Многим заказчикам, как проходит подготовка к мероприятию. Ведь все гости видят только финальную, красивую часть. Но это только верхушка айсберга, а процесс подготовки начинается задолго до мероприятия. В нашей работе мы придерживаемся принципа, что заказчикам должно быть с нами легко и комфортно. Например, на нашем сайте есть блок «Свадьба в 5 шагов». Но эти несложные 5 шагов касаются исключительно молодоженов. Наш же процесс подготовки к торжеству многоуровневый и ресурсозатратный. В этой статье мы расскажем о подводной части работы ведущего.
Что считать подготовкой к мероприятию? Встречи с заказчиками, написание сценария, разработка игр и интерактивов, закуп реквизитов, подготовка оборудования? Ответ: все в совокупности. Что-то из перечисленного готовится не под конкретное мероприятие, а на несколько предстоящих. Например, в начале сезона закупается оборудование и расходные материалы, а далее пополняются по мере необходимости. Так же с интерактивами и конкурсами: они разрабатываются еще до начала свадебного сезона. Но иногда бывает, что они готовятся под конкретное торжество, если предусмотрена определенная концепция мероприятия. Но в большинстве случаев у ведущего есть база конкурсов, и во время подготовки он уже выбирает наиболее подходящее под формат мероприятия. О том, как мы готовим свою развлекательную программу, расскажем в одной из следующих статей. Здесь опишем процесс подготовки с момента встречи с заказчиком.
Первая встреча. Она является ознакомительной, на которой ведущий получает информацию о предстоящем событии (место проведения, количество гостей, пожелания заказчика). В свою очередь ведущий рассказывает о себе, о своей программе и всевозможных вариантах проведения мероприятия, чтобы у заказчика начала складываться картинка своего торжества.
После подписания договора мы предлагаем заказчикам заполнить анкету, в которой будет содержаться подробная информация о предстоящем событии. Данную анкету мы детально обсуждаем на второй встрече с молодоженами. Каждый пункт опросника важен, т.к он дается полное понимание, как будет проходить мероприятие от момента встречи гостей, их рассадки, появлении молодоженов в банкетном зале и до завершающих аккордов праздника. После обсуждения молодожены имеют представление, в какой момент будет проходить тот или иной этап мероприятия, а мы на основе полученной информации можем приступить к составлению сценария и тайминга.
После обсуждения анкеты мы направляем заказчику его итоги. Это список того, что нужно не забыть подготовить для банкета. Здесь не имеется в виду, что для проведения мероприятия нам нужны какие-то реквизиты, которые должен приобрести заказчик. Нет, для своей программы у нас все есть! В списке перечислены такие пункты как: подготовить список гостей, прислать музыку, под которую будет свадебный танец и т.д. Т.е это небольшая памятка, по которой заказчики могут спокойно готовиться и быть уверенными, что ничего не забыли)
Обычно до даты события есть несколько месяцев, но бывает, что подготовка проходит в ускоренном режиме. Тут все зависит от того, насколько заранее было принято решение о проведении мероприятия. Если говорить о свадьбах, то обычно это 4-6 месяцев (иногда больше). Проведение корпоративных событий чаще не планируют сильно заранее, но здесь тоже зависит от масштаба мероприятия. Юбилеи, как правило, планируются за короткий срок. Но всегда есть исключения. Свадебные торжества тоже могут планироваться и за месяц до даты события, и за неделю, и даже за несколько дней. Но это редкие случаи.
В период подготовки к мероприятию мы всегда на связи с заказчиками. В отдельном чате мы отвечаем на возникающие вопросы, обсуждаем моменты, решение по которым отложили после встречи до появления ясности, фиксируем изменения, которые могут возникнуть в процессе подготовки. За неделю до мероприятия мы имеем полную информацию от заказчиков по предстоящему событию – так прописано у нас в договоре, что все вопросы необходимо решить в указанный срок. Это не значит, что если произойдут какие-то изменения позже этого срока, мы их не учтем… Нет, мы – люди, и понимаем, что могут возникнуть форсмажорные обстоятельства. Но основная информация по торжеству у нас должна быть за неделю, чтобы мы могли успеть внести изменения в сценарий.
В последний день мы готовим финальную версию сценария, включая корректировки от заказчика, перечитываем чат и проверяем, все ли мы учли. Поскольку мы работаем в дуэте, то можем разделить обязанности по подготовки к мероприятию. Андрей отвечает за коммуникацию с заказчиками, сбор всей необходимой информации, встречи, обсуждение деталей и т.д. Далее полученную информацию уже обрабатывает Татьяна. Составление памятки для молодоженов по итогам обсуждения анкеты, создание сценария и тайминга мероприятия входят в ее обязанности. Также Татьяна готовит наряды и собирает необходимый реквизит.
Реквизит ведущего – это вообще отдельная тема. У нас нет костюмов для участия гостей в конкурсах, нет ростовых кукол и подобных атрибутов, поэтому не приходится таскать баулы) Но обязательно нужно предусмотреть кучу других аксессуаров, которые необходимы на мероприятии. В сумке у ведущего есть все! Это и канцелярия: ручки, карандаши, маркеры, листы бумаги, ножницы, скотч. Обязательны средства ухода и гигиены: салфетки, полотенце, губки для обуви, лаки, фиксаторы, корректоры и т.д. В процессе мероприятия может произойти все, что угодно, поэтому нужно быть готовыми к любым поворотам судьбы) Также необходимы, провода, зарядные устройства, кабели, переходники, батарейки и другие технические приспособления. Кроме того, должны быть минимальный набор для шитья (на случай, если ведущему или гостям потребуется подлатать свой наряд) и небольшая аптечка с основными медикаментами. И, конечно же, нужно не забыть сценарий и реквизит для программы. Сбор всех необходимых вещей на хрупких плечах Татьяны) Андрей в это время готовит мультимедийную составляющую программы: подготовка заставок/анимации для изображения на экране и сбор музыкальных композиций, которые были в листе пожеланий у заказчика. Все это в последствии передается диджею вместе с таймингом мероприятия.
И само собой, нужно не забыть уделить время на себя любимых. Прическа, укладка, макияж. Когда все перечисленные пункты готовы, можно отправлять на мероприятие.
Обычно мы приезжаем на площадку за 2 часа до начала банкета. Бывают случаи, когда необходимо быть еще раньше, если предусмотрен сложный монтаж оборудования или есть договоренность с организаторами о раннем приезде.
На месте проведения мероприятия производится монтаж оборудования (звук, видео, свет), подготовка площадки, проверка рассадки гостей, обсуждение тайминга с администратором, саундчек и финальные штрихи. Когда гости появляются в зале, они уже видят оформленное пространство, нарядных ведущих, звучит фоновая музыка, фуршетный стол - все готово для начала торжества!
Как было написано в начале статьи, гости видят уже готовую красивую картинку и работу ведущих на протяжении 6 часов. Но подготовка к мероприятию намногодольше и не такая уж красочная) Но все делается для того, чтобы эти 6 часов мероприятия привели в восторг и остались в памяти надолго!
