Факсимильная подпись, факсимиле или печать-клише — это оттиск штампа, повторяющий подпись руководителя.
Факсимиле удобно использовать, когда в организации большой документооборот или начальство редко бывает в офисе. Например, главврач не может всё время находиться в медцентре и подписывать договоры с пациентами. Или к профессиональному празднику на заводе готовят десятки грамот работникам — секретарь ставит на них оттиск подписи гендиректора.
Вместе с юристом Александром Бударагиным разбираемся, какие документы можно подписывать факсимиле и стоит ли его использовать.
Какие документы можно подписывать факсимиле
Список документов, которые можно подписывать факсимиле, перечислен в пункте 2 статьи 160 ГК РФ.
Печать-клише обычно ставят на страховых полисах для работников, приглашениях на презентацию нового проекта, почётных грамотах, деловых письмах, извещениях и коммерческих предложениях. С её помощью визируют копии и повторные экземпляры уже подписанных документов.
Также можете подписывать факсимиле документы с конкретным контрагентом — договоры и допсоглашения к ним, акты. Но сначала пропишите это условие в основном договоре или заключите отдельное соглашение. Укажите, чью «живую» подпись заменит факсимиле, например, генерального директора. Если это не сделать, документы с факсимильной подписью могут признать недействительными через суд.
Александр Бударагин,
руководитель юридической группы:
«Если вы узнали, что кто-то подписал документ вашим факсимиле или подделал штамп, напишите заявление в МВД для выяснения обстоятельств. Если полиция откажется возбуждать уголовное дело, идите в прокуратуру. Также можно обратиться в арбитражный суд, если речь идёт о договоре, заключённом между предпринимателями, или в ФНС, если с помощью вашего факсимиле подделали налоговый документ. Суд выносит мошенникам приговор в соответствии со статьёй 327 УК РФ — лишение или ограничение свободы сроком до 2 лет, принудительные работы до 2 лет, арест до 6 месяцев».
Когда нельзя использовать факсимиле
Для большинства документов печать-клише не подходит. Это прописано в письме МНС РФ № 18−0−09/000042@. Например, ею нельзя подписывать:
- доверенности;
- документы с нотариальным заверением — договоры займа и купли-продажи;
- документы с финансовыми последствиями — кредитные договоры, бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации, авансовые отчёты, платёжные поручения, накладные, акты выполненных работ;
- трудовые договоры;
Также запрещено ставить факсимиле в счетах-фактурах. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что руководитель и главный бухгалтер должны подписать их собственноручно или с помощью ЭЦП, иначе организации откажут в вычете НДС по этим документам — письмо Минфина от 10.04.2019 № 03−07−14/25364.
Пример из судебной практики.
В 2004 году Арбитражный суд города Москвы признал недействительным договор купли-продажи доли в ООО, подписанный факсимиле. Учредитель узнала о том, что от её лица подписали договор и внесли изменения в устав общества. Она заявила, что ничего не знала о сделке, и выиграла дело.
Как внедрить факсимиле в организации
Закажите печать-клише
Факсимильную подпись изготавливают фирмы, которые делают печати и штампы. Условия, на которых можно заказать факсимиле, различаются в зависимости от компании-исполнителя. Обычно просят только образец подписи. Её сканируют и переносят на резинку штампа с рельефной поверхностью. Стоимость печати-клише начинается от 700 рублей.
Печать-клише бывает:
- ручная — это обычный штампик;
- автоматическая — чтобы поставить автограф, нужно нажать на механизм.
Возможные цвета факсимиле: синий, фиолетовый, чёрный. Размер оттиска — в натуральную величину.
Утвердите использование факсимиле
Издайте приказ о том, что подпись руководителя можно заменить печатью-клише. Разработайте положение о правилах работы с факсимильной подписью, в котором пропишите:
- об оттиске чьей подписи идёт речь;
- кто отвечает за хранение факсимиле — обычно это бухгалтер, кадровик или офис-менеджер;
- на каких документах её можно ставить, а на каких нет;
- кто может применять печать-клише.
В должностной инструкции или трудовом договоре сотрудника, который отвечает хранение факсимиле, пропишите эту обязанность.
Передайте штамп на хранение
Ответственный работник хранит оттиск подписи в сейфе. В журнале учёта печатей и штампов он отмечает дату и время выдачи и возврата факсимиле. Сотрудники, которые выдают и берут печать-клише, расписываются в журнале.
Так никто не сможет воспользоваться вашей факсимильной подписью. Например, вы разрешили подписывать печатью-клише грамоты и поздравительные открытки. Если подписать ею счёт на оплату товара, документ не будет считаться действительным.
Александр Бударагин,
руководитель юридической группы:
«На мой взгляд, все документы лучше подписывать самому, поскольку в современном мире технологий легко совершить мошенничество. При личном подписании договора вы будете знать, что в нём написано и что он вообще существует. А если кто-то попытается совершить в отношении вас мошеннические действия, сразу отличите свою подпись от поддельной. Также можно заказать почерковедческую экспертизу и доказать, что документы подписывали не вы. В случае подписания бумаг факсимиле это будет сложнее».
Реальные кейсы и новости бизнеса в телеграм-канале Справочной: читайте подборки новостей, актуальные исследования и живые истории о предпринимателях.