Облачная бухгалтерия — что это такое? Она представляет собой современное решение для ведения учета компаний различных отраслей и масштабов. С использованием программных облачных сервисов, бухгалтеры могут эффективно управлять финансами и отчетностью удаленно, с любого устройства, имеющего доступ в интернет.
За онлайн-ведением дел стоит будущее. В России многие сервисы все чаще интегрируются с онлайн-системами, удаляются от “офлайна”, появляются собственные решения. Предпринимателем это экономит время, и в перспективе деньги. Именно с помощью онлайн-бухгалтерии бизнесмены могут вести свои дела удаленно, разрушая миф о том, что бизнесмены круглосуточно занимаются своим делом, уставая гораздо больше наемных работников.
Также под облачной бухгалтерией может пониматься специальная программа бухгалтерского учета. Такая программа будет полезна при невысоких оборотах бизнеса и простых формах налогообложения (УСН и тп).
Если под облачной бухгалтерией понимается удаленный штат специалистов — то это может подойти крупному бизнесу, бизнесу с ООО и тп. В настоящее время нет причин не доверять онлайн-обмену информацией. Если же вы все-таки опасаетесь за сохранность своих данных, то можете изучить варианты услуг в вашем банке. В таком случае именно банк будет отвечать за ваши данные и предоставлять вам бухгалтеров своими ресурсами.
В этой статье мы рассмотрим основные преимущества облачной бухгалтерии и принципы ее работы.
Что такое облачная бухгалтерия?
Облачная бухгалтерия – это современный подход к ведению учета, при котором все необходимые программы и данные располагаются на удаленном сервере, а пользователи получают доступ к ним через интернет. В отличие от традиционных программных решений, облачная бухгалтерия не требует установки на каждый компьютер или ноутбук, настройки доступа и загрузки обновлений.
Работа в облачной бухгалтерии осуществляется через онлайн-сервисы, которые предоставляют возможность вести учет, создавать отчеты, заводить документы и сделки, анализировать финансовые показатели и многое другое. Все данные хранятся на удаленном сервере, обеспечивая их безопасность и защиту от внешних угроз.
Обращайте внимание на количество функций, если мы говорим именно об автоматическом сервисе, а не удаленных бухгалтерах. Изучите, хватит ли функций вашему бизнесу так, чтобы вы не занимались бухгалтерскими вопросами самостоятельно.
Преимущества облачной бухгалтерии
Облачная бухгалтерия предоставляет множество преимуществ, которые делают ее предпочтительным решением для многих компаний, индивидуальных предпринимателей и даже самозанятых. Рассмотрим основные из них:
1. Удобство и гибкость работы
Одним из главных преимуществ облачной бухгалтерии является возможность работать удаленно с любого места, где есть доступ в интернет. Бухгалтер может вести учет и выполнять свои обязанности с помощью любого устройства – компьютера, планшета или смартфона. Это обеспечивает гибкость и удобство работы, особенно для компаний с распределенными офисами или сотрудниками, работающими в удаленном режиме.
Если же мы говорим об онлайн-сервисе, который работает в автоматическом режиме — то это еще и экономия денег и времени. ИП может вести бухгалтерию автоматически через такой сервис и не затеряется в различных нюансах обязательных платежей и отчетности — декларации, взносы, отчеты. Все это вместо вас подает программа в госорганы по внутренним каналам.
2. Экономия на оборудовании и обслуживании
Использование облачной бухгалтерии позволяет компаниям сэкономить на приобретении и обслуживании серверов и компьютеров, а также на оплате услуг системных администраторов. Все технические аспекты, такие как обновления программы и обслуживание сервера, берет на себя провайдер облачного сервиса. Это позволяет сосредоточиться на бизнес-процессах и снизить затраты на ИТ-инфраструктуру.
3. Высокий уровень безопасности и защиты данных
Данные в облачной бухгалтерии хранятся на удаленном сервере, который обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты. Все данные передаются по зашифрованным каналам связи, что обеспечивает конфиденциальность информации. Кроме того, провайдеры облачных сервисов регулярно создают резервные копии данных, чтобы предотвратить их потерю в случае сбоя или внешней атаки.
4. Возможность совместной работы и интеграции с другими сервисами
Облачная бухгалтерия позволяет нескольким пользователям одновременно работать с учетной системой, даже если они находятся в разных местах. Это облегчает совместную работу и повышает эффективность командной работы. Кроме того, облачная бухгалтерия может интегрироваться с другими сервисами, такими как интернет-банкинг, системы электронного документооборота и другие, что упрощает и автоматизирует бизнес-процессы.
5. Постоянное обновление и поддержка программы
Провайдеры облачных сервисов регулярно обновляют программное обеспечение, внося исправления и улучшения в соответствии с изменениями законодательства и требованиями пользователей. Это позволяет быть всегда в курсе последних изменений и использовать актуальные формы документов и отчетов. Кроме того, провайдеры предоставляют техническую поддержку, которая оперативно решает возникающие проблемы и помогает пользователям в работе с программой.
Где и как подключить облачную бухгалтерию
Услуги облачной бухгалтерии банки и специализированные компании предоставляют в разных видах — как сервис доступа к услугам удаленного бухгалтера, или как самостоятельный программный сервис, который подключается к расчетному счету/счетам и выполняет бухгалтерские функции.
Чтобы подключить услугу и узнать как она работает — спросите своего менеджера в банке, где у вас основной расчетный счет. Так как бухгалтерия становится более сложной с определенным видом деятельности и определенными типами налогообложения, то не всегда вам будет доступна такая услуга. По крайней мере, именно в виде программного ведения вашей бухгалтерии. Но всегда доступны бухгалтеры удаленно.
Банки могут предоставлять услугу условно-бесплатно (сервис включен в стоимость платы за обслуживание счета): Точка, Модуль Банк, Тинькофф. Либо платно в форме подписки: ВТБ, Сбер. Лучшим выбором, соответственно, будет подключение сервиса именно в вашем банке. Убедитесь, что у вас включены все уведомления от вашего банка, указан эл.адрес в профиле — так вы не пропустите сообщения онлайн-сервиса бухгалтерии.
Заменяет ли программа бухгалтера
Многие пророчат, что в ближайшем будущем ИИ (искусственный интеллект) заменит многие профессии, в том числе бухгалтера. Но на данный момент существует множество вариантов бизнеса, при котором просто обязателен именно человек-бухгалтер, либо целый штат.
Если же у вас ИП с простым типом налогообложения (УСН и его разновидности) и невысокий оборот, то вам отлично подойдет программный сервис онлайн-бухгалтерии. А если вам все-таки нужен человек, но один, то подойдут удаленные бухгалтеры, услуги которых предоставляют банки или специализированные компании (например, Контур и тп).
Также не стоит забывать и о личных предпочтениях. Возможно, вам удобнее иметь в штате бухгалтера, с которым можно обсудить вопросы лично. Также бухгалтер может выполнять больше функций, чем программа онлайн-бухгалтерии. Например, отправлять уточняющие платежные поручения, общаться вместо вас с налоговой и банками при возникновении вопросов от них.
Пример бизнеса, когда поможет онлайн-бухгалтерия
Предположим вы ИП, у вас бизнес по изготовлению мебели на заказ. Заказы вам поступают онлайн с оплатой с карты. Все проходит по одному расчетному счету. У вас тип налогообложения УСН Доходы. Также у вас может быть дополнительно патентная система, если позволяет ваш субъект (регион, где вы зарегистрированы как ИП).
В таком случае, вы можете выбрать онлайн-бухгалтерию как основной способ ведения бухгалтерии. Система за вас онлайн посчитает прибыль и налоги, составит календарь важных событий (декларация, взносы). Также вместо вас составит декларацию и отправит вам на просмотр и подпись. Более того, в некоторых банках такой сервис абсолютно бесплатный (Точка, Модуль Банк, Тинькофф).
В итоге
В определенных ситуациях, с определенным бизнесом, бухгалтерия — это несложный процесс, несложные задачи. В начале своего пути вы можете попробовать сами вести свои дела, если у вас есть хотя бы минимальный опыт и знания. Как раз в таких случаях, на первых порах подойдет онлайн-сервис бухгалтерии, который в автоматическом режиме будет вести ваши дела.
У большой компании тоже есть варианты делегирования онлайн. Это удаленный штат бухгалтеров на базе ресурсов вашего банка или специальных компаний. Это также весьма удобный вариант, который в большинстве случаев гораздо дешевле, чем бухгалтер в штате или, тем более, целая команда таких специалистов.
Облачная бухгалтерия представляет собой современное решение для ведения учета, которое предоставляет гибкость и удобство работы, экономит затраты на оборудование и обслуживание, обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты данных, позволяет совместно работать и интегрироваться с другими сервисами, а также обеспечивает постоянное обновление и поддержку программы. Использование облачной бухгалтерии становится все более популярным среди компаний, и это не удивительно, учитывая все ее преимущества и возможности.