярных Agile-методологий. Он основан на итеративной и инкрементальной разработке, с такими понятиями, как спринты, продуктовый бэклог и скрам-команда. Скрамбан (Scrumban) является гибридной методологией, объединяющей принципы Kanban и Scrum. В этом случае Kanban используется вместе со Scrum для визуализации задач, управления рабочими процессами и отслеживания прогресса задач внутри спринта.
2. Методология Kanban имеет свои корни в принципах Lean Manufacturing, разработанных Toyota. Lean — это подход к управлению, направленный на эффективность, элиминацию потерь и повышение ценности для клиента. Kanban является одним из инструментов Lean, который помогает сократить время ожидания, улучшить поток работы и оптимизировать процессы.
3. Six Sigma — это методология управления качеством, которая стремится снизить количество дефектов и несоответствий в процессе. Kanban может быть интегрирован в методологию Six Sigma для визуализации процесса, выявления проблемных зон и повышения прозрачности рабочего потока.

Важно отметить, что Kanban и еще одна известная японская технология точно в срок (Just-in-Time, JIT) тесно связаны и имеют общие принципы. Обе концепции разработаны в рамках системы производства Toyota (Toyota Production System) и направлены на улучшение эффективности и устранение потерь в процессе.

Связь между Kanban и технологией точно в срок заключается в том, что оба подхода стремятся к снижению времени ожидания и повышению эффективности процессов. Kanban позволяет визуализировать рабочий поток, оптимизировать его и избежать избыточных запасов или переполнения задачами. Технология точно в срок (JIT) также устраняет простои и задержки, обеспечивая поставку продукции или услуг в нужное время и в нужных количествах.

Программы для автоматизации метода Kanban

Мы подошли к самому интересному — автоматизации метода Kanban. Несомненно, кто-то пожелает использовать Kanban-доску в физическом воплощении, но сейчас существует такое множество интересных программных решений, которые можно использовать для автоматизации метода Kanban, что наклеивать стикеры на доску покажется унылым занятием.

Приведем некоторые из популярных инструментов, которые могут быть полезны:

1. Trello — это онлайн-доска, которая предоставляет возможность создавать и управлять карточками задач в рамках метода Kanban. Вы можете создавать колонки, перемещать карточки, добавлять описания, комментарии, прикреплять файлы и работать с командой. Trello также предлагает функции уведомлений и сроков выполнения задач.
2. Jira — это мощный инструмент для управления проектами и отслеживания ошибок. Он поддерживает гибкую настройку доски Kanban, позволяющую создавать колонки, устанавливать лимиты задач, отслеживать время выполнения и работать с различными типами задач. Jira также предоставляет расширенные функции отчетности и аналитики проекта.
3. Microsoft Planner — это инструмент для планирования и организации задач, интегрированный с платформой Microsoft 365. Он предоставляет возможность создавать доски Kanban, добавлять задачи, устанавливать сроки, назначать ответственных и отслеживать прогресс выполнения. Microsoft Planner также позволяет работать в совместной командной среде с возможностью общего доступа и обмена файлами.
4. Kanbanize — это онлайн-платформа, специально разработанная для управления процессами методом Kanban. Она предлагает расширенные функции управления задачами, аналитики, интеграцию с другими инструментами и гибкую настройку рабочего процесса. Kanbanize поддерживает совместную работу в команде и включает функции уведомлений и отчетности.

Это всего лишь несколько примеров программных продуктов для автоматизации метода Kanban. Важно выбрать инструмент, который соответствует вашим потребностям, бюджету и предпочтениям команды.

Идем дальше:

1. Asana предлагает гибкую систему управления задачами, которую можно настроить в соответствии с методом Kanban. Вы можете создавать доски, колонки, добавлять задачи, устанавливать сроки, прикреплять файлы и работать в команде.
2. Monday.com — это платформа для управления проектами и задачами, которая поддерживает методологию Kanban. Вы можете создавать доски, настраивать колонки, перемещать задачи, отслеживать прогресс выполнения и сотрудничать с командой.
3. MeisterTask предоставляет простой и интуитивно понятный интерфейс для создания досок Kanban и управления задачами. Он также включает функции уведомлений, сроков выполнения, комментариев и интеграции с другими инструментами.
4. LeanKit — это онлайн-платформа для управления проектами и задачами, основанная на принципах Lean и Kanban. Она предоставляет возможность создания и настройки досок Kanban, отслеживания прогресса задач и управления рабочим потоком.
5. Targetprocess — это инструмент для управления проектами, который поддерживает методы Agile и Kanban. Он предоставляет возможность создания досок Kanban, добавления задач, отслеживания времени выполнения и анализа проектных данных.

Как видно из приведенного списка — это великое множество представлено импортными решениями и сервисами. Поэтому представляем вам перечень российских решений для управления проектами по методологии Kanban.

Росcиийские инструменты для работы по методологии Kanban

1. ПРОСТРАНСТВА — основным рабочим инструментом является Kanban-доска, но пользователям также доступен таймлайн. На Kanban-доске пользователи отображаются в реальном времени, поэтому по иконке можно посмотреть, кто какие задачи просматривает и чем занят.
2. Projecto предлагает различные инструменты для работы с проектами, задачами и документами. Сервис подойдет компаниям, которые не ищут полной поддержки Kanban и SCRUM.
3. Аспро.Agile построен на принципах методологии Agile. Работа команды делится на спринты, а основным рабочим инструментом выступает SCRUM-доска.
4. Планиро — онлайн-сервис с необходимым набором инструментов для управления проектами и понятным интерфейсом. Помимо Kanban-доски, для работы с задачами доступен список и диаграмма Ганта, а также календарь на день, неделю и месяц.
5. EvaProject поддерживает работу по Agile, SCRUM и Kanban. Здесь есть спринты, SCRUM и Kanban доски, диаграмма Ганта, проработанный бэклог и многое другое. Сервис подстраивается под специфику работы и потребности любого отдела в организации.

Подведем итоги

Ключевые выводы о методе Kanban

1. Kanban обеспечивает ясное представление о текущем состоянии и прогрессе задач, позволяя команде и заинтересованным сторонам легко отслеживать их статус. Визуализация помогает идентифицировать проблемные зоны, улучшать прогнозирование и обеспечивать прозрачность работы.
2. Kanban позволяет контролировать поток работы, используя ограничения WIP и управляя количеством задач, находящихся в каждой колонке. Это помогает предотвратить перегрузку и оптимизировать использование ресурсов.
3. Kanban гибко адаптируется к различным типам проектов и рабочим процессам. Его можно настроить и модифицировать в соответствии с конкретными потребностями команды. Это позволяет быстро реагировать на изменения и непрерывно улучшать процесс.

Рекомендации по применению Kanban

1. Начните с простого — с небольшого проекта или команды, чтобы понять принципы и преимущества Kanban. После этого вы можете масштабировать его на более крупные проекты или команды.
2. Визуализируйте свой рабочий процесс — создайте Kanban-доску, отражающую этапы выполнения задач. Важно иметь ясное представление о текущих и предстоящих задачах.
3. Установите ограничение WIP для каждой колонки на доске. Это поможет балансировать рабочую нагрузку и избегать перегрузки.
4. Постоянно анализируйте и оценивайте свой процесс Kanban. Используйте принципы PDCA (Plan-Do-Check-Act) для внесения изменений и экспериментов, чтобы непрерывно улучшать работу команды.

Выгоды использования Kanban

1. Kanban помогает оптимизировать рабочий процесс, сокращает время выполнения задач и улучшает прогнозирование сроков.
2. Визуализация рабочего процесса на kanban-доске способствует более эффективной коммуникации в команде и сотрудничеству между участниками проекта.
3. Ограничение WIP помогает предотвратить перегрузку, избежать утечек времени и повысить эффективность работы.
4. Kanban гибко адаптируется к различным сценариям и процессам работы, позволяя команде настраивать его под свои потребности.
5. Kanban способствует выявлению проблемных зон, повышению качества и быстрой реакции на обнаруженные проблемы.

Десятилетия применения метода Kanban подтверждают тот факт, что это эффективный инструмент для управления задачами и рабочим процессом. Использование Kanban может привести к более эффективной организации работы на проекте, повышению производительности и улучшению качества.

Однако важно помнить, что каждая команда и проект уникальны, поэтому экспериментирование и адаптация процесса Kanban являются ключевыми факторами для достижения наилучших результатов.

Если статья была полезна, делитесь ею с коллегами, ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал.