Привет! Я Всеволод Кордонский, исполнительный директор компании “ФинГрад — Управление Финансами”, в своей статье подробно расскажу, как выбрать систему для автоматизации управленческого учета.
Первым делом определитесь, какие задачи вы хотите решить — финансовые, производственные, как вести первичку. Решите, где вы ведете первичный учет: деньги, начисления, производство, склады и все, что с этим связано, часы сотрудников и так далее. После того, как работа с первичкой налажена, соберите эти данные в единое хранилище, подготовьте отчетность для показа.
Для презентации руководству оптимальны BI-системы. Но так же как не рекомендуется использовать натяжные потолки и обои в качестве несущих конструкций, так и выбирать BI-систему и строить визуализацию лучше уже после того, как вы соберете данные и построите достоверную отчетность.
Итак, вы:
- поняли, какие задачи управленческого учета надо решить именно сейчас;
- убедились, что у вас есть первичка;
- отложили задачу визуализации на момент, когда будет отчетность.
Раз все готово, выбираем систему автоматизации управленческого учета.
Критерии выбора системы автоматизации управленческого учета
Облако или не облако
Пару дней назад я слушал лекцию специалиста по кибербезопасности. Он рассказывал о мировой тенденции хранить все данные в облаках, о том, что количество утечек данных за последние десять лет выросло не в десять раз, а почти в тысячу и превысило несколько миллиардов в год. И при том, что в мировом IT сейчас спад, но количество кибербезопасников, защищающих облака, за 20-е годы должно увеличиться в разы. На рынке жуткий дефицит кибербезопасников для облаков. Эта проблема остро стоит не только в России, но и в мире. Почему так происходит? Облака сложнее защищать: никто не понимает, где лежат данные — ни вы, ни инженер на той стороне. Это должен понимать безопасник, но их сейчас крайне мало.
С другой стороны, в России сложилась устойчивая традиция хранить управленческую отчетность при себе из соображений безопасности. Облако, безусловно, удобно для мелкого бизнеса: не нужны свои сервер, IT-штат, система безопасности. Но развитые российские компании либо создают свои личные облака, либо используют конкретные серверы, которые защищают их специалисты. Создание свой IT-инфраструктуры – одна из первоочередных задач, если вы переросли размер небольшого coffee to go.
Интеграция с первичными источниками данных
Система должна интегрироваться со всеми первичными источниками.
Переносить данные руками трудозатратно и влечет за собой огромные риски трех типов:
- Риск умышленного искажения данных;
- Риск неверного переноса данных;
- Риск того, что данные поменяются задним числом и не отразятся в отчетности.
Поэтому обязательное требование к системе звучит так: данные должны автоматически синхронизироваться, а не просто импортироваться. То есть при изменениях в первичке система автоматически производит коррекцию, при этом обязательно сохраняя следы предыдущих загруженных данных для дальнейшего анализа изменений.
Гибкость настройки без программистов
Итак, первичка есть, вы к ней подключились, система на вашем сервере собирает данные (конечно, все же позволяя добавлять их и руками в случае необходимости) — кажется, что больше никаких требований. И тут появляется следующая трудность. Меняется жизнь, меняется бизнес, меняется ситуация в стране, меняются люди, которые запрашивают отчетность, меняются требования и номенклатуры — в общем, меняется все. Даже за то время, пока автоматизируете отчетность, ситуация меняется.
Таким образом, чтобы успевать за изменениями, система должна быть либо no-code, либо low-code, то есть настраиваться без привлечение разарботчиков. Иначе, если вы отдаете что-то в разработку и получаете результат через три месяца, то это будет работать плохо: любое ТЗ верно только на 75%, плюс за это время бизнес поменяется — в итоге все развалится, и придется программировать заново. В любой проект в течение полугода (и даже года) нужно вносить серьезные изменения, перестраивать дерево счетов, менять правила распределения, добавлять бизнес-единицы, работающие по другим правилам. Всегда что-нибудь происходит. Поэтому крайне важно, чтобы система была очень гибкой и вы могли вносить в нее изменения без привлечения программистов.
Возможность вести бюджет
Система должна позволять вести бюджет, согласовывать его, реализовывать бюджетную связку БДР с БДДС. Если вы ведете бюджет и факт в разных системах – вы закладываете себе мину замедленного действия. Когда вы начнете все это сводить, справочники будут расходиться, и в месте сведения тоже получите проблемы. Система должна как минимум позволять вносить бюджет и вести его, если он бюджетируется где-то снаружи, а как максимум — позволять вам реализовать сам бюджетный процесс.
Производительность системы
Для мелких компаний практически любая система достаточно производительна. Но для крупного бизнеса с миллионами и даже миллиардами транзакций вопрос производительности стоит острее, поэтому выбирайте систему, которая выдает отчетность на ваших данных хотя бы за минуту. Лучше за десять-двадцать секунд, но минута – это также приемлемо. Если отчет строится четыре часа (с чем я тоже сталкивался) — работать невозможно, потому что еще будет нужно четыре часа анализировать, верно ли он посчитал. Итак, отчет должен быть встроенным и считаться на лету.
Необходимая функциональность
Система должна делать достаточное количество аналитических разрезов не только сейчас, но и в будущем. По нашему опыту, обычная компания, которую не ограничивают в аналитических разрезах, использует от 20-ти до 50-ти разных субконто-аналитик — и данная задача должна быть легко реализуема в системе.
Обязательный элемент системы управленческого учета — балансовый отчет, который показывает, что отчет ОПУ связан и проверяем отчетом ДДС.
В системе должны быть встроены или легко настраиваться распределения по произвольным драйверам (пропорционально выручке, ФОТ и т. д.) , которые вам нужны. Система управленческого учета должна поддерживать работу с ВГО, если у вас группа компаний и есть обороты между юрлицами. И вишенка на торте – обязательная возможность провалиться в любую цифру и посмотреть, из какой первички она состоит. Это тоже must have, иначе будете смотреть на нарисованную цифру без возможности ее проверить и детально проанализировать.
Резюме
Итого, как выбрать систему для автоматизации управленческого учета. Подытожим:
- Определите систему (системы) для ведения первичных данных. Их может быть несколько — отдельно для затраченных часов, склада, производства, движения денег, зарплаты, и нет никакой необходимости делать их единым блоком, если каждый блок вас устраивает и блоки интегрированы между собой.
- Руководствуясь вышеперечисленными шестью критериями, проверьте, что система управленческого отчета вам подходит.
- Из имеющихся систем выберите ту, которая интересна вам по срокам и стоимости реализации.
Немного обо мне: по образованию математик (кандидат физико-математических наук). Последние 20 лет автоматизирую управленчекий учет: от НКО до Госкорпораций, от сети из 5 кофеен до банка из Топ-10.
Если есть вопросы — пишите в комментариях или напрямую мне в телеграмм, разберем вместе как поступать в конкретно вашем случае.